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Votre employeur a le droit de consulter vos mails sauf…

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Si ! Votre employeur a le droit de consulter vos mails !

quand ton patron surveille ta messagerieLa messagerie au bureau est un incontournable pour communiquer avec l’intérieur et surtout avec l’extérieur de l’entreprise.

Durant le temps de travail, vous êtes censé travailler.
C’est-à-dire que la totalité de votre temps doit être consacré à effectuer les tâches pour lesquelles vous êtes payés en tant que salarié.

Bon ! Ceci dit, la réalité est différente.

L’utilisation de la messagerie est autorisée aussi pour les communications privées.

Deux problèmes se posent :

  1. Quand le temps pour les communications privées prend le pas sur le travail
  2. Quand vous êtes absent (e)

1. Abus d’échanges privés

Pour répondre au premier problème, c’est une question de management, de respect et de définition de votre poste.

Si votre travail pâtit du temps pris sur votre temps de travail, et que votre responsable vous le reproche, il ou elle a raison. Vous risquez une sanction, proportionnelle à la faute.

La présence d’une Charte informatique ou numérique permet de connaître les limites fixées à l’intérieur de votre établissement.

2. Droit d’interventions sur la messagerie

Pour répondre au deuxième problème, la jurisprudence est plus précise, suite à des décisions de la cours de cassation.

En cas d’absence du salarié, l’employeur a le droit de consulter sa messagerie et même de supprimer les mails professionnels.

Il a, par contre, interdiction de lire les mails qui portent la mention « privé personnel » ou « privé ».

Le salarié a lui, obligation de fournir les mots-clés (mots de passe) qui permettent d’accéder à son ou ses boîtes-aux-lettres électroniques, sur simple demande de son employeur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Comment reconnaître un mail de phishing ou frauduleux
Écrivez des mails de moins de 5 lignes
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Blacklistage : C’est quoi et que faire ?

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Qu’est-ce que le blacklistage ?

Blacklistage est un mot franglais, qui vient de « black », noir en français, et « list », liste en français.

Le blacklistage est le fait de mettre sur une liste noire, c’est-à-dire sur une liste d’indésirables.

blacklist

Ces indésirables sont :

  • Un nom de personne, ou/et
  • Un nom de programme, ou/et
  • Un nom de domaine, ou/et
  • Une adresse mail, ou/et
  • Une adresse IP

La messagerie ou boîte mail

La conséquence principale d’une messagerie blacklistée est qu’elle ne peut plus émettre de messages.

Les serveurs qui devraient transmettre vos mails à vos destinataires vérifient systématiquement que votre boite-aux-lettres électronique est absente d’une blacklist.

Quand l’une des données indésirables de la liste ci-dessus est présente dans une blacklist alors le serveur refuse de transmettre le mail à son destinataire.

Un blocage, pourquoi ?

La principale raison d’un blocage est l’envoi de spams.

Pour être déclarée spammeur, votre messagerie doit envoyer des mails non sollicités en masse, c’est-à-dire plus de 500 mails par jour sur la plupart des messageries.

Ces messages sont déclarés non sollicité, quand la personne à qui le message est destiné, n’a rien demandé, voire même a refusé précédemment de recevoir des mails en provenance de votre messagerie, votre serveur, votre adresse IP, etc.

Pas ma faute !

Figurer dans une blacklist peut être la conséquence d’une faille de sécurité de votre messagerie.

Des spammeurs peuvent avoir piraté votre messagerie ou votre serveur et ainsi usurpé votre nom, votre adresse IP, etc.

Vous vous rendez compte d’un blacklistage quand brusquement plus aucun de vos courriels n’est reçu par vos destinataires.

Que faire en cas de blacklistage ?

En premier, appelez votre fournisseur de messagerie pour lui demander conseil.

Votre FAI, ou fournisseur d’accès à internet, est aussi à mettre dans le coup car l’effacement de votre blacklistage passera par lui.

Ensuite, il faut trouver les raisons qui ont poussé les serveurs à vous mettre sur une blacklist ou liste noire.

  • Détection d’un virus sur votre réseau ou votre ordinateur ou votre smartphone ou tablette
  • Usurpation d’identité par un spammeur, par exemple dans un réseau fantôme
  • Absence ou authentification lacunaire de l’utilisateur de votre serveur de messagerie
  • Votre hébergeur a été blacklisté et vous en subissez les conséquences sans jamais avoir été vous-même blacklisté

Pour découvrir ce qui s’est passé, vous utiliserez un ou plusieurs logiciels sur le marché ou les services d’une société spécialisée en informatique ou en sécurité informatique.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Sécurité informatique : Supprimer les « faux positifs »
Messagerie professionnelle : Gagner de la place
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RGPD : Le registre des activités de traitement
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Récapitulatif 18 Informatique
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Écrivez des mails de moins de 5 lignes

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Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

40 pièges pour perdre du temps
Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage

Efficacité : Fermer sa messagerie
Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
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Autres Organisation:

Récapitulatif 17 Organisation

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Candidature : Les délais de réponse

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Combien de temps pour une réponse à une candidature ?

