Communication : La notion de filtre dans la déperdition d’information


Un filtre ? C’est quoi ?

information filtréeLa notion de filtre dans la communication et dans la perte d’information lors d’une transmission d’une personne à une autre, est une vue de l’esprit.

C’est un moyen de faire comprendre que nos sens, principalement l’ouïe et la vue sont des capteurs d’informations et que l’organe principal est le cerveau.

La restitution des informations transmise, appelée aussi feedback ou souvenir, utilise les sens de la parole et du toucher (quand on tape sur un clavier, par exemple ou quand on dessine). Là encore l’organe principal est le cerveau.

Compte tenu de ce constat, et en attendant des questions précises, je vous recommande la lecture de mes articles suivants :

La déperdition d’information

Déperdition de l’information : Pourquoi
Communication : convention et référentiel commun indispensables
Schéma de la déperdition de l’information

Dans ces 3 premiers articles, vous trouverez des explications sur le phénomène.

Il y a perte d’information, par exemple, quand l’un des filtres, celui des conventions s’applique avec des conventions différentes, par exemple lors d’une traduction le même mot peut supporter une idée qui est compris différemment par son interlocuteur, tant à l’oral qu’à l’écrit.
Des quiproquos peuvent en être la conséquence.

Exemple : « les fils de la dentelière ». S’agit de laine ou de coton, ou des frères de ses filles ?

Diminuer la perte d’information

La langue française est difficile parce que pour la comprendre, il faut connaître le contexte. Donc, plus il y a de mots et mieux on comprend. Mais, s’il y a trop de mots alors on ne comprend plus ou pas bien.

Il s’agit principalement de mémoire et d’attention.

Le feedback, un moyen de tester la réalité
6 Facteurs de diminution de la déperdition d’un message
L’écoute active : mode d’emploi

Renforcer la transmission

Ces trois derniers articles contiennent aussi des indications pour renforcer l’échange par la concentration et des techniques d’écoute et d’émission du message.

Les généralisations et les règles pour mieux se faire comprendre
Une information précise est proche de l’expérience sensorielle
La communication non verbale : le message total

Dans chacun de mes articles, vous trouverez des liens vers d’autres articles.
Faites votre moisson d’informations.

Si vous avez encore des questions, n’hésitez pas à m’en faire part pour approfondir un point ou un autre.

Philippe Garin, plus de 20 de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

En complément :

Pourquoi le français est une langue difficile pour les étrangers
Entendre n’est pas comprendre
Compétences numériques : Le traitement de l’information

Les sons ou phonèmes français en langage phonétique
CNV Communication Non Violente : Les 4 étapes de l’OSBD
La voix pour bien communiquer en entretien d’embauche et ailleurs

Autres Communication :

Récapitulatif 19 Communication

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À quoi sert une réunion de travail


Réunion de travail : Définition et objectif

à quoi sert une réunion de travailSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Dans toute organisation, les réunions sont un pilier du bon fonctionnement, en plus d’être inévitable.

Il y a les réunions obligatoires, individuelles ou collectives, définies par la loi, telles que la réunion de seconde partie de carrière ou les négociations entre les représentants du patronat et représentants des salariés.

Les échanges d’informations peuvent prendre différentes formes et passer par différents canaux.
Cependant, la réunion à plusieurs permet, de raccourcir les échanges par un contact direct entre les participants.

Le déroulement d’une réunion dépend beaucoup de la culture d’entreprise et de la culture du pays.

C’est ainsi que le mode de fonctionnement « à la française » est incompréhensible pour un anglo-saxon, sans, pour autant, que la productivité en soit diminué, bien que :

Les participants se coupent la parole ou la prennent sans prévenir,

  • Les heures prévues de début, avec un quart d’heure de retard minimum, et de fin, qui s’éternise,
  • Des discussions sans aucune décision n’aient été prises,
  • Certains s’endorment ou presque pendant que d’autres parlent,
  • Etc.

À quoi sert une réunion ?

La réunionite !

La fameuse réunionite est une réunion régulière, fixée à l’avance, sans objectif particulier et qui donne l’impression aux participants de perdre leur temps.

