À quoi sert une réunion de travail


Réunion de travail : Définition et objectif

à quoi sert une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.

Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.

Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.

Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.

C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :

Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,

  • Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
  • Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
  • Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
  • Etc.

À quoi sert une réunion ?

La réunionite !

La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.

C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :

  • Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
  • Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
  • Qui doit y assister et pourquoi ?

Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.

Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.

D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne

L’objectif d’une réunion

Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.

Une réunion sert pour :

  • Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
  • Faire le point sur un projet en cours
  • Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
  • Créer de nouveaux services ou produits
  • Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
  • Former les participants

C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.

Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.

Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.

Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Points faibles et points forts : Pourquoi le recruteur pose la question en entretien d’embauche


Pourquoi la question des points faibles est systématiquement posée par les recruteurs ?

point faible point fortAinsi que son corollaire :  » Quels sont vos points forts ?  »

Trouver ses points forts et ses points faibles, c’est pouvoir répondre aux recruteurs qui posent la question.

Il y a deux motifs principaux à cette question :

Pour le recruteur

La première raison est de voir si le candidat ou la candidate a préparé ses réponses. partant du principe qu’une personne qui prépare une réponse à cette question, a, vraisemblablement préparé aussi des réponses aux principales questions lors d’un entretien.
Le recruteur va se sentir obligé d’aller plus à fond dans son questionnement pour découvrir la personnalité du candidat afin de se faire une idée de ses réactions spontanées. Il orientera l’échange vers des questions du genre  » que feriez-vous si…  »

Le deuxième objectif de cette question est de voir si le candidat ou la candidate se connaît suffisamment bien pour faire valoir ses atouts (points forts) à mettre en avant pour montrer à quel point il serait dommage de  » perdre  » ces atouts pour l’entreprise ou pour l’éventuel futur responsable hiérarchique en laissant échapper le candidat.
Et surtout, comment le candidat va se dépêtrer pour exposer des points faibles sans compromettre sa candidature.

L’effet surprise est aussi très attendu dans la mesure où le recruteur entend toujours la même réponse et qu’il espère, enfin, avoir une réponse suffisamment originale pour se souvenir du postulant ou de la postulante.
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Pour le (la) candidat (e)

Pour le candidat ou la candidate, il faut être en mesure de répondre avec plus ou moins de spontanéité, mettre en avant ses connaissances, ses qualités, ses envies et minimiser des faiblesses dans sa candidature sans se pénaliser.

L’enjeu est important car en dire trop risque de passer pour orgueilleux (se) ou vantard (e) ou en dire trop peu risque de montrer un désintérêt pour le poste ou une incompétence à se jauger soi-même.
De plus, il faut être à même de minimiser ses points faibles et mettre ses points forts en avant.

La banalité aura de forte chance de déplaire au recruteur aussi.

De fait, il s’agit d’une des questions les plus courantes et dont la réponse va conditionner la bonne ou la mauvaise impression que le recruteur aura du candidat ou de la candidate.

Philippe Garin

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Management : L’entretien d’intégration


L’entretien d’intégration

Entretien d'intégration particulier

Entretien d’intégration particulier

Deux, trois ou quatre semaines après le début de son nouveau collaborateur, son encadrant va le recevoir en entretien individuel et lui poser des questions pour qualifier ses réponses.

Le rapport d’étonnement

Pour cadre ou un agent de maîtrise, il est possible de demander un rapport d’étonnement. Cette demande doit être exprimée dès le premier jour du travail puisque la rédaction de ce rapport sera l’objectif premier du nouvel embauché pour réussir son intégration.

Les questions ouvertes

Pour tous, le N+1 va poser les questions suivantes :

  • Quels sont les éléments que vous ne connaissiez pas, mal ou qui vous ont surpris dans nos méthodes de travail ?
  • Qui et qu’est-ce qui a facilité votre intégration au sein notre société / entreprise / organisation ?
  • Qu’est qui a été le plus difficile dans votre prise de poste ?
  • Quelles sont vos propositions pour améliorer l’organisation de votre travail ?

