À quoi sert une réunion de travail


Réunion de travail : Définition et objectif

à quoi sert une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.

Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.

Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.

Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.

C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :

Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,

  • Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
  • Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
  • Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
  • Etc.

À quoi sert une réunion ?

La réunionite !

La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.

C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :

  • Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
  • Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
  • Qui doit y assister et pourquoi ?

Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.

Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.

D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne

L’objectif d’une réunion

Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.

Une réunion sert pour :

  • Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
  • Faire le point sur un projet en cours
  • Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
  • Créer de nouveaux services ou produits
  • Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
  • Former les participants

C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.

Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.

Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.

Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le matin, dessinez une carte des actions à mener
Open space : Des solutions humaines
Management participatif : Votre but principal

Faute du recruteur : 4. Organiser un entretien improvisé à plusieurs
Je confie les tâches à bon escient
Actions d’amélioration au sein d’une entreprise

Autres Organisations :

Récapitulatif 19 Organisation

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Le MBTI pour mieux se décrire en quelques mots


Un test pour décrire son mode de fonctionnement

C’est important pour son orientation professionnelle et sa carrière.

Lire l’article précédent pour comprendre pour c’est aussi important pour soi.

Par principe, vous serez plus heureux (se) et efficace si votre orientation, votre métier est en adéquation avec votre mode de fonctionnement.

Le MBTI, Myers Briggs Type Indicator, permet de se décrire en quatre mots, ou encore en quatre lettres.

Bien sûr, chacun de nous a un mode de fonctionnement qui est une combinaison de toutes les lettres, même si nos tendances naturelles sont représentées pas 4 d’entre elles, d’après ce test.

Il est rare que le sentiment soit absent d’une décision après l’avoir analyser, par exemple. Ou encore, de jeter tous ces catalogues de fournitures et de listes de prix, péniblement rassemblés, pour décider sur un coup de cœur.

Les mots-clé de la personnalité

Les huit préférences du MBTI sont issues des réponses aux questions aux grandes questions suivantes :

1. Par quoi êtes-vous le plus attiré ?

Extraversion (E) : par le monde extérieur

Introversion (I) : par le monde intérieur

2. À quoi vous attachez-vous pour recueillir de l’information ?

Sensation (S) : aux faits, au concret

Intuition (N) : aux nouvelles possibilités

3. Comment prenez-vous vos décisions ?

Pensée analytique (T, Think en anglais) : de façon logique et rationnelle

Sentiment (F, Feel en anglais) selon vos valeurs personnelles

4. Quel est votre mode de vie idéal ?

Jugement (J) : organisé, voire routinier

Perception (P) : souple, adaptable

Combinaisons

Avec toutes les combinaisons possibles votre profil s’adaptera facilement, ou non, aux études que vous allez poursuivre et au travail que vous allez exercer.

Alors , choisissez bien !

MBTI est une marque déposée de OPP

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :


En complément :

pourquoi les recruteurs s’intéressent-ils aux soft skills ou savoir-être ?
Offre d’emploi : Les exigences et les souhaits dans les annonces
Prise de décision : Comment est-elle prise ?

Qualités personnelles recherchées ou points forts pour un recrutement
Points faibles et points forts : Pourquoi le recruteur pose la question en entretien d’embauche
Réorientation, reconversion : Faites ce que vous aimez ?

Autres Bien-être et Communication :

Récapitulatif 19 Bien-être
Récapitulatif 19 Communication

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Se connaître, trouver son mode de fonctionnement


Connaître son mode de fonctionnement pour soi

son mode de fonctionnement personnelC’est également important pour son orientation professionnelle.

Tourné (e) vers

Difficile de penser qu’un comptable puisse être un extraverti.
Et pourtant cela existe.

Sera-t-il plus heureux dans son travail ?
Il y a peu de chance que ce soit le cas, car cela va à l’encontre de cette tendance naturelle d’aller vers les autres.

S’informe

La décision de prendre telle ou telle orientation dans ses études ou sa carrière est également conditionnée par la quantité d’informations nécessaires pour prendre la décision qui vous convient.

Certains ont besoin de beaucoup d’informations et passent un temps important à se renseigner avant de se lancer ou d’éviter de se lancer.