C’est pourquoi, pour être efficace, une réunion de travail doit répondre aux questions suivantes :

  • Cette forme d’échanges d’informations est-elle utile ?
  • Quel est l’objectif ou quels sont les résultats attendus à l’issue de la réunion ?
  • Qui doit y assister et pourquoi ?

Un réunion qui consiste à recueillir les compte-rendus de ses collaborateurs n’est pas une réunion de travail.
C’est une réunion d’informations où le responsable souhaite que chaque participant sache où en sont rendus les autres dans leur travail.

Si ces informations sont utiles d’être partagées à plusieurs, alors une réunion est organisée, sinon il s’agit d’un échange entre le responsable et chacune des autres personnes qui lui fait un rapport sur son activité.

D’autres canaux d’échanges peuvent être utilisés en dehors d’une réunion de travail, par exemple le téléphone ou la messagerie interne

L’objectif d’une réunion

Sans objectif, une réunion est inutile. Elle s’apparente alors un moment de pause où les participants s’échangent des informations pour rien.

Une réunion sert pour :

  • Transmettre un message, sans débat, par exemple pour informer le personnel d’une décision de la Direction
  • Faire le point sur un projet en cours
  • Chercher et trouver une solution à un problème, un conflit, un dysfonctionnement, etc.
  • Créer de nouveaux services ou produits
  • Prendre une décision en demandant l’avis de tous les participants
  • Former les participants

C’est à l’organisateur de la réunion d’indiquer le but de la réunion et le résultat attendu.

Il indiquera aussi quels seront les participants, et fixera le moment et la durée de la réunion, ainsi que les moyens matériels utiles pour son bon déroulement.

Lorsque c’est nécessaire, il fournira aux participants des indications sur le rôle de chaque participant ainsi que l’ordre des interventions.

Ainsi avertis, les participants pourront préparer leurs interventions.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Le matin, dessinez une carte des actions à mener
Open space : Des solutions humaines
Management participatif : Votre but principal

Faute du recruteur : 4. Organiser un entretien improvisé à plusieurs
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Actions d’amélioration au sein d’une entreprise

Autres Organisations :

Récapitulatif 19 Organisation

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Emploi : Internet pour se renseigner sur l’entreprise, mode d’emploi


Internet est votre ami

Article précédent : Se renseigner sur l’entreprise qui recrute

surfer sur internetPlus vous avez besoin de trouver des informations sur l’entreprise qui recrute et plus le temps de la recherche sera long, particulièrement pour une candidature spontanée.

Internet vous fait gagner beaucoup de temps, sous réserve de savoir où se trouvent les informations.
C’est ainsi que vous allez consulter les sites suivants :

Le site de l’entreprise

Qu’il s’agisse d’une TPE ou d’un grand Groupe, rares sont les entreprises qui n’ont pas leur site web.

Le site de l’entreprise regorge d’informations car elle s’y présente.
C’est la principale source qui délivre en quelques clics la quasi-totalité des informations dont vous avez besoin.

Les sites d’offres d’emploi

On les appelle aussi Jobboards. Le plus connu est celui de Pôle emploi.

On y trouve les entreprises en cours de recrutement et celle qui ont recruté avant votre intérêt pour elle.

Le rythme de ses recrutements, la façon dont elle décrit les postes et se décrit vous donnent des indications précieuses pour rédiger CV, lettre de motivation et même sur l’entretien d’embauche, voire sur le processus complet de recrutement.

Les sites financiers

On y trouve le dépôt légal des bilans annuels des entreprises au Greffe du Tribunal dont elle dépend.

Attention, cependant : Toutes les organisations n’ont pas obligation de le faire et certaines préfèrent payer une amende que de publier leurs chiffres.

Les sites de la Presse

Les sites de la Presse permettent de connaître les déboires, conflits, succès, projets de développement, publicité sur les produits et les services de l’entreprise, etc.

Mieux vaut postuler auprès d’une entreprise en plein essor que dans une entreprise avec des conflits sociaux répétitifs ou fortement concurrencée.

Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont utiles de deux façons :

La première est que pour toucher ses clients, l’entreprise peut avoir une communication externe par une page qui permet des échanges directement.
Elle présente son activité, répond aux critiques des consommateurs, etc.

D’autre part, les réseaux sociaux contiennent les profils des employés ou anciens employés.
Ils s’expriment sur leur travail, l’ambiance ou/et sont disponibles pour échanger avec vous dans des conversations privées.
Vous pouvez même y trouver le profil des dirigeants, de votre futur chef ou de la personne en charge du recrutement.

