Plan de communication : Les 6 bonnes questions


Les 6 questions à se poser pour bien communiquer

communication écrite, visuelle verbale donc complèteQuel que soit le sujet sur lequel on souhaite communiquer, le processus de transmission de l’information commence par se poser les bonnes questions.

L’importance des éléments et le succès de la communication dépendent de l’importance que l’on donne aux réponses des questions de cette check-list.

Tout plan de communication contient les réponses aux questions suivantes :

1. Qui sont les destinataires ?

Plus précisément, la question est de savoir qui compose la cible du message.

La même information transmise, par exemple, à un particulier ou à un professionnel, le sera d’une manière différente.

Cela peut aller jusqu’à préciser, dans le message lui-même, qui est concerné, de façon à attirer l’attention des uns et laisser indifférents les autres.
L’un des meilleurs exemples est celui de promotions sur des véhicules où le message indique si elles excluent les professionnels ou leur sont réservées.

De même, le choix des mots sera différents selon que la cible est le grand public ou un parterre de thésards (Bac + + )

2. On parle de quoi ?

Il y a le sujet principal, l’objet du message à transmettre. On le retrouve, par exemple, dans l’entête d’une lettre ou dans l’objet d’un mail.

Il y a aussi le contenu du message. L’information peut être une consigne, une supplique ou demande, une invitation, une réponse, etc.

Les arguments, les exemples, les réflexions et les conseils, l’expression de ses sentiments, figurent parmi les éléments qui permet de déterminer le corps du message à communiquer.

3. Quand communiquer ?

L’impact de la communication sera différent selon le moment où la communication aura lieu.

Ce peut être le bon moment si l’information est instantanée ou presque, comme dans le journalisme.
Le bon moment est peut-être à une heure précise dans la journée, quand les personnes destinataires sont au travail ou chez eux.

La communication peut également avoir lieu à des moments différents dans l’année. Le marché des jouets a surtout lieu avant Noël, par exemple.

4. Avec quelle fréquence ?

La répétition d’un message est l’une des méthodes les plus concrètes pour s’assurer que le message touchera bien toutes les personnes cibles.

C’est le principe même de la publicité, et aussi celui de l’éducation des enfants. Ces derniers ont la capacité d’oublier très rapidement ce qui vient de leur être dit, surtout les plus jeunes et que le message les dérange.

Au travail, les consignes de sécurité doivent faire l’objet de communication régulièrement dans des milieux dangereux alors que dans un milieu tranquille et sans danger, la récurrence du message sera plus large.

Le message unique est souvent la seule fréquence, notamment dans le quotidien.

5. Comment communiquer ?

C’est la question du canal de communication.

Elle sera verbale, écrite ou visuelle.

La communication peut se faire en parlant en face-à-face, au travers d’un média comme le téléphone, la messagerie, la télévision, la radio ou les prospectus.
Elle peut aussi être indirecte, via le bouche-à-oreille.

6. Avec quels moyens ?

La communication professionnelle demande une organisation, un planning et un budget.

Il faut déterminer exactement les réponses aux questions précédentes et définir qui va s’occuper, avec quels moyens matériels et financiers et en combien de temps.

L’organisation implique une ou plusieurs personnes. Il est évident que le service marketing d’une entreprise international ou le maire d’un village ont des moyens de mise en oeuvre de leurs communication sans rapport avec la communication d’un coach sur un terrain de sport ou la mère de famille envers ses enfants.

Conclusion

Toutes ces questions clés sont importantes dans un plan de communication structuré ou dans une simple et banale, en apparence, communication sans grand enjeu.

Une lettre sera une lettre, pourtant elle sera différente si elle contient des injures ou une demande de rendez-vous, selon qu’elle s’adresse à un partenaire commercial ou une administration ou un ami.
Son impact sera différent si elle est envoyée par la poste, écrite à la main, ou publiée dans un blog ou envoyée dans une campagne de mailing.

