Réussir l’animation d’une réunion de travail


Réunion de travail : Une animation réussie

animation de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Avant la réunion

L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.

Avant la réunion, il :

  • choisit et invite les participants,
  • fixe l’objectif et l’ordre du jour,
  • indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
  • vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
  • distribue éventuellement les documents de préparation

L’animation de la réunion

Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :

  • rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
  • informer,
  • poser des questions aux participants,
  • faire en sorte que tous les participants s’expriment,
  • éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
  • recueillir les avis des uns et des autres,
  • donner un rythme approprié et dynamique
  • introduit les pauses, lors de réunions longues
  • veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
  • rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
  • conclure la réunion

L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.

Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.

Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…

Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.

Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.

Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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En complément :

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Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
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Ces phrases qui tuent le dialogue
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Gestion du temps : Concentré de tomates ou la technique Pomodoro


Concentré de tomates ou la technique Pomodoro

minuteur de cuisine en forme de tomate pour la technique pomodoro des 25 minutes de travail concentréPomodoro signifie tomate en italien. C’est un minuteur de cuisine en forme de tomate qui a servi à Francesco Cirillo dans la mise en place de sa technique de concentration au travail.

Il est parti du principe qu’il y a trop de facteurs perturbants au travail et qu’il fallait se ménager des plages horaires pour se concentrer et avancer dans ce que l’on fait.

La concentration intense et sans dérangement est un exercice fatigant, c’est pourquoi il faut que la concentration soit intense et qu’entre deux moments de travail s’intercalent une période de relaxation.

C’est ainsi qu’il a inventé cette technique de gestion du temps.

Préalables

Avant de se lancer dans une tâche, il découpe son travail de telle façon qu’il puisse exécuter la tâche par tranches de 25 minutes, ou un multiple de cette durée.

Quand une tâche est prévue pour durer moins longtemps, elle est alors combinée avec une autre pour retrouver leur exécution dans le créneau de la durée de la minuterie.

La méthode Pomodoro

Au moment de se lancer dans une tâche, il met le minuteur sur 25 minutes et le déclenche.

Ces 25 minutes sont exclusivement consacrées à sa tâche.

Quand la sonnerie retentit, il s’arrête, pendant 5 minutes.

Puis, il recommence avec 25 minutes fixes et invariables.

Après 1 heure et 25 minutes, la pause s’allonge pour passer à 10 ou 15 minutes, avant de reprendre le cycle : 25 – 5 – 25 – 5 – 25 – 15.

Avec l’expérience, tout le monde parvient à utiliser cette méthode non pas de concentré de tomates, mais de concentration grâce à un minuteur en forme de tomate.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Le cercle des règles de la gestion du temps
Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités
Productivité : Ignorez les « mange-temps »

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Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou check-lists
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Productivité : Douchez-vous quand vous voulez réfléchir


Douchez-vous pour réfléchir au calme

pommeau de doucheL’effet physique

Une « bonne douche » nettoie, en premier lieu.

Être propre permet d’éliminer le facteur olfactif qui pourrait perturber la réflexion.

L’effet de la douche stimule la peau. Mettre sa tête sous le pommeau de la douche, c’est placer son cerveau au plus près des jets d’eau qui massent ainsi la peau du crâne. Le sang est activé et stimule les neurones.

En dehors de l’effet physique d’une eau ni trop chaude, ni trop froide, se trouver sous la douche implique de se consacrer à cette tâche d’une manière exclusive. Impossible de faire quoi que ce soit d’autre de physique.

L’effet intellectuel

C’est parfait lorsqu’il faut se mettre à réfléchir, quel que soit l’objet de sa réflexion, puisque c’est la chose que l’on puisse faire.
Le summum de la concentration.

Bien sûr la douche sert aussi à se relaxer. Là, le bain est plus efficace.

Chercher des idées, trouver des solutions, envisager un scénario, imaginer le futur.
Tout le temps passé sous la douche à faire abstraction de l’activité physique est alors consacré à réfléchir.