Les moteurs de recherche

Les moteurs de recherche sont bien utiles pour trouver tous ces sites et aussi pour connaître

  • l’état du marché,
  • des statistiques sur le secteur d’activité et ses pratiques,
  • la concurrence et
  • la position de l’entreprise, que vous souhaitez intégrer, sur son marché

Les moteurs de recherche permettent de se faire une idée précise sur la réputation de l’entreprise ainsi que sur votre propre e-réputation.

En effet, quand vous aurez contacté l’entreprise ou l’organisation pour y prendre des renseignements ou envoyer votre candidature, le chargé de recrutement fera comme vous, il utilisera un moteur de recherche. Il voudra savoir ce que la toile connaît de vous.

Alors, vous aurez plus de chances de décrocher un entretien et même d’obtenir le poste convoité si votre réputation est irréprochable que si vous avez une vie privée étalée sur le web ou si vous avez laissé des commentaires qui heurtent la sensibilité du chargé de recrutement ou de l’employeur directement.

Philippe Garin

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En complément :

Mauvaise réputation sur internet : C’est gênant quand on cherche un emploi
Recherche d’emploi : Les 5 premiers pas
Emploi ou Busines : 10 conseils pour sa veille concurrentielle ou pour sa recherche d’emploi

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En poste ET en recherche d’emploi : Prudence
Déroulement d’une cellule de mobilité ou cellule de reclassement

Autres Emploi :

Récapitulatif 17 Emploi

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Points faibles et points forts : Pourquoi le recruteur pose la question en entretien d’embauche


Pourquoi la question des points faibles est systématiquement posée par les recruteurs ?

point faible point fortAinsi que son corollaire :  » Quels sont vos points forts ?  »

Trouver ses points forts et ses points faibles, c’est pouvoir répondre aux recruteurs qui posent la question.

Il y a deux motifs principaux à cette question :

Pour le recruteur

La première raison est de voir si le candidat ou la candidate a préparé ses réponses. partant du principe qu’une personne qui prépare une réponse à cette question, a, vraisemblablement préparé aussi des réponses aux principales questions lors d’un entretien.
Le recruteur va se sentir obligé d’aller plus à fond dans son questionnement pour découvrir la personnalité du candidat afin de se faire une idée de ses réactions spontanées. Il orientera l’échange vers des questions du genre  » que feriez-vous si…  »

Le deuxième objectif de cette question est de voir si le candidat ou la candidate se connaît suffisamment bien pour faire valoir ses atouts (points forts) à mettre en avant pour montrer à quel point il serait dommage de  » perdre  » ces atouts pour l’entreprise ou pour l’éventuel futur responsable hiérarchique en laissant échapper le candidat.
Et surtout, comment le candidat va se dépêtrer pour exposer des points faibles sans compromettre sa candidature.

L’effet surprise est aussi très attendu dans la mesure où le recruteur entend toujours la même réponse et qu’il espère, enfin, avoir une réponse suffisamment originale pour se souvenir du postulant ou de la postulante.
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Pour le (la) candidat (e)

Pour le candidat ou la candidate, il faut être en mesure de répondre avec plus ou moins de spontanéité, mettre en avant ses connaissances, ses qualités, ses envies et minimiser des faiblesses dans sa candidature sans se pénaliser.

L’enjeu est important car en dire trop risque de passer pour orgueilleux (se) ou vantard (e) ou en dire trop peu risque de montrer un désintérêt pour le poste ou une incompétence à se jauger soi-même.
De plus, il faut être à même de minimiser ses points faibles et mettre ses points forts en avant.

La banalité aura de forte chance de déplaire au recruteur aussi.

De fait, il s’agit d’une des questions les plus courantes et dont la réponse va conditionner la bonne ou la mauvaise impression que le recruteur aura du candidat ou de la candidate.

Philippe Garin

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En complément :

6 faiblesses positives pour l’entretien d’embauche
Orthographe, grammaire, conjugaison … ; Points forts ou points faibles
Le mode de questionnement du recruteur

Plus de questions à poser à un recruteur
Les noms et les verbes pour améliorer un entretien par les bonnes questions
La question la plus importante

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Entretien d’embauche : Pourquoi remercier


Pourquoi remercier de l’entretien d’embauche ?

dire merciIl est de bon ton de remercier son ou ses interlocuteurs après un entretien d’embauche.