Ces questions ouvertes laissent au collaborateur la possibilité de s’exprimer.

Il (elle) est là depuis suffisamment de temps pour s’être fait quelques idées de réponses, et avoir des premières impressions, tout en étant depuis trop peu dans l’entreprise pour la connaître très en détail.

Les réponses

Les réponses vont se révéler différentes selon la personnalité et l’expérience professionnelle.

Un jeune collaborateur va manquer de références pour comparer alors qu’un expérimenté va effectuer plus rapidement des critiques et des suggestions.

Le débutant va accepter ou se rebeller ; le second va chercher à reproduire ce qu’il connaît. Ceci avec toutes les nuances entre ces extrêmes, quel que soit l’âge.

C’est au manager de mettre son collaborateur suffisamment à l’aise pour qu’il s’exprime ouvertement, particulièrement par une écoute attentive et bienveillante afin d’apaiser la peur de donner une réponse fausse, erronée ou banale par le nouvel embauché.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Candidature : Gare aux détails qui font mal


Réussir ou échouer : une question de détails

le détail qui tue

Aïe Une tache juste avant l’entretien

Réussir son CV, sa lettre de candidature, son entretien d’embauche, son intégration dans le nouveau poste, dépend souvent d’un rien. Des détails peuvent vous apportez du succès et aussi des échecs.

Quand plusieurs candidats ont un profil équivalent, les détails deviennent les clés de votre différence par rapport aux autres candidats.

Éléments discriminatoires visibles

La dernière tendance est le CV anonyme. Soi-disant anonyme pour donner plus de chances aux minorités visibles.

Mais alors il faut aussi interdire de mettre une photo, de mettre son nom, de signaler un handicap ou son adresse, si vous habitez dans un quartier qui vous désavantage, ou encore votre âge, pour les juniors ou les seniors.

Éliminez autant que possible, tous les éléments discriminatoires ou pénalisants dans votre CV, lettre ou entretien.

Points faibles

Jusqu’à ce que le recruteur vous pose la fameuse question des points faibles, inutile de se dévaloriser.

Laissez donc l’autre évoquer la question en premier.

Les fautes de français

Les recruteurs sont très sensibles à toutes les fautes de français. Déjà, trois fautes dans les écrits, CV, lettre ou mail de candidature, risquent de provoquer un rejet de votre candidature.

En entretien d’embauche, si vous êtes incapable de vous exprimer correctement, avec une syntaxe correcte, à défaut de connaître suffisamment de vocabulaire, alors vos chances se réduisent beaucoup.

Être joignable

À l’heure de la communication immédiate, la présence d’un téléphone mobile est devenue indispensable.

Le recruteur doit être à même de vous joindre immédiatement ou très rapidement. Faute de pouvoir vous joindre, il passera au prochain candidat.

L’adresse mail est tout aussi indispensable. Vous devez pouvoir envoyer et recevoir des messages écrits et des pièces jointes.

Regardez votre messagerie électronique, écoutez votre répondeur, au moins trois fois par jour, pour vous assurer de pouvoir rappeler le recruteur dans la journée, de préférence au lendemain.

Numéro de téléphone et adresse mail doivent être exacts.

Rien de pire qu’une faute de frappe pour que le recruteur ne puisse vous joindre, et alors… adieu le poste.

La ponctualité

Même s’il est toujours possible d’appeler au dernier moment pour prévenir du retard à votre entretien d’embauche, mieux vaut l’éviter. Préparez donc bien la durée de votre trajet, en prévoyant des incidents possibles.

Par contre, si vous arrivez en avance, attendez l’heure avant de vous montrer sur le lieu de votre rendez-vous.

Les gens en avance irritent tout autant que ceux qui sont en retard.

Refuser de répondre

En dehors des questions interdites en entretien d’embauche et que certains recruteurs se permettent quand même de poser, répondez à toutes les questions de votre interlocuteur.