Bien entendu, on peut réfléchir en dehors de la douche.
Par contre, à cet endroit, les perturbations sont taboues : personne ne vient vous déranger, le téléphone sonne sans que vous décrochiez, vous êtes libre… et propre.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour une meilleure organisation dans votre travail, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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En complément :

Les bases de la productivité 3/4 : L’hygiène de vie

Monoxyde de carbone : quoi, où, les dangers
Le brainstorming ou remue méninges, une méthode pour trouver des idées en groupe
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Prise de décision : 10 méthodes
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Productivité : Ignorez les « mange temps »


Productivité: Ignorez les gens qui n’en n’ont rien à faire de votre temps

Il paraît queQuand, pendant que vous travaillez, vous êtes dérangé (e), non seulement vous interrompez votre action en cours, mais encore vous devez vous reconcentrer pour reprendre votre travail là où vous vous êtes arrêté.

Les clients, prospects, fournisseurs, partenaires sont des sources de dérangement que l’on peut canaliser, en fixant des plages dans son agenda pour les recevoir, les visiter ou leur téléphoner.

Sommaire :

Les habitudes dans la productivité

  1. Une seule action à la fois
  2. Tenez compte de vos préférences au travail
  3. Travaillez tous les jours, même durant les vacances, sans exception
  4. Il faut 30 jours pour prendre une habitude
  5. Agir régulièrement pour se sentir bien
  6. La force de volonté est limitée, pensez-y quand elle s’épuise
  7. Acceptez un nouveau projet, quand votre esprit et votre cœur vous disent oui, tous les deux
  8. Ignorez les gens qui n’ont rien à faire de votre temps

Pour les collègues, lorsque les contacts font partie du travail et des actions en cours, alors le temps employé peut être optimisé par une organisation de son emploi du temps.

Outre la possibilité de mettre une pancarte « Ne pas déranger » sur son bureau ou sur sa porte, mal venue si elle arrive sans avoir préparer son entourage, il est difficile de repousser les dérangements de sa hiérarchie, sauf à faire comprendre à ses chefs, avec diplomatie ou selon le caractère de ses relations interpersonnelles avec eux, qu’ils obtiendront de vous une meilleure productivité s’ils vous laissent tranquille durant les horaires où vous êtes concentré dessus.

Quant aux collègues, qui n’en rien à faire de votre temps, ignorez-les ou demandez-leur de passer plus tard, et ils s’habitueront à votre façon de travailler.

Il y a aussi ceux avec qui vous devez travailler ensemble. Là, il faut faire taire les bavards et ramenez avec insistance conversation et actions sur la tâche à effectuer en commun. Votre ou vos collègues vont bien se mettre à travailler et se faire à l’idée qu’il vaut suivre votre rythme plutôt que le leur. Enfin… espérez-le !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

Quelques règles pour bien planifier ses actions dans le temps
Découpage du temps de travail
Le bûcheron qui n’a pas le temps

Management : Être informé à temps pour agir (vu par Machiavel)
De combien de temps est-ce que je dispose ?
Le cercle des règles de la gestion du temps

Autres Organisation :

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Découpage du temps de travail


Découpage du temps de travail

découpage du temps de travailPour bien planifier son temps, il convient de connaître comment celui-ci peut être découpé en types de temps de travail

NON TRAVAIL

TRAVAIL

TEMPS TRAVAILLE

PRODUCTIF

IMPRODUCTIF

TEMPS NON TRAVAILLE

EN ENTREPRISE

ORGANISATIONNEL

DÉRANGEMENT

PERSONNEL

AUTORISE

INTERDIT

CIRCONSTANCIEL

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En complément :

A quoi sert un planning
Quelques Règles pour bien planifier ses actions dans le temps
40 pièges pour perdre du temps

Travailler la nuit, travailler le soir : Que dit la Loi
Si vous pouvez le faire en 2 minutes, faites-le