Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes


Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

principes du wikiAgir avec plus d’efficacité passe par l’application de principes ou règles.

La mise en oeuvre, elle, de ces principes est effectuée grâce à des outils, simples donc efficaces.

D’une manière générale, la simplicité des principes et des outils favorisent le gain de temps et la productivité.

Voici quelques principes et outils pour être plus efficace et productif

Retenez et appliquez ces règles :

  1. Visualisez votre raisonnement ou alors oubliez-le
  2. Regardez les informations visuelles plutôt que du texte
  3. Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma
  4. Le matin, dessinez une carte des actions à mener
  5. Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin
  6. Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant
  7. Écrivez des mails de moins de 5 lignes
  8. Coupez tous vos appareils électroniques

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour une meilleure organisation dans votre travail, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :

Sommaire :

Les bases de la productivité 1/4 : L’état d’esprit
Les bases de la productivité 2/4 : Les habitudes
Les bases de la productivité 3/4 : L’hygiène de vie
Les bases de la productivité 4/4 : Les outils et principes

En complément :

Amélioration : 10 principes pour être efficace en entreprise et ailleurs
Principe : Définition
Ajouter des ressources en cours de projet ou le Principe chinois

Les 7 catégories d’outils de la résolution de problème
Management de projet : 5 causes de l’échec
Le cercle des règles de la gestion du temps

Autres Organisation :

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Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant


Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant

maintenant en plusieurs languesIl est très facile de perdre du temps. Beaucoup plus que d’en gagner.

Dans une journée, il y a ce que l’on a prévu de faire et ce que l’on fait.

Comme nous sommes des êtres humains, nous vivons en communauté. Nous agissons en commun, notamment au travail et en famille.

Quel que soit son degré de sociabilité, nous sommes influencés par les autres et nous les influençons à notre tour. Ce qui est évoqué ici sont les interactions des uns envers les autres et non les influences d’opinion.

C’est ainsi que nous devons répondre aux sollicitations des autres, qu’ils s’appellent chef, collègue, collaborateurs, ou conjoint (e), enfant, voisin, par exemple, ou encore client, fournisseur, fonctionnaire.

Maintenant ou plus tard

Lorsque l’on est sollicité, que l’on sollicite, l’action est cours est interrompue ou vient de se terminer. Avant de commencer la suivante, il faut s’imaginer le temps qu’elle va prendre.

Lorsque l’action à mener est rapide, en moins de 2 minutes, alors exécutez-la. Inutile d’attendre, de la repousser à plus tard.

En effet, reprendre ou démarrer une activité, c’est recommencer à se mettre au courant de ce qu’il y a à faire.
« Se remettre dans le bain » implique de passer moins de 2 minutes à se remémorer ce qu’il y a à faire.

Alors pourquoi perdre ces précieuses minutes ?

Autre conséquence d’une action rapide : Plus besoin de la planifier à nouveau. Terminée l’action, place à l’action suivante.

Évidemment, il peut y avoir une suite à l’action menée. Peu importe le moment où elle est exécutée, elle aura la même suite à donner.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Quelques bonnes résolutions à partir de maintenant
IST : La prévention contre les infections sexuellement transmissibles
Pour bien parler : respirez correctement

Chômage, argent et restrictions
Productivité : Utilisez un code couleur pour vos tâches
BYOD ou AVEC : Définition et limites

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Coupez tous vos appareils électroniques


Coupez tous vos appareils électroniques

sans électricitéDrame. Catastrophe. Imaginez une coupure de courant durable qui fait qu’aucun de vos appareils électriques et électroniques ne fonctionnent.

Pire ! Des interférences bloquent vos communications téléphoniques fixes ou smartphones.

Et maintenant, travaillez !

Outre ce scénario apocalyptique, que se passerait-il si vous faites une pause, libre de tous appareils électroniques.

  • Fermez votre ordinateur,
  • éteignez votre smartphone,
  • Pas de montre ou autre objet connecté.

Le monde continuerait de tourner.

Combien de temps allez-vous tenir ? Comment allez-vous travailler ?

Il était une fois, au vingtième siècle et jusque dans le milieu des années 80, un monde sans téléphone portable, sans Internet grand public, dans lequel l’information passait par la télévision, quelques chaînes, la radio et la Presse écrite sur du papier journal.

On prenait ses rendez-vous avec un téléphone fixe. On se rendait chez son client ou son fournisseurs, son partenaire commercial, en voiture, pour apprendre que le rendez-vous était annulé.

Par contre, on faisait le trajet dans le calme et la tranquillité.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Comment structurer une entreprise ou une organisation
Les paramètres de la maturité des systèmes d’information
Évolution de l’informatique dans l’entreprise

Comment favoriser le renouvellement et le dynamisme des organisations
Principaux éléments des structures d’une organisation
Actions d’amélioration au sein d’une entreprise

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Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin


Pas le temps, comment dire non ?

