Efficacité : N’allez pas à des réunions, si vous pouvez l’éviter


Efficacité : N’allez pas à des réunions, si vous pouvez l’éviter

salle_de_reunionLa réunionite qui sert à se réunir quand il n’y a rien d’intéressant à dire, la pause qui s’allonge parce qu’un bavard ou une bavarde n’en fini pas de raconter sa vie ou les derniers ragots, sont des facteurs de perte de temps ou/et de perte de concentration qui vous perturbent et vous soustrait aux tâches que vous avez à accomplir.

Sommaire :

Isolez-vous phoniquement

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Fermer sa messagerie
Laissez le téléphone sonner
Efficacité : Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC

Efficacité : « Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

Pour éviter tout ça :

  • Déclinez les invitations sans ordre du jour précis, et sans heure de fin indiquée. Faites-vous indiquer les horaires et l’objet de la réunion
  • Vérifiez que vous êtes disponible pour éviter d’entamer une tâche qui demande de la concentration juste avant l’heure de la réunion
  • Demandez à recevoir les documents préparatoires à la réunion, lorsque cela est possible, afin de les examiner et permettre ainsi de diminuer la durée de la réunion et, même, d’éviter d’y aller
  • Prévenez, au début de la réunion, que vous êtes susceptible de la quitter avant la fin, en raison d’autres tâches à effectuer sans attendre, sauf, bien sûr si c’est vous qui avez organisé la réunion
  • Arrivez à l’heure et exigez que la réunion débute à l’heure, sinon reportez-là ou demandez à être prévenu de la « vraie » heure de début de la réunion

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions
Que doit contenir un rapport d’activité ?
Conseils pour Bien parler

Une bonne méthode de conduite de réunion
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Les 4 facteurs influençant les comportements

Autre Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 5 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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Efficacité : Fermer sa messagerie


Efficacité : Fermer sa messagerie

Si, Si ! C’est possible !

fermer_sa_messagerieQuand l’information est vraiment urgente, c’est par le téléphone que vous serez averti.

La messagerie est là pour recevoir de l’information et la consulter quand on est disponible, pas pour être averti à chaque mail qui entre !

Sommaire :

Laissez le téléphone sonner

7 règles pour rester concentrer sur son travail

Ne surfez plus avec votre smartphone, tablette ou PC
« Laissez-moi tranquille » ou « Fichez-moi la paix »

N’allez pas à des réunions
Isolez-vous phoniquement
Abandonnez votre vie privée au vestiaire de votre entreprise

La dictature du courriel existe si vous êtes à l’affut et si vous regardez sans arrêt si vous avez reçu un nouveau mail. Alors

  • Enlevez la sonnerie et l’avertissement visuel de l’arrivée d’un message
  • Ouvrez votre messagerie à heures fixes, au début de demi-journée et à la fin de la journée par exemple
  • Réservez-vous des plages horaires pour répondre et pour rédiger vos propres courriels
  • Ne paniquez pas, la probabilité que vous « perdiez » un mail et/ou que vous ne soyez pas averti « à temps » est très, très faible.

Comment faisait-on avant, quand il n’y avait que sa bonne boîte aux lettres physique ou le courrier papier interne dans l’entreprise ?

Une réponse ? : contactez-moi : phgarin@gmail.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour en savoir plus :


En complément :

Faire face à un contact agressif au téléphone
Le principe d’Eisenhower
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités

Le Webmail Qu’est-ce que c’est ?
Mail bloqué : Explications
Mot de passe : en changer tous les combien ?