Prenez le temps de réfléchir sans hésiter trop souvent. Votre agilité mentale, votre sens de la répartie, votre humour seront mieux appréciés si le contenu de votre réponse est en rapport direct avec la question posée.

Soyez honnête, tournez vos phrases dans un sens toujours positif et minimisez tous propos qui pourraient être mal interprétés.

Une bonne impression

Quelle que soit l’ampleur de vos compétences professionnelles, l’immensité de votre savoir ou de votre savoir-faire, si vous laissez une mauvaise impression au recruteur, vous risquez de vous faire éliminer.

A priori, les candidats qui parviennent à décrocher un rendez-vous ont les compétences nécessaires pour assumer le poste.

C’est donc l’attitude, la volonté, la force de conviction, et d’autres traits de caractère qui feront que vous obtiendrez le poste.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Recrutement : le choix se fait par les détails


4/7 Tout est dans le détail

La sélection

détail d'une aile de moustique
Après avoir sélectionné les CV, lu les lettres de motivation et convoqué les candidats à un entretien d’embauche, le recruteur se retrouve avec plusieurs candidats dont, a priori, les compétences sont celles recherchées.

Sommaire :

1 La passion et l’enthousiasme
2 La richesse de la personnalité
3 La curiosité de bon aloi
4 Tout est dans le détail

5 La lumière intérieure et extérieure

6 Audace, ambition ou provocation
7 Les bonnes questions

Il devra, certes, approfondir et obtenir des renseignements complémentaires sur l’étendue des connaissances et des compétences de chaque candidat, tout autant que découvrir leurs personnalités et vérifier ceux qui pourraient s’intégrer à l’entreprise.

L’observation

C’est pourquoi, le travail d’un recruteur est facilité par un sens aigu de l’observation.

Les détails sont importants. Que ce soit dans le choix des mots et les attitudes des candidats, dans la façon dont les candidats sourient ou serrent la main, tout est bon à prendre. La tenue vestimentaire du candidat est aussi importante que le profil sur le CV.

Les candidats se ressemblent, puisqu’il est attendu qu’ils aient les compétences nécessaires pour tenir le poste et qu’ils aient une personnalité qui leur permettent de travailler au poste pour lequel ils postulent. Alors le recruteur va devoir retenir les candidats sur des critères supplémentaires.

Des détails pour choisir

Une tâche sur la veste, un bouton mal boutonné, une odeur corporelle ou de parfum trop prononcé, la sueur dans le cou, le regard fuyant ou la poignée de main trop molle, donnent une impression négative, dès le départ.
Un bon recruteur va observer ces détails, entre autres, et décidera s’ils sont à retenir ou à mettre de côté pour retenir le candidat.

Seulement voilà, entre un candidat tiré à quatre épingles et un candidat dont la tenue manque de goût ou mal coiffé, le recruteur sera influencé dans son choix par le candidat qui lui aura fait la meilleure impression.

Il suffit d’un regard, d’un sourire, d’un mot ou d’une phrase, pour que le chargé du recrutement change d’opinion sur un candidat.

La phase finale de l’entretien d’embauche

La courte période de raccompagnement du candidat jusqu’à la sortie est un bon moment pour permettre au recruteur de faire une remarque sur le détail qui l’a dérangé durant l’entretien. Le but du recruteur est d’affiner ou de changer son impression en fonction de la réponse du candidat. Le candidat, plus détendu, répondra plus facilement.
Il pourra se mettre à sourire ou à rire, en donnant une explication sur les conditions qui l’ont amené à avoir les cheveux en bataille ou un mauvais mélange de couleur de ses habits.

Cette très courte période de quelques secondes peut aussi permettre au recruteur d’approfondir son analyse de la personnalité, de la motivation, de la sérénité du candidat et d’avoir l’opinion du candidat sur sa prestation de communication durant l’entrevue d’embauche.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Attitude congruente en entretien de recrutement

Faut-il avoir peur des tests de personnalité informatisés ?
Main chaude = Succès à l’entretien d’embauche, Recrutement assuré ?
Un excellent CV… suffisant ?