Vue côté manager

inaptitudeUn des rôles du manager est de répartir les tâches à mener entre ses collaborateurs, selon leurs compétences.

C’est une règle à avoir en tête lors d’un recrutement. Une entreprise embauche un candidat parce qu’il est à même d’exécuter les tâches qui lui seront confiées.

Un bon responsable est celui, ou celle, qui va s’entourer de personnes parmi lesquelles il trouvera toujours les compétences qu’il recherche pour déléguer une tâche.

Seulement voilà ! Pour des nombreuses raisons, plus ou moins rationnelles, le chef a tendance à confier beaucoup de tâches aux plus compétents et moins aux autres.

Parfois même, il est obligé de mener seul certaines tâches car personne d’autre, dans son équipe, ne peut le faire à sa place.

Vue côté collaborateur (trice)

Il arrive, du côté du collaborateur, que ce dernier soit submergé de tâches à accomplir qui s’accumulent sans qu’il en voit la fin.

Soit il accepte tout ce qui lui est demandé car il est très compétent, soit il n’en peut plus, frise le burn-out, ou, au contraire, il sent qu’il ne réussira pas à parvenir au résultat attendu par son chef.

Simuler = rejet

Pour celles et ceux qui n’ont pas envie de faire le travail demandé ou qui ne se sentent pas à la hauteur ou qui pensent être dans incapacité d’atteindre le résultat dans le délai demandé, ils arrivent de simuler.

Cette simulation se traduit par une apparence de surmenage, qui est peut-être réel malheureusement. Idem pour la maladie.

Certains sont des spécialistes dans le défilement et attendent que le chef choisisse une autre collaborateur, et peuvent même aller jusqu’à faire l’éloge d’un collègue pour de dégager de la délégation.

D’autres vont plus loin et comment à répondre au manager qu’ils n’ont pas les aptitudes ou les connaissances nécessaires pour exécuter la tâche demandée.

Attention, cependant : Le chef peut se rendre compte qu’il s’agit d’une simulation et alors des sanctions sont à craindre.

Il est aussi possible que le collaborateur passe pour un incompétent et risque de se voir fermer toute possibilité de promotion. Il peut même craindre un licenciement pour incompétence, motif de licenciement souvent utilisé dans les entreprises.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le matin, dessinez une carte des actions à mener


Démarrez votre journée par un dessin

carte des actions à menerLe diagramme de Gantt est un mode de présentation des différentes tâches à accomplir pour un projet industriel, de construction de bâtiment ou informatique, etc.

C’est compliqué d’utiliser cet outil pour organiser sa journée de travail.
Cependant, il est possible de l’adapter à votre manière pour dessiner une carte des actions à mener, en appliquant certains des principes de cette méthode

Que faut-il pour bien préparer sa journée ?

D’abord, il faut savoir ce qu’il a à faire.

La liste des tâches, appelée en anglais la to-do-list, vous permet de choisir celles que vous allez mener au cours de la journée.

Certaines de ces tâches sont déjà planifiées. Par exemple, participer à une réunion de 10:00 à 11:00.

D’autres n’ont pas d’horaire précis. Vous savez seulement qu’elles sont à faire dans la journée.
Vous allez estimer le temps dont vous avez besoin pour chacune des tâches.

Vous commencez votre carte des actions à mener dans la journée, par la première que vous prévoyez.

Puis vous continuez à écrire les tâches les unes sous les autres, tant qu’elles n’ont pas de point commun.

Lorsqu’une tâche doit attendre qu’une autre tâche soit terminée avant de démarrer, alors écrivez-la avec un décalage vers la droite et vous reliez les deux tâches par une flèche.

Si entre les deux tâches, vous avez une tâche planifiée, et donc que vous allez avoir une interruption, écrivez la tâche planifiée entre les deux tâches qui doivent se suivre.

En continuant ainsi, vous obtenez en un rapide coup d’oeil l’ordre des tâches à mener.

Rayez-les de la carte au fur et à mesure que vous les avez exécutées.

Si, à la fin de votre journée de travail, il reste des tâches à accomplir, alors mettez-les à l’ordre du jour dans la carte du lendemain.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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A quoi sert un planning
Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet
Productivité : Utilisez un code couleur pour vos tâches

Comment s’assurer que toutes les taches prévues ont bien été menées
Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou check-lists
Méthodes et outils de résolution des problèmes

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Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma


Toutes les idées peuvent être simplifiées dans un schéma

schéma tactique football

Mais comment te dire ?

Dessine-moi un mouton !

Les émoticons, les idéogrammes chinois, les dessins rupestres de Lascaux ou d’Australie, les dessins du désert de Nazca et les logiciels de Mind mapping, les plans d’un barrage ou une vidéo de formation, ont tous pour objectif de transmettre une émotion, une idée, un savoir, une vision par l’image.

La réception de l’idée

Que l’image soit statique, comme les illustrations dans un livre, ou qu’elle bouge, comme une publicité à la télévision, l’image est le support idéal pour transmettre une idée.