C’est le cas inverse pour les aventuriers, les découvreurs.
Ils partent en vacances avec un objectif : découvrir une région, une ville sans se préoccuper davantage des conditions de vie sur place.
Alors que les premiers vont passer un mois pour aller dans un endroit qu’ils connaissent déjà pour éviter toutes surprises, les mauvaises principalement.

Chacun son truc pour se sentir bien dans la vie, comme au travail !

Décide

Décider est aussi une question de sensation et d’intuition.

La sensation est physique et l’intuition est intellectuelle.

Nombreux sont ceux qui « sentent » concrètement qu’ils sont faits pour suivre la voie de droite, que de nombreux indices ou très peu soient présents, alors les autres n’ont aucune idée de ce à quoi ils vont avoir affaire, mais qui se décident pour suivre la voie de gauche, quand même, parce qu’ils ont l’intuition qu’ils vont apprendre de ce choix.

Action

Après le recueil d’information et la prise de décision, il faut se lancer dans l’action.
Vous agissez après analyse de la situation, donc après l’avoir jugée, ou vous agissez selon vos sentiments, donc d’après ce que votre cœur vous dicte.

Se découvrir

Dans les relations de travail, et dans les entretiens d’embauches, il est question de faire passer des tests de personnalité.
Le MBTI est l’un de ceux-là.

Bien que sa fiabilité soit subjective, puisque passer le test à plusieurs semaines d’intervalle peut produire des résultats différents, il est utilisé car il s’appuie sur des préférences, donc sur la personnalité.

Il s’agit d’une série de questions dont les réponses indiquent les tendances psychologiques de votre personnalité.

Lire la suite dans ce second article

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :


En complément :

La pyramide de Maslow
PNL : Découvrez votre dominante par ce test
Voyez-vous bien les couleurs ? Le test de Diana Derval

Points faibles Points forts : Les connaître, pourquoi ?
Connaître ses limites face à un recruteur en entretien d’embauche
Harmonisation des objectifs professionnels et privés

Autres Bien-être et Communication :

Récapitulatif 19 Bien-être
Récapitulatif 19 Communication

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Recrutement : De nouveaux métiers recrutent


De nouveaux métiers en plein recrutement

Hydrolienne nouveau métier écologie énergie environnement

Hydrolienne

De nouveaux métiers voient le jour, notamment dans le numérique et dans le juridique.
Le premier domaine à cause de spécialisations des métiers sur Internet, le second car le nombre de lois et de règlements augmente très fortement chaque année.

L’évolution de l’économie créée aussi de nouveaux métiers dans l’économie sociale et solidaire ou les métiers « verts » de l’écologie et de l’environnement.

L’évolution de la société en général est aussi génératrice de nouveaux métiers, par exemple dans la cybersécurité.

Même d’anciens métiers évoluent grâce l’usage de nouveaux canaux d’informations pour la communication, le journalisme, ou les outils et objets connectés pour le recrutement, l’agriculture, le bâtiment.

Vous cherchez des pistes, des liens vers des sites d’emploi, je vous en propose plus de mille dans mon site :
http://www.boosteremploi.com/des-sites-d-emploi/

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Lettre de motivation : Sa structure la plus classique
Internet-signalement.gouv.fr : Mode d’emploi en images
Nouvel emploi : A chacun son intégration

Créer son propre emploi : oui, non, peut-être
Emploi : 14 pistes pour trouver un emploi en ligne
Emploi des seniors : Et pourtant, ils sont si bons !

Autres Emploi :

Récapitulatif 18 Emploi

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Devise 074 : Connaissance égale profit


Devise 074 des Devises de l’Acquisition des Ferengi (Star Trek)

« Connaissance égale profit« 

« Knowledge equals profit »

source : L’imposteur (Inside Man) (TOS, The original serie)

Littéralementmode de Platon de la connaissance

Connaissance égale profit

Interprétation

Les Ferengi sont toujours à la recherche du profit. Il leur faut donc acquérir des informations qui leur permettent d’accéder aux richesses.

Comme ce sont de grands voyageurs à bord de leurs navires spatiaux, ils passent une partir de leur formation à connaître le fonctionnement des techniques du transport.