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Ayez l’air d’être la personne indispensable en entretien d’embauche


Vous êtes le (la) meilleur (e) !

prendre de très hautComment se fait-il que ce recruteur n’a toujours pas compris qu’il a enfin trouvé le (la) candidat (e) que l’entreprise attend ?

C’est pourtant vous, le mouton à 5 pattes.

Pour être sûr de faire une mauvaise impression, prenez le recruteur de haut, de très haut.

Vous voyez à peine ce recruteur

  1. Menez l’entretien à sa place,
  2. Dites-le que vous seriez bien mieux de l’autre côté de la table,
  3. Imposez le rythme et la durée de l’entretien,
  4. Passez sous silence vos lacunes,
  5. N’acceptez aucune remarque de la part de votre interlocuteur,
  6. Répondez oui à toutes les questions concernant vos facultés à occuper le poste
  7. Insistez pour connaître les avantages matériels du poste,
  8. Faites des commentaires sur les conditions de travail que vous jugez trop contraignantes ou insuffisantes
  9. Demandez : « quand est-ce que je commence ? »
  10. Critiquez les autres candidats

Il y a une chance infime que vous soyez alors retenu à l’issue d’un tel entretien d’embauche !

Pour les autres, n’appliquez jamais tous ces mauvais conseils !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Comment rater son entretien d’embauche

Soyez irrespectueux envers le recruteur
Dites du mal de votre ancien chef ou de vos anciennes entreprises
Arche de Noé ou Titanic où sont les compétences

L’inefficacité de Franz Schubert
Qualités personnelles ou points forts recherchés dans un entretien d’embauche
La communication non verbale : le message total

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Entretien d’embauche : Entre déception et espoir


Fin de l’entretien d’embauche et vous hésitez entre déception et espoir

Entre espoir et déceptionVotre entretien vient de se terminer et vous avez un goût amer dans la bouche.

Le recruteur ne vous l’a pas dit expressément mais vous avez un ressenti négatif, ou neutre, de votre entretien.

Un rapide bilan à chaud vous fait pencher tantôt vers la déception, tantôt vers l’espoir.

Vous craignez avoir laissé une mauvaise impression, sans en être vraiment sûr (e).

Vos 2 atouts

Le bilan à froid

Le soir même ou le lendemain,

  • Reprenez vos notes
  • Remémorez-vous les questions entendues et les réponses que vous avez données
  • Rappelez-vous les informations que vous avez obtenues
  • Rédiger un compte-rendu synthétique, un résumé, de ce que vous avez compris du poste
  • Ajoutez comment vous envisagez d’occuper le poste ou votre prise de fonction

Remercier l’interviewer

Le lendemain ou le surlendemain,

  • Envoyez un courriel à la personne qui vous a reçue,
  • Remerciez-la du temps qu’elle a pris à vous recevoir,
  • Transmettez-lui votre compte-rendu, dans le texte lui-même et non en pièce jointe. Comme c’est une synthèse, le nombre de lignes est limité à l’essentiel

La réaction du recruteur

Le recruteur peut zapper votre message ou ne pas s’y intéresser tout de suite. C’est alors un coup d’épée dans l’eau. Tant pis !

Il peut aussi le lire et y trouver des informations intéressantes, en particulier votre capacité à rédiger un compte-rendu et à ne pas parler que de l’essentiel, en plus de votre point de vue sur le poste. Tant mieux !

S’il hésite entre deux candidats, ce bilan à froid peut provoquer le choix en votre faveur

Philippe Garin

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Entrevue de recrutement : Faute avouée à demi pardonnée
La voix pour bien communiquer en entretien d’embauche et ailleurs
APRES l’entretien d’embauche

Après l’entretien d’embauche à chaud puis à froid
Entretien d’embauche en France vs entrevue d’embauche au Canada
Chômage, argent et restrictions

Autres Emploi :

Récapitulatif 4 Emploi
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