Écrivez des mails de moins de 5 lignes


Écrivez des mails de moins de 5 lignes

mail 5 lignesGain de temps

La messagerie professionnelle est devenu indispensable dans une entreprise, à partir du moment où elle a une organisation décentralisée en plusieurs établissements ou quand elle atteint une certaine taille.

Envoyez des mails à des collègues est devenu une réalité quotidienne pour nombre de personnes.

Ce mode de communication interne a des avantages indéniables quant au gain de temps dans la transmission d’informations et donc dans le travail au quotidien.

Perte de temps

Le revers de la médaille est qu’il est tellement simple d’envoyer des mails que ceux-ci dépassent le cadre purement de transfert d’informations.

Il y a bien sûr les collègues qui vous envoient un mail au lieu de parler dans le téléphone ou directement en allant à votre poste de travail. Ceux-là sont des incorrigibles.
Dès que vous voyez que l’auteur du mail est l’un d’eux, passez sans le lire.

Il y a aussi le mail boule de neige. Le message du collaborateur à un autre, ou un courriel extérieur est retransmis en copie à son chef. Lequel va le retransmettre à son tour à son supérieur hiérarchique.

Cet effet boule de neige va engorger la boîte-aux-lettres au fur et à mesure que l’on remonte dans la hiérarchie. Souvent ces retransmissions s’arrêtent au supérieur, simplement pour le mettre au courant.

De nos jours, une grande partie du temps d’un manager est passée à s’occuper de sa messagerie au détriment des tâches à effectuer.

Gagner du temps

Une bonne organisation consiste à demander aux collaborateurs de retransmettre une information que dans la mesure où une décision doit être prise.

Informer le chef en cours du traitement de la tâche sans avoir besoin de lui, peut se faire autrement que par mail ou à la fin de l’action.

De toutes les manières, plus un mail est court, 5 lignes au maximum et plus vous devez synthétiser les informations de façon que le destinataire du mail utilisera moins de temps à sa lecture.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


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40 pièges pour perdre du temps
Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Messagerie professionnelle : 20 conseils pour un meilleur usage

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Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement
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Pôle emploi : Surveillez votre messagerie


Pôle emploi : Surveillez votre messagerie

répondre à tousDepuis le 1er septembre 2001, Pôle emploi a reçu pour consigne de privilégier la messagerie électronique pour communiquer avec les personnes qui sont inscrites comme demandeurs d’emploi

A priori cela semble être une avancée technologique

  • gain de temps : le message est envoyé immédiatement, pas de retard dans l’acheminement, grève à la poste ou pas
     
  • gain d’argent : économie substantielle sur les enveloppes, le papier, les timbres et le personnel qui s’en occupait au Pôle emploi

Attention à votre messagerie

  1. Pas question de laisser passer un message en provenance du Pôle emploi : les radiations sont aussi envoyées par courriel
     
  2. Sachez identifier les mails en provenance du Pôle emploi parmi les dizaines, centaines, milliers de mails que vous recevez
     
  3. Faites attention que les courriels de Pôle emploi soient bien identifiés comme de vrais messages et non pas comme spam, et ceci à chaque mail
     
  4. Pensez à consulter votre messagerie quand vous partez en vacances : votre voisin n’ira pas vider votre boîte aux lettres électronique comme il le fait pour votre boîte aux lettres postale durant votre absence physique
     
  5. Vous n’avez pas le droit d’avoir une panne électrique; ne faites jamais sauter les plombs, attention à la foudre !!
     
  6. Ne changez pas de boîte-aux-lettres électronique, ou prévenez immédiatement le Pôle emploi en cas de changement dadresse mail
     
  7. Pas question d’avoir un message qui disparaît; n’utilisez pas de messagerie qui efface vos mails quand vous les transférer sur votre PC
     
  8. Interdiction d’avoir une panne d’ordinateur, ou du terminal qui vous permet de consulter votre messagerie

Bref ! Le plus simple eut été de ne pas donner votre adresse mail à Pôle emploi, sauf que c’est devenu obligatoire pour s’inscrire ou se réinscrire

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


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Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Messagerie Comment choisir Fonctionnalités
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5 différences entre l’Arbeitsamt en Allemagne et le Pôle emploi français
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Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement


Courriels échangés entre collègues : Attention au licenciement

courriels échangés entre collèguesDeux arrêts de la Cour de Cassation du 02 février 2011 ont été rendus et statuent sur le rejet du pourvoir en cassation des deux demandeurs.

Dans les deux cas, le salarié réclamait contre un licenciement pour faute grave à la suite d’échanges de mails entre collègues.