Généralement, c’est une pratique utilisée par les cadres dans le processus de recrutement pour un poste à responsabilités. Toutefois, elle est à la portée de tous, à condition de le remercier correctement.

C’est un excellent moyen pour :

  • Se rappeler au bon souvenir du recruteur, surtout si celui-ci est le futur employeur
  • Compléter l’échange avec des informations supplémentaires

Se rappeler au bon souvenir du recruteur

Un cabinet de recrutement va convoquer plusieurs candidats avant d’effectuer la sélection de trois ou quatre d’entre eux pour le présenter à son client : l’employeur.

Dans ses conditions, envoyez un message, par mail ou par téléphone, permet de fixer dans la mémoire du recruteur votre image et vos propos plus que les autres candidats, sous réserve que les autres « oublient » de remercier pour l’entretien.

Lorsque l’entretien a eu lieu avec l’entreprise qui embauche, les acteurs sont le responsable hiérarchique ou un autre responsable fonctionnel en plus de ceux qui viennent du service RH.

Si elle est passée par un cabinet externe alors elle a rencontré les 3 à 4 candidats sélectionnés. L’impact que laisse chacun des candidats est alors plus important que sans le cabinet et/ou après avoir reçu de nombreux postulants.

C’est alors que le message de remerciement permet au candidat de sortir du lot dans la mémoire des représentants de l’employeur.

Compléter l’échange

Plus le poste proposé est élevé dans la hiérarchie et plus les questions posées durant l’entretien d’embauche sont complexes, difficile à répondre, piégeantes.

Il est fort possible que le candidat ait besoin de réflexion avant de répondre, soit parce qu’il doit se rappeler certains faits ou chiffres, soit parce qu’il n’a tout simplement pas la réponse sur le bout de la langue.

Parfois également, le candidat doit fournir des informations supplémentaires, comme une ébauche d’un plan d’actions à son arrivée dans le poste, au cas où il serait retenu.

Dans tous les cas, lorsque le recruteur demande des informations supplémentaires ou bien lorsque le candidat a retrouvé la mémoire ou encore qu’il pense qu’il est nécessaire d’apporter des précisions aux réponses données durant l’échange, le mot de remerciement devient une nécessité.

Remercier est alors totalement inclus dans la démarche du candidat.

Quant au recruteur, il attend cette preuve d’intérêt du candidat pour le poste et l’entreprise.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Recrutement : Informer les candidats malheureux 1/5
Remerciements de Sylvie

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Intégration : La grille d’évaluation


Management : La grille d’évaluation d’intégration

Check-list OKLa grille d’évaluation contient les points essentiels d’une intégration, que l’on retrouve dans toutes les organisations.

Il s’agit des relations humaines et des activités du nouveau collaborateur.

Les relations humaines

Ce premier point de l’intégration permet de juger la personne en comparant son attitude au sein de l’organisation vis-à-vis des autres en interne, aux attitudes attendues et là la culture de l’entreprise.

La grille contient les 3 éléments d’évaluation des relations humaines suivant :

  1. La volonté de s’intégrer au collectif, de prendre des initiatives et d’aller vers les autres.
  2. La capacité à être autonome, à gérer seul son travail, et à répondre aux demandes des autres par la participation ou l’exécution des ordres.
  3. Les échanges permettent de communiquer avec les autres individuellement et collectivement.

Les activités

Occuper un poste suppose d’avoir les connaissances nécessaires pour exécuter ses tâches. Comme chaque entreprise à sa propre organisation, ses méthodes de travail créent des lacunes que le nouveau collaborateur doit combler pour s’intégrer.

La grille contient les 3 éléments d’évaluation des activités fonctionnelles suivant :

  1. La capacité à renseigner des personnes extérieures à l’entreprise sur les produits et des services. Le sans-faute est préférable.
  2. Les premiers résultats prouvent la volonté de montrer la valeur de son savoir-faire à court terme. Mieux vaut qu’ils soient positifs, ou engagés dans la « bonne » voie.
  3. La curiosité montre la volonté d’aller chercher l’information pour avancer dans son travail. La part du temps consacré à ses recherches et le choix des personnes transmettant les informations sont à prendre en considération dans l’évaluation.