Autres Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 7 Organisation

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C’est toujours le bon moment


François Mauriac dit :

François Mauriac

François Mauriac

C’est toujours le bon moment,

encore faut-il savoir pour faire quoi

(François Mauriac)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Avec le temps vient le conseil
C’était le bon temps, celui où l’on vivait selon le calendrier
Les mauvais moments sont de bons sujets de conversation

Le temps est un bon médecin
Les 10 qualités d’un coach
10 conseils pour décider de poursuivre ou d’abandonner une décision

Autres Bien-être :

Récapitulatif 2 Bien-être

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Loi de Parkinson


Loi de Parkinson

loisir et travailLe travail a tendance à s’étendre
pour occuper tout le temps disponible
(Parkinson)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Le principe d’Eisenhower
De combien de temps est-ce que je dispose ?
C’est toujours le bon moment

Les hommes sont les kilomètres
Les actes héroïques de nos ancêtres
Loi de Stattinger

Autres Bien-être et Organisation :

Récapitulatif 2 Bien-être
Récapitulatif 1 Organisation

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Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet


Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet

compas de Léonard de Vinci

Compas de Léaonard de Vinci

Les écarts dans un projet sont caractérisées clairement par :

  • Des retards dans le planning et / ou
  • Des dépassements de coûts et / ou
  • Des retraits ou ajouts dans le système

Les écarts suivants sont le plus souvent constatés :

  • a) La charge de travail a été mal (trop basse) estimée
  • b) Le personnel, y compris du côté des spécialistes du domaine concerné, n’était pas autant disponible que ce qui était envisagé
  • c) La qualité visée dans le développement du logiciel n’a pas été atteinte

Les mesures suivantes peuvent être prises :

Pour a), quand la charge de travail a été mal estimée

Le chef de projet / l’équipe de projet devrait reconnaître des erreurs dans l’estimation. Les causes des erreurs doivent d’abord être analysées. Avant une nouvelle estimation est de règle que les causes de l’insuffisance des progrès du projet soient incorporées dans la mesure du possible (par exemple, le mauvais niveau de formation de certains salariés, des sous-activités).

Pour b), quand le personnel n’était pas suffisamment disponible

Les mesures suivantes peuvent être, tout ou partie, prises :

=> Conséquences : augmentation du budget, augmentation de la durée par l’apprentissage du sujet par les nouveaux collaborateurs et les besoins de communication au cœur d’une équipe agrandie.
Plus cette mesure est prise tard dans le déroulement du projet, plus il est incertain, sous certaines conditions, que ces mesures apportent des avantages supplémentaires sans charge

  • Aller jusqu’à 100% du temps de collaborateurs qui n’étaient pas entièrement dédié au projet

=> Conséquences : augmentation du budget

  • Faire faire des heures supplémentaires aux collaborateurs prêts à les faire

=> Conséquences : augmentation du budget, mesure possible à titre temporaire seulement

  • Repousser la date limite, c’est-à-dire la livraison du système

=> Conséquences : augmentation du budget, le bénéfice du projet arrive plus tard, (impact sur le comparatif entre coûts et bénéfices du projet attendus), ceci pose problème en cas de date limite fixe, par exemple, en début d’exercice

  • Réduire la solution, c’est-à-dire renoncer à certains résultats ou repousser leur réalisation à une date ultérieure

=> Conséquences : une partie des avantages attendus par le projet ne s’applique pas (ou le sera plus tard), ce qui désavantage les utilisateurs dans le domaine concerné

Pour c), quand la qualité n’a pas été atteinte

Le critère de la qualité sont les livrables des résultats de phases

Des manques vont se faire dans la documentation utilisateur, qui n’est plus rédigée dans les premières phases du développement de système et, le cas échéant, dans les phases ultérieures du projet. Il ne faut cependant pas perdre de vue que chaque fois qu’il y a un travail supplémentaire – n’était pas encore prévu – il y a une charge supplémentaire.

Des lacunes dans les exécutables, dans la documentation ou un mauvais Guide de l’utilisateur et une insuffisance dans la formation (documents de formation) ont un impact très négatif sur l’acceptation du système.

Ensuite, il doit encore être dit que l’alternative la plus dangereuse lors de l’apparition d’écart est de ne rien faire avec l’espoir que le temps perdu serait rattrapé dans les phases suivantes ou dans les autres modules du projet.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Prendre des mesures, les cinq types de mesures
Organisation de la Gestion de Projet
Suivi de hotline ou de projet

Du découpage d’un projet en tâches
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Règles et axiomes d’un chef de projet

Autres Informatique et Management :

Récapitulatif 1 Informatique
Récapitulatif 1-2 Management

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