Les étapes pour établir le planning de ce jour efficacement

Pour être efficace dans l’établissement de son planning, voici les étapes pour y parvenir

Étape 1 : Lister les tâches

1. Lister les tâches que vous prévoyez pour la journée sans se préoccuper de leur importance, simplement celles qui vous passent par la tête.
    
2. Reprendre cette liste en utilisant une lettre que vous écrivez à gauche de chaque tâche pour indiquer le type de tâche, par exemple :
   T pour Téléphone,
   C pour Courrier,
   R pour Réunion,
   D pour Déplacement,
   V pour Visite,
   P pour Planification de votre temps,
   etc.

Étape 2 : Fixer les priorités

1. Tout simplement, entourez la lettre du type de tâche avec un cercle pour indiquer que la tâche est prioritaire pour cette journée

Rappel : une tâche urgente est une tâche importante qui n’a pas été exécutée à temps

Étape 3 : Estimer le temps et calculer le total

1. Pour chaque tâche, estimez la durée en minutes ou en fraction d’heure (0.25 = 15 minutes) dont vous pensez avoir besoin pour exécuter la tâche et écrivez cette estimation à droite de la tâche
    
2. Additionner les durées estimées

Étape 4 : Planifier

1. Comparer le total des durées estimées avec la durée totale disponible pour exécuter toutes les tâches (exemple 8 heures de travail dans la journée)
    
2. Si le total est inférieur à un tiers à la moitié alors tout va bien, vous pouvez commencer votre journée avec les tâches prioritaires, en laissant un durée tampon entre chacune d’elles afin de se préserver des imprévus ou, plus simplement au cas où vous mettrez plus de temps que prévu
    
3. Si le total dépasse un tiers à la moitié du temps, vous devez reprendre votre liste des tâches et la travailler :
   • Décaler les tâches non prioritaires à une autre journée
      
   • Surtout ne diminuez pas les durées estimées, même si vous avez « un peu exagéré ».
     Si c’était le cas, alors vous pourrez reprendre les activités repoussées au lendemain avant la fin de cette journée

Pas plus d’un tiers à la moitié de la journée ?

C’est tout simplement que, statistiquement, votre journée est faite de tâches prévues et imprévues et que ces dernières prennent de la moitié aux deux tiers de votre temps de travail quotidien.

Et dans la journée ?

• • Rayer (Biffer) les tâches exécutées au cours de la journée
     
  • Inscrivez la durée réelle, sur la droite de la tâche, à la fin de celle-ci.
    Vous enregistrez mentalement ainsi les corrections à apporter dans vos prochaines estimations de durée et serez plus efficace dans vos futures planifications

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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