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10 critères d’évaluation d’un stagiaire ou d’un apprenti
Nouvel emploi : une réprimande met-elle l’intégration en danger ?

Livret d’entretiens avec un nouveau collaborateur
Fiche de poste : Que doit-elle contenir ?
Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé

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Récapitulatif 14 Emploi
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Entretien d’embauche : Que faites-vous de vos mains ?


Empoté (e) ou très à l’aise avec vos mains ?

mains dans ses pochesIntrovertis et extravertis se retrouvent devant le recruteur. C’est la phase cruciale de la recherche d’emploi : l’entretien d’embauche.

C’est le moment, où l’échange entre recruteur et candidat va permettre, à l’un et à l’autre, de se faire une meilleure idée, pour l’un de l’adéquation entre le besoin de l’entreprise et le profil du candidat, pour l’autre de l’adéquation entre ses propres capacités et envies et le poste proposé.

C’est aussi le moment, où la gestuelle et les expressions du corps et du visage vont refléter ses sentiments, notamment les mains.

Pour une personne plus introvertie, plus discrète, moins expressive dans sa communication, faire des gestes avec les mains est moins naturel que pour une personne plus expressive, pour extraverties, plus ouverte dans sa communication pour qui faire des gestes permet d’accentuer ses propos.

Vos mains

Éviter les mains moites, pour l’hygiène et la sensation désagréable.

A cette règle, s’ajoute celle qui consiste à avoir une poignée de main ferme, sans aller jusqu’à l’expression de force ou incruster les bijoux sur les doigts de son vis-à-vis.

D’un côté comme de l’autre, la poignée de main au début de l’entretien, va conditionner immédiatement vers le plus ou le moins, cet entretien si important.

Durant l’entretien, cacher ses mains indique un manque de confiance en soi. C’est aussi le signe que l’on a quelque chose à cacher, ne serait-ce que sa timidité ou son stress.

Position des paumes

Celui qui dominera l’autre est celui qui orientera ses paumes vers le bas, sans avoir besoin de présenter une posture d’agresseur, griffes en avant.

La sincérité se traduit aussi par des gestes où l’on va montrer ses paumes à son interlocuteur. Un petit geste, main ouverte, pour accentuer un propos, sera associé à la vérité.

Les doigts parlent pour vous

Presser le bout des doigts de vos mains les uns contre les autres, pouce contre pouce, jusqu’à auriculaire contre auriculaire montre votre assurance, votre compréhension des propos de votre interlocuteur.

Tapoter des doigts montrera votre impatience, de parler ou de partir. Dans tous les cas, cela montrera le peu d’attention que vous portez sur les propos de l’autre. Vous êtes concentré sur ce que vous voulez dire au détriment de l’écoute.

Un doigt pointé vers l’avant est un geste d’agression, d’accusation. A éviter absolument car il met votre interlocuteur en difficulté, sur la défense et le repli sur soi, donc il le met dans une position qui vous sera défavorable.

Évitez aussi de faire craquer vos doigts. Outre le bruit désagréable, cela montre un manque de respect, ainsi qu’une désinvolture et le peu d’intérêt que vous portez aux propos de l’autre.

Plus haut : Les bras

Les bras croisés sont signe de fermeture. Vous montrez ainsi que vous fermez la porte aux arguments de votre interlocuteur. C’est une position de défense, de repli tout autant que de désaccord ou de déception

Avoir les bras ouverts, posés sur la table ou sur les bras du fauteuil est la meilleure position lorsque vous ne savez pas quoi faire de vos mains.

Avoir les coudes sur la table est un manque de respect. A bannir totalement.

Les bras écartés attirent trop le regard et distraient votre interlocuteur. Ils expriment aussi un caractère impulsif, de l’exaspération ou une tendance à l’exagération. S’en méfier par conséquent.

Sondage

Visitez notre site : www.boosteremploi.com

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Lâcher-prise vs relaxation

Points faibles à citer en entretien de recrutement 5/6 : Trop expérimenté ?
Ayez l’air d’être la personne indispensable en entretien d’embauche
Connaître ses limites face à un recruteur en entretien d’embauche

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