La vue est le sens le plus développé chez les Humains.

Les informations visuelles sont traitées plus vite et mieux que celles transmis par du texte.

S’il faut un référentiel commun pour comprendre le message, il est possible de le transposer et, avec une certain imagination, la compréhension du message se fait quand il n’y en a pas.
C’est ainsi, par exemple, que le Croissant Rouge est une variante de la Croix Rouge. L’idée soutenue dans ces images est la même, prendre soin des blessés et des malades. Une idée d’altruisme.

De l’idée à l’image

Pour se faire comprendre par le plus grand nombre, il faut commencer par transformer son idée en image.

C’est là qu’intervient le référentiel commun et les clichés.

Comment donner envie d’acheter un parfum à la radio ou à la télévision, alors qu’il faut utiliser son nez pour le sentir ?
Ils y arrivent. Pour cela, il donne envie par association d’idées, par exemple une image de réussite sociale et un parfum va donner envie d’aller dans un magasin pour sentir le parfum, en laissant croire que c’est grâce à cela qu’est dû la réussite sociale.

Même les sensations les plus abstraites ou, au contraire, les idées les plus concrètes peuvent être simplifiées par un schéma.

C’est la cas des notices de montage pour des meubles à monter soi-même.

Avec un schéma, vous pouvez montrer :

  • le point de départ de l’idée,
  • le cheminement,
  • une association d’idées grâce à un référentiel commun,
  • le résultat attendu.

Et il est même possible d’ajouter du texte dans un schéma.

Cela donne des tableaux de bord de pilotage, des plans de construction d’immeuble ou des plans de bataille, etc.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Regardez les informations visuelles plutôt que du texte


Voir et lire pour apprendre et comprendre

organes de la visionPourquoi gagne-t-on en efficacité lorsque l’on regarde une information visuelle plutôt que du texte ?

Tout d’abord, il y a la vision, ensuite, il y a l’interprétation. La compréhension et l’apprentissage viennent avec le temps.
Ce sont d’autres organes que ceux de la vision qui entrent alors en jeu.

La vision

La vision est un mécanisme qui se déroule dans le cerveau, à partir des capteurs d’informations que sont les yeux.

La lumière éclaire les objets, par exemple un panneau publicitaire, puis rebondit et entre dans les yeux.
Les nerfs optiques transmettent l’information au centre de la vision du cerveau. Là, l’image est alors « visible » dans notre esprit.

Nous distinguons immédiatement, à la vitesse de la lumière, les formes et les couleurs.

Bien sûr, quand l’un de nos organes de la vision est endommagé, nous voyons mal.
Beaucoup d’entre nous portent des dispositifs correctifs pour les yeux, lunettes et autres lentilles. C’est plus difficile pour le cerveau, c’est ainsi que certains voient les couleurs différemment que la majorité.

Lorsque l’on voit une image, on l’identifie instantanément. Nous savons faire la différence entre une image figurative et une image abstraite, entre un panneau de circulation et un tableau de maître.

Nous pouvons même distinguer un texte écrit dans une langue étrangère que l’on ne comprend pas. De multiples systèmes d’écriture forment du texte par des lettres ou par des idéogrammes.
Sans connaître la signification du moindre signe, nous savons dire, à la seule vue, s’il s’agit d’un alphabet latin, cyrillique, arabe ou chinois, sans même que nous puissions interprété le moindre signe. Nous savons que c’est du texte, c’est tout.

L’interprétation

Il est plus facile, moins contraignant de regarder la télévision que de lire un journal ou une revue.
Pourtant le message passe bien par les yeux et se rend bien au même endroit dans le cerveau.

C’est son cheminement dans le cerveau qui détermine l’interprétation.

Quand l’image atteint le centre de la vision, il va faire l’objet d’un examen, à la vitesse du signal dans nos neurones, pour déterminer que qu’elle va devenir.

Elle est stockée dans la mémoire. Elle déclenche des émotions. Elle lance le processus de « traduction » du texte en rapprochant les acquis des apprentissages précédents avec l’image des caractères qui composent le texte.

C’est ainsi qu’en comparant ce que nous avons « enregistré » dans notre mémoire avec l’image que notre vision reçoit que notre cerveau permet de comprendre la signification du texte ou de l’image.

Nous pouvons lire, plus ou moins bien, sa langue ou d’autres langues que sa langue maternelle, selon que nous les avons appris.
Nous pouvons comprendre un signal de danger ou nous extasiez devant un paysage grandiose de magnificence.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Don d’organes : Lesquels ?
Proposition, Mémoire, Solution : Comment les présenter ?
Présentation 1 Modèles

Comment interpréter la phrase :  » Qu’est-ce que tu bois ? « 
Productivité : Utilisez un code couleur pour vos tâches
Utilisez du papier quand l’ordinateur n’est pas nécessaire

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