Mail envoyé à un autre destinataire

Le fait d’avoir envoyé un courriel, ne comportant aucune mention « Personnel », et contenant des propos agressifs envers sa hiérarchie, à un autre destinataire de l’entreprise que le destinataire prévu par l’émetteur, est considéré comme ne faisant pas partie de la correspondance privée ni du droit à l’expression. Le message est donc à caractère professionnel, car émis par les moyens de l’entreprise et sur le lieu de travail, à destination d’un autre employé.

En conséquence, la Cour de Cassation a rejeté la demande de l’employé licencié.

Mail découvert lors d’un audit programmé

L’entreprise a découvert des échanges de mails entre deux employés à l’occasion d’un audit programmé de la messagerie de l’entreprise. Il se trouve que l’un des employés était absent ce jour-là, bien qu’il soit au courant de la date de l’audit.

Là encore, les propos tenus entre les deux employés n’ont offert aucun doute sur leurs critiques à l’encontre de l’entreprise.

Bien que ces échanges aient été tenus uniquement entre ces deux employés, il ne s’agit pas de courriels dits personnels et donc couvert par le secret de la correspondance ou le droit à l’expression.

En conséquence, la Cour de Cassation a rejeté la demande des deux employés licenciés.

Conclusion :

Si vous voulez critiquer votre entreprise ou les personnes qui travaillent pour elle, ne le faites pas sur le lieu de travail, n’utilisez pas la messagerie de l’entreprise, ni ses moyens informatiques, et abstenez-vous d’utiliser des propos à caractère injurieux.

Philippe Garin

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Avantage d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)


Avantages d’une boîte aux lettres indépendante de votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI)

boite-aux-lettres électronique

Avec l’abonnement à Internet,

votre Fournisseur d’Accès à Internet (FAI) vous met à disposition une Boîte-Aux-Lettres électroniques (BAL), appelée aussi Adresse mail.
Avec le logiciel de messagerie dont vous disposez sur votre ordinateur vous pouvez créer, envoyer et recevoir des courriels.

Si vous changez de FAI, vous perdez les messages qui se trouvent encore sur le serveur de messagerie de votre ancien fournisseur.

De plus, avec votre nouveau FAI, vous obtenez une autre boîte-aux-lettres électroniques et donc un autre nom.

Vous devez alors prévenir tous vos correspondants du changement de nom de votre BAL, sans en oublier aucun.

Avec l’accès à Internet,

vous pouvez vous procurer, gratuitement dans la quasi-totalité des cas, une adresse mail auprès d’un autre fournisseur, indépendamment de votre FAI.

Vous pouvez configurer votre logiciel de messagerie, présent sur votre ordinateur, de façon à ce qu’il aille chercher les courriels que vous recevez dans cette nouvelle boîte aux lettres électronique indépendante de votre FAI.

Vous pouvez aussi y accéder directement par Webmail.

Conclusion

L’avantage principal de ce mode d’accès et d’une BAL indépendante est de pouvoir y accéder à tout moment, de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, sans avoir besoin d’en changer si vous changez de Fournisseur d’Accès à Internet

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?


Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?

webmailLe Webmail est la messagerie électronique à partir d’Internet.

Habituellement, le chemin parcouru par un message est le suivant :

1) Sur l’ordinateur de l’émetteur, se trouve un logiciel de messagerie. L’émetteur écrit son message, puis l’envoie.

2) Le message est envoyé à un serveur de messagerie au travers de la liaison Internet du lieu où est connecté l’ordinateur de l’émetteur.

3) Lorsque le destinataire du courriel se connecte à Internet, et démarrage sur logiciel de messagerie sur son ordinateur, une liaison s’établit entre son ordinateur et le serveur de messagerie. Le message est alors copié sur l’ordinateur du destinataire.

Le Webmail consiste, pour le destinataire à se connecter à Internet SANS démarrer le logiciel de messagerie de son ordinateur.

Il accède, sur Internet, directement au serveur de messagerie, au travers d’une URL (http…). Il peut alors consulter ses courriels.

Non seulement le destinataire connecté au serveur de sa messagerie pourra lire ses courriels mais encore il pourra en écrire et envoyer.
Toutes les fonctions contenues dans le logiciel de messagerie dont il dispose sur son ordinateur existent aussi sur le serveur de messagerie.

Le webmail est donc le service de messagerie (mail) directement accessible via Internet (web)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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e-mail sur écranQuelle que soit la façon de l’écrire, en voici une définition précise sur

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Anti-virus intégré à un webmail
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