Certaines candidatures génèrent un mail automatique qui indique que « sans réponse d’ici trois semaines, considérez que la réponse est négative » ou quelque tournure de phrase dans le genre.

sablier

Même sans courriel automatique, c’est aussi le temps qu’il faut patienter avant de relancer le recruteur ou de perdre espoir.

Pourquoi 3 semaines ?

Après la date de parution de l’annonce, le délai de trois semaines est une moyenne que l’on retrouve très répandue pour les raisons suivantes :

Première semaine

Rien. Il ne se passe généralement rien.

Les candidatures s’amoncellent. Le recruteur attend qu’il y en ait suffisamment pour se bloquer du temps. Il évite ainsi de travailler au fur et à mesure, ce qui serait décousu donc improductif.
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Deuxième semaine

Là, c’est la période du premier choix avec examen des CV et tri en 3 piles : « à retenir », « au cas z’où », « éliminés ».

La lecture des lettres de candidature se fait pour des CV de la pile « à retenir ».

Puis viennent les premiers contacts téléphoniques, histoire de voir si les candidats sont toujours intéressés par le poste.
C’est le premier entretien d’embauche qui permet de prendre la décision de convoquer le candidat en entretien d’embauche ou de déplacer le CV dans la pile des « éliminés ».

Déjà , dès la fin de la deuxième semaine sans nouvelle, c’est que la candidature est mal partie. Bien que quelques chances existent encore.

Troisième semaine

C’est la semaine la plus chargée pour le recruteur avec les convocations à envoyer ou à confirmer et les entretiens d’embauche à tenir.

C’est la semaine de la sélection des candidats. Il y a ceux qui ont raté leur entretien, pour des raisons diverses et variées, et ceux que le chargé de recrutement va placer dans la redoutée « short-list ».

Pour un cabinet de recrutement, c’est celle-ci qui contient 3 à 5 candidats à présenter à son client : l’employeur.

Si le recruteur est directement l’employeur, il va décider si un second entretien d’embauche est nécessaire. Dans ce cas, le candidat est prévenu et d’autres membres du personnel, souvent les encadrants reçoivent les derniers candidats en liste.

La décision d’embauche est prise, pour le candidat qui sort du lot, qui plaît à tout le monde.

Selon le cabinet de recrutement ou/et l’employeur, les réponses négatives sont envoyées aux candidats éliminés définitivement.
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Et au delà de trois semaines ?

Philippe Garin

Candidat ou recruteur, pour réussir à faire le bon choix, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

5 facteurs qui favorisent votre candidature
4 conseils pour inspirer confiance aux recruteurs
Entretien d’embauche : Votre corps parle

Les recettes magiques vers l’échec
Les 7 fautes du recruteurs qui ruinent l’entretien d’embauche
Entretien d’embauche : Pourquoi remercier

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Récapitulatif 15 Emploi
Récapitulatif 15 Management

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Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

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Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

répondre à tousDepuis le 1er septembre 2001, Pôle emploi a reçu pour consigne de privilégier la messagerie électronique pour communiquer avec les personnes qui sont inscrites comme demandeurs d’emploi

A priori cela semble être une avancée technologique

  • gain de temps : le message est envoyé immédiatement, pas de retard dans l’acheminement, grève à la poste ou pas
  • gain d’argent : économie substantielle sur les enveloppes, le papier, les timbres et le personnel qui s’en occupait au Pôle emploi

Attention à votre messagerie

  1. Pas question de laisser passer un message en provenance du Pôle emploi : les radiations sont aussi envoyées par courriel
  2. Sachez identifier les mails en provenance du Pôle emploi parmi les dizaines, centaines, milliers de mails que vous recevez
  3. Faites attention que les courriels de Pôle emploi soient bien identifiés comme de vrais messages et non pas comme spam, et ceci à chaque mail
  4. Pensez à consulter votre messagerie quand vous partez en vacances : votre voisin n’ira pas vider votre boîte aux lettres électronique comme il le fait pour votre boîte aux lettres postale durant votre absence physique
  5. Vous n’avez pas le droit d’avoir une panne électrique; ne faites jamais sauter les plombs, attention à la foudre !!
  6. Ne changez pas de boîte-aux-lettres électronique, ou prévenez immédiatement le Pôle emploi en cas de changement d‘adresse mail
  7. Pas question d’avoir un message qui disparaît; n’utilisez pas de messagerie qui efface vos mails quand vous les transférer sur votre PC
  8. Interdiction d’avoir une panne d’ordinateur, ou du terminal qui vous permet de consulter votre messagerie