Leur principale force vient de la connaissances des devises de l’acquisition qu’ils appliquent à la lettre, souvent au détriment d’autres espèces ou d’autres Ferengi.

Leurs constitution physique avec leurs grandes oreilles leur permet d’entendre les propos d’autres personnes et de rassembler des informations qui vont les conduire à des affaires les plus lucratives.

Commentaires

Plus généralement la connaissance est l’enregistrement d’informations, leur compréhension, de telle façon que le cerveau puisse les comparer les assembler et en tirer des conclusions pour des actions à mener.

L’objectif de ces actions est d’acquérir des profits. Plus la quantité d’informations est importante, plus elles renforcent les connaissances et donc les actions qui mènent au profit.

C’est une chaîne de l’acquisition d’informations jusqu’au résultat attendu.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Star Trek et ses dérivés sont propriétés de Paramount Pictures (CBS)

Pour en savoir plus :


En complément :

Devise 065 : Gagner ou perdre, il y a toujours du cafard huyperien à priser
Devise 075 : Ta maison est là où est ton cœur, mais les étoiles sont faites en or

Emploi des seniors : Et pourtant, ils sont si bons
Connaître plus que sa langue maternelle
IST MST : Signes, Risques, Complications

Mon futur patron demande mon casier judiciaire : Droit et contenu
Entretien d’embauche : L’antisèche est recommandée
Le Compte d’Engagement Citoyen ou CEC : C’est quoi

Autres Science-Fiction :

Récapitulatif 18 Science-Fiction

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

6 Facteurs de diminution de la déperdition d’un message


Plusieurs facteurs minimisent la déperdition d’un message

discussion à deuxImaginez deux personnes qui discutent. L’une raconte une histoire personnelle à l’autre, avec beaucoup de détails et de précision, durant une heure, sans prise de notes.

Comment la seconde personne va-t-elle rapporter ce qu’elle a entendu par écrit avec suffisamment de fidélité au récit initial ?

Là, commence la mémoire à fonctionner d’une manière sélective.
Certains facteurs entrent alors en jeu pour permettre un rapport plus précis en diminuant la déperdition de l’information ordinaire.

1. L’attention

Il parait évident que plus la seconde personne va prêter attention à ce que dit la première, plus elle retiendra d’informations dans sa mémoire.

La concentration sur les paroles attendues augmentera la mémoire.

2. Le savoir

Le savoir du passé, que l’on appelle aussi connaissance, est un facteur qui favorise la mémoire.

Si les deux personnes se connaissent bien, la seconde a, peut-être, des connaissances sur le passé de la première, ce qui lui permettre de rapporter plus tard des circonstances ou des éléments qui ont été répétés durant cette conversation.

De plus, si la seconde personne a elle=même, des connaissances sur le sujet raconter, elle sera susceptible de retenir plus d’informations que si elle découvrait le sujet pour la première fois.

3. L’objectif ou intérêt

Savoir que l’on va avoir un résumé à rédiger, ou, plus généralement, que l’on va avoir à rapporter des paroles que l’on a attendu, favorise la mémoire.

Si l’enjeu du rapport est en lien direct avec un objectif important pour la deuxième personne, elle retiendra plus d’informations.

4. Le réflexe professionnel

Il y a le facteur appelé un mécanisme professionnel.

En effet, certaines professions sollicitent la mémoire, à titre professionnel, ce qui l’active plus que pour d’autres professions. Exemples : forces de l’ordre, journalistes, comédiens, ou … élève, etc.

5. Le talent oratoire

La première personne a un talent oratoire plus ou moins développé qui va retenir, plus ou moins, l »intérêt de son auditoire.

Par exemple, une histoire dramatique, effrayante ou cocasse sera plus facilement retenue qu’une histoire banale du quotidien.

6. Le non-verbal et l’ancrage

Encore un autre facteur, les autres sens que l’ouïe. Une association peut se faire entre un son ou une odeur et l’histoire entendue.

Par exemple, si l’histoire racontée l’a été autour d’une tasse de thé avec un gâteau forêt-noire dans le salon à la décoration à grosses fleurs sur la tapisserie, au milieu de meubles de style normand avec une pendule qui a marqué seize heures par 4 coups de gong et son tic-tac, il se passe alors un phénomène d’ancrage.