Philippe Garin

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Pour en savoir plus :


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Candidature spontanée : 6 pièges à éviter


Pièges et solutions pour une bonne lettre de candidature spontanée

piège à candidature spontanée

piège à candidature spontanée

Rédiger une lettre de candidature spontanée est un exercice compliqué dans la mesure où une offre d’emploi est absente. Les critères de sélection sur les savoir-faire, les savoir-être, les diplômes, les compétences, ainsi que la description du poste sont totalement absents.

Comme aurait pu dire Monsieur de la Palisse : quand une entreprise publie une annonce, c’est qu’elle recrute. Et en l’absence d’une annonce, cela voudrait-il dire que l’entreprise n’a pas de besoin ?

C’est une erreur, bien sûr !

1er piège : croire que l’entreprise n’embauche pas

Si vous vous retenez d’envoyer une lettre de candidature spontanée à l’entreprise qui vous plaît, vous risquez de passer à côté.
L’entreprise s’apprête justement à recruter. Avec votre candidature, elle aurait fait des économies sur l’annonce et vous n’auriez pas eu de concurrent sur le poste.

  • Renseignez-vous sur les perspectives d’embauche de l’entreprise

2ème piège : mal rédiger sa lettre de candidature

Toutes les règles qui s’appliquent à une lettre de candidature en réponse à annonce s’appliquent aussi à une lettre de candidature spontanée.

Il faut réfléchir à ce que la lettre doit contenir, aux choix des mots, au vocabulaire employé par l’entreprise et par soi, au rapprochement à exposer entre ses expériences et les besoins de l’entreprise.

  • Pensez votre lettre avant de la rédiger
  • Lisez et relisez votre lettre
  • Supprimez toutes les fautes de français, avant de l’envoyer

3ème piège : confondre lettre spontanée et mailing

Un mailing, c’est le même texte envoyé à plusieurs destinataires. Or chaque entreprise est unique, ne serait-ce que par la personne qui va recevoir la lettre de candidature.

  • La candidature spontanée est à personnaliser :
    • Nom de la personne destinataire
    • Informations sur l’entreprise
    • Rapprochement entre savoir-faire et entreprise
    • Description des savoir-être avec l’image et la politique de l’entreprise

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4ème piège : Demander un job sans savoir lequel

Lorsque les compétences du candidat sont multiples au point de pouvoir postuler à plusieurs postes dans une entreprise, se pose alors la question du choix du poste à mettre dans la lettre de candidature spontanée.

Ce n’est pas à l’employeur de décider à quel poste vos compétences seraient le mieux utilisées. Il n’en a ni le temps ni l’envie.

  • Imaginez votre poste idéal dans cette entreprise et proposez vos services en conséquence

5ème piège : Oublier le but de la lettre spontanée : demander un rendez-vous

Quelle soit spontanée ou en réponse à annonce, une lettre de candidature a pour objet d’intéresser suffisamment le recruteur, en l’occurrence, l’entreprise directement, pour qu’il vous contacte, en retour, pour vous fixer un rendez-vous. Téléphonique ou en face-à-face, selon le degré d’intérêt suscité par vos propos dans le courrier.

  • Proposez une date et une heure pour appeler l’entreprise au sujet de votre candidature en laissant la possibilité à celle-ci d’en changer. À mettre juste avant la formule de politesse

6ème piège : Laisser tomber trop vite ou harceler l’entreprise

À moins de tomber juste au moment où l’entreprise se prépare à publier une annonce, le candidat doit s’attendre à ce que le délai de réponse à sa lettre de motivation spontanée soit plus long que pour une candidature en réponse à annonce.

C’est pourquoi, le découragement est fortement déconseillé.

A l’opposé, le harcèlement avec une relance systématique tous les deux jours ou toutes les semaines est contreproductif.

  • Relancer l’entreprise, une première fois, pour savoir si le courrier est bien arrivé et s’il a été lu
  • Relancer une seconde fois, pour connaître la position de l’entreprise sur la candidature et de la date d’un prochain contact
  • Rappeler l’entreprise à la date convenue, parfois plusieurs semaines ou mois plus tard, pour savoir si les besoins de l’entreprise ont changés et si ses compétences peuvent à nouveau intéresser l’entreprise

Philippe Garin

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SMS sans téléphone : c’est possible


SMS sans téléphone : oui, c’est possible

sms sans téléphonePour un particulier, envoyer un SMS est chose facile : même sur les abonnements de base avec un téléphone portable, cette fonctionnalité existe.