Bref ! Le plus simple eut été de ne pas donner votre adresse mail à Pôle emploi, sauf que c’est devenu obligatoire pour s’inscrire ou se réinscrire

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour booster votre recherche d’emploi, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Mail bloqué : Explications

e-mail ou Courriel
5 différences entre l’Arbeitsamt en Allemagne et le Pôle emploi français
Les catégories administratives des demandeurs d’emploi pour le Pôle emploi

Autres Emploi et Informatique :

Récapitulatif 7 Emploi
Récapitulatif 6 informatique
Récapitulatif 7 Informatique

Tous les articles de ces catégories sont listés dans les pages Emploi et Informatique

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Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement

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Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement

Deux arrêts de la Cour de Cassation du 02 février 2011 ont été rendus et statuent sur le rejet du pourvoir en cassation des deux demandeurs.

Dans les deux cas, le salarié réclamait contre un licenciement pour faute grave à la suite d’échanges de mails entre collègues.

courriels échangés entre collègues

Mail envoyé à un autre destinataire

Le fait d’avoir envoyé un courriel, ne comportant aucune mention « Personnel », et contenant des propos agressifs envers sa hiérarchie, à un autre destinataire de l’entreprise que le destinataire prévu par l’émetteur, est considéré comme ne faisant pas partie de la correspondance privée ni du droit à l’expression. Le message est donc à caractère professionnel, car émis par les moyens de l’entreprise et sur le lieu de travail, à destination d’un autre employé.

En conséquence, la Cour de Cassation a rejeté la demande de l’employé licencié.

Mail découvert lors d’un audit programmé

L’entreprise a découvert des échanges de mails entre deux employés à l’occasion d’un audit programmé de la messagerie de l’entreprise. Il se trouve que l’un des employés était absent ce jour-là, bien qu’il soit au courant de la date de l’audit.

Là encore, les propos tenus entre les deux employés n’ont offert aucun doute sur leurs critiques à l’encontre de l’entreprise.

Bien que ces échanges aient été tenus uniquement entre ces deux employés, il ne s’agit pas de courriels dits personnels et donc couvert par le secret de la correspondance ou le droit à l’expression.

En conséquence, la Cour de Cassation a rejeté la demande des deux employés licenciés.

Conclusion :

Si vous voulez critiquer votre entreprise ou les personnes qui travaillent pour elle, ne le faites pas sur le lieu de travail, n’utilisez pas la messagerie de l’entreprise, ni ses moyens informatiques, et abstenez-vous d’utiliser des propos à caractère injurieux.

Philippe Garin

Pour rebondir après un licenciement, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

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Investigations ou la preuve électronique
Surveillance en entreprise
La mention « personnel » ne suffit plus

Conservation des logs dans une entreprise
Conseil de prud’hommes Art. L 512-1 et L 512-8 du Code du travail
Forum de discussion Règles ou charte d’utilisation

Autres Emploi et Juridique :

Récapitulatif 6 Emploi
Récapitulatif 6 Juridique

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Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

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Avantages d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

boite-aux-lettres électronique

Avec l’abonnement à Internet,

votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI) vous met à disposition une Boîte-Aux-Lettres électroniques (BAL), appelée aussi Adresse mail.
Avec le logiciel de messagerie dont vous disposez sur votre ordinateur vous pouvez créer, envoyer et recevoir des courriels.

Si vous changez de FAI, vous perdez les messages qui se trouvent encore sur le serveur de messagerie de votre ancien fournisseur.

De plus, avec votre nouveau FAI, vous obtenez une autre boîte-aux-lettres électroniques et donc un autre nom.

Vous devez alors prévenir tous vos correspondants du changement de nom de votre BAL, sans en oublier aucun.

Avec l’accès à Internet,

vous pouvez vous procurer, gratuitement dans la quasi-totalité des cas, une adresse mail auprès d’un autre fournisseur, indépendamment de votre FAI.

Vous pouvez configurer votre logiciel de messagerie, présent sur votre ordinateur, de façon à ce qu’il aille chercher les courriels que vous recevez dans cette nouvelle boîte aux lettres électronique indépendante de votre FAI.

Vous pouvez aussi y accéder directement par Webmail.

Conclusion

L’avantage principal de ce mode d’accès et d’une BAL indépendante est de pouvoir y accéder à tout moment, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, sans avoir besoin d’en changer si vous changez de Fournisseur d’Accès à Internet

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
Mail bloqué : Explications

e-mail ou Courriel
Données de trafic de télécommunication Exigence de conservation des opérateurs
Conservation des logs dans une entreprise

Autres Informatique :

Récapitulatif 5 Informatique

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Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?