Se retrouver dans des conditions similaires et la mémoire revient d’un seul coup grâce à ces stimuli avec plus de détails que sans ancrage.

La combinaison de plusieurs facteurs

La combinaison de deux facteurs ou plus parmi ceux cités augmente le pourcentage d’informations retenues dans la mémoire ou, plus précisément, va les faire revenir plus facilement dans la mémoire consciente au moment de rédiger un rapport du récit entendu.

La déperdition de l’information sera fortement diminuée.

Merci à ma lectrice, qui a inspiré cet article.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Déperdition de l’information : Pourquoi
La communication non verbale : Le message total
Convention et référentiel commun indispensables

Congruent Définition Communication verbale et non verbale
Compréhension dans la communication
La quantité d’informations transmises par un message

Autres Communication :

Récapitulatif 17 Communication

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

Candidature : Comment choisir entre deux réponses positives


Deux candidatures et deux propositions

fromage ou dessertParfois, il arrive que le candidat ait de la chance, ou un super profil qui intéresse deux entreprises différentes en même temps ou presque.

Durant votre recherche d’emploi, vous avez postulé pour différents postes auprès de différentes entreprises.
Les réponses arrivent, les entretiens d’embauche se passent très bien.
Vous recevez deux propositions fermes.

C’est là que le dilemme arrive. Laquelle choisir ?

Quand les propositions sont simultanées

Quand elles arrivent en même temps ou presque, il est plus facile de faire son choix.

Il y a ceux qui prennent une décision sur un coup de tête, un sentiment, un détail ou une intuition et qui décideront immédiatement, au risque de se tromper ou … de faire le « bon » choix.

Ce choix sera le bon car l’entreprise répondra à leurs attentes et ils s’y sentiront bien.

Et puis, il y a ceux qui vont avoir besoin de plus de temps, parce qu’ils préfèrent se décider à partir d’une analyse de leur carrière, des perspectives, des conditions de travail, et de tous les critères qu’ils vont passer en revue avant de se décider pour la « bonne entreprise ».

Dans l’un et l’autre cas, la décision est basée sur les éléments rassemblés durant la période de recherche d’informations sur l’entreprise et au travers des informations obtenues pendant le ou les entretiens d’embauche.

Dans tous les cas, ces renseignements s’avéreront incomplets. Il faut être dans l’entreprise pour se rendre compte si les idées que l’on s’est fait de son poste, de ses actions et de ses responsabilités correspondent bien à la réalité.

Quand les propositions sont décalées

Il est possible que le candidat reçoive une réponse positive de la part d’une entreprise, alors qu’il attend une réponse pour une autre candidature qui lui plairait beaucoup mieux.

C’est embêtant d’avoir une réponse pour le plan B sans savoir si le plan A fonctionne. Seulement voilà, faire attendre la première entreprise peut conduire à perdre le poste sans pour autant obtenir le second.

De même, dire oui à la première proposition puis recevoir une réponse positive pour le poste favori, c’est mettre en cause son premier choix, lorsqu’il est possible de le faire.

La période d’essai permet effectivement de partir sans avoir d’explication à donner. Cependant, vous avez peut-être déjà pris des dispositions sur un logement, des engagements financiers sur le transport, etc.

Sans compter que la seconde entreprise risque d’apprendre que vous avez lâché la première et votre employeur peut ne pas apprécier votre façon de faire.

Lâcher la proie pour l’ombre et miser sur l’arrivée prochaine de la seconde proposition est un quitte ou double. Soit vous pouvez vous le permettre, financièrement ou dans votre plan de carrière, soit vous ne le pouvez pas et vous risquez de laisser passer le poste idéal dans l’entreprise idéale.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Réflexions pour une orientation professionnelle
Management : L’entretien d’intégration
Entrevue d’embauche : Parlez-moi de vos erreurs

Cinq conseils pour booster votre carrière
Prise de décision : Incertitude quand tu nous tiens !
Modèle de Kolb ou l’apprentissage par l’expérience

Autres Emploi :

Récapitulatif 17 Emploi

abonnez_vous_ICI_a_la_Newsletter

%d blogueurs aiment cette page :