Mais, si vous êtes en entreprise et que vous souhaitez vous démarquer dans votre communication en masse, avez-vous pensé à l’envoi de SMS ?

Responsable de la communication, de marketing ou commercial, vous utilisez peut-être,

  • des flyers (ou feuilles volantes), dans une zone géographique limitée,
  • des articles dans un site ou dans un blog,
  • des annonces dans la presse généraliste ou spécialisée,
  • des newsletters, régulières ou irrégulières,
  • des campagnes de mails, de mailing

Ces outils sont tous valables et apportent chacun d’eux des résultats divers et variés.

Sachant que, les logiciels anti-spams bloquent les mails et certaines newsletters, l’envoi de SMS en masse est une alternative qui peut séduire.

Si, de plus, vos campagnes concernent d’autres pays que la France, vous allez avoir besoin d’une plateforme professionnelle et multi-réseaux de télécommunication.

A cet effet, j’ai découvert le site de clicsms.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Astuces pour que vos mails soient lus


Astuces pour que vos mails soient lus

lecture d'un emailUn gros avantage que dispose un mail par rapport à un appel téléphonique est sa lecture en différée.

Il peut être lu au moment choisi par le lecteur alors qu’avec le téléphone, les deux interlocuteurs doivent être simultanément disponibles.

Un courriel permet donc de joindre une personne en très peu de temps et même plusieurs. Ce phénomène peut aller jusqu’aux campagnes de mailing où le même message est envoyé à des destinataires en grand nombre.

Oui, mais voilà. Votre mail sera-t-il lu ?

Voici plus de quinze d’astuces pour s’en assurer

  1. Envoyer votre courriel à partir d’une boîte aux lettres qui porte un nom de personne plutôt qu’une fonction ou pire, une expression généraliste comme « contact », « administrateur », etc.
  2. Mettre un objet qui intéresse et qui soit cohérent avec le contenu du message
  3. Rédiger un objet qui ne dépasse pas cinquante caractères et qui contient plus que trois mots
  4. Éviter que son courriel soit considéré comme un spam, en évitant les mots utilisés par les spammeurs ;: « gratuit », « offre », « promo », « urgent », « 100% », « prix » et les points d’exclamation ou tout en majuscules
     
  5. Bien choisir les premières lignes, celles qui apparaissent par défaut dans les messageries, en allant droit au but
  6. Cibler correctement ses destinataires, ceux qui ont un intérêt potentiel à vous lire
  7. Personnaliser votre message, pour que chacun de vos destinataires éviter de penser n’être qu’un parmi tant d’autres
  8. Envoyer votre mail au « bon » moment, celui où il sera moins « noyé » dans la masse des mails du lundi matin ou du vendredi soir
     
  9. Envoyer votre mail à la « bonne heure », celle où votre destinataire sera disponible pour le lire et selon ses habitudes horaires de présence au travail : le soir s’il est « du soir »,…
  10. Demander confirmation de lecture permet de s’assurer que le message est bien arrivé à destination
  11. Avertir préalablement son interlocuteur du prochain envoi de votre mail, pour les courriels importants par leur contenu
  12. Éviter les messages trop longs, et les pièces jointes trop volumineuses, dont la durée de téléchargement est longue et qui sont les premiers à être éliminer quand votre interlocuteur « fait du ménage » dans sa boîte aux lettres
     
  13. Envoyer un lien dans votre message vers le serveur qui stocke les pièces qui évitent ainsi d’être jointes au mail
  14. Utiliser un correcteur d’orthographe pour supprimer le désagrément qu’aurait le destinataire à lire un courriel contenant des fautes
  15. Mettre la ponctuation à bon escient avec des virgules pour la respiration et pour le rythme de la lecture et en supprimant les points d’exclamation en surnombre.
  16. Rester sobre et professionnel, sans ajouter de smileys ou d’expressions plus ou moins triviales comme « mdr » ou « lol »

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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