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Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?

Le Webmail est la messagerie électronique à partir d’Internet.

Habituellement, le chemin parcouru par un message est le suivant :

1) Sur l’ordinateur de l’émetteur, se trouve un logiciel de messagerie. L’émetteur écrit son message, puis l’envoie.

2) Le message est envoyé à un serveur de messagerie au travers de la liaison Internet du lieu où est connecté l’ordinateur de l’émetteur.

3) Lorsque le destinataire du courriel se connecte à Internet, et démarrage sur logiciel de messagerie sur son ordinateur, une liaison s’établit entre son ordinateur et le serveur de messagerie. Le message est alors copié sur l’ordinateur du destinataire.

Le Webmail consiste, pour le destinataire à se connecter à Internet SANS démarrer le logiciel de messagerie de son ordinateur.

webmail

Il accède, sur Internet, directement au serveur de messagerie, au travers d’une URL (http…). Il peut alors consulter ses courriels.

Non seulement le destinataire connecté au serveur de sa messagerie pourra lire ses courriels mais encore il pourra en écrire et envoyer.
Toutes les fonctions contenues dans le logiciel de messagerie dont il dispose sur son ordinateur existent aussi sur le serveur de messagerie.

Le webmail est donc le service de messagerie (mail) directement accessible via Internet (web)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

e-mail ou Courriel
Internet
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités

Mail bloqué : Explications
Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)
Courriel publicitaire : Que dit la Loi pour la confiance dans l’économie numérique LCEN

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e-mail ou Courriel

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e-mail ou Courriel ou email ou emel ou mel ou mail ou Message

e-mail sur écranQuelle que soit la façon de l’écrire, en voici une définition précise sur

le Lexique informatique de Philippe Garin

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En complément :

Internet
TCP/IP Acronyme de Transmission Control Protocol/Internet Protocol
Le Webmail : Qu’est-ce que c’est ?

Astuces pour que vos mails soient lus
Anti-virus intégré à un webmail
Signalez un mail frauduleux

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Récapitulatif 4-1 Informatique
Récapitulatif 4-2 Informatique

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Risques juridiques liés à un site Web

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Risques juridiques liés à un site Web

risques juridiques liés à un site webSi vous créez un site Web, vous devez connaître certains risques et se protéger contre des attaques en justice.

Voici quelques règles à connaître:

  • Lorsque l’entreprise développe son site Internet, elle doit le déclarer à la CNIL sur un formulaire de déclaration simplifié, sauf s’il y a conservation et gestion de noms de personnes ou/et de sociétés avec ou sans adresse. Dans ce dernier cas, il faut utiliser un formulaire de déclaration complet.
  • Il ne doit pas y avoir diffusion de noms et/ou d’adresses de clients (ex : revente d’adresses) sans accord écrit préalable du client.
  • La loi du 28/12/01 instaure l’obligation d’effacement ou d’anonymisation des données relatives aux communications électroniques au bout d’un an (messagerie électronique).
  • La loi donne une obligation de moyens, pas de résultats, dans la protection des données :
    • Les données doivent être sauvegardées pendant un an mini et maxi. Elles doivent être présentes en ligne pendant 1 an et sauvegardées pendant 5 ans.
    • L’entreprise doit mettre en place un firewall ou pare-feu. (Un particulier aussi, il y en a des gratuits à télécharger).
    • L’entreprise est jugée sur les moyens mis en œuvre par rapport aux enjeux. Si peu de moyens alors qu’il y a de gros enjeux, alors le jugement peut être négatif à l’entreprise.
    • Un e-mail peut servir de preuve judiciaire, sauf s’il s’agit d’un e-mail personnel.
    • Les données publiées sur Internet sont réputées non confidentielles. Il faut au minimum une protection par mot de passe.

     

  • Sur un site Internet, il y a possibilité de poursuite si une fenêtre s’ouvre automatiquement quand on en ferme une, même s’il s’agit d’une fenêtre de publicité.
  • Il n’y a aucune contrainte juridique quant à l’utilisation de la télévision sur Internet.
  • Un PC connecté sur Internet sans firewall, même personnel, peut servir de passerelle à des hackeurs. Son propriétaire peut faire l’objet de poursuite.
  • Il faut utiliser un protocole de cryptage pour tout site avec des données nominatives.
  • Il faut respecter le droit d’images des bâtiments publics.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :

En complément :

Quelles lois et règles juridiques sont à respecter
Site Web Responsabilité de l’entreprise éditrice et des personnes
Site Web Obligation légale et Dispenses de déclaration auprès de la CNIL

Conditions d’utilisation d’un site Web
Forum de discussion Règles ou charte d’utilisation
Site marchand ou e-commerce Conditions générales de vente

Autres Juridique :

Récapitulatif 5 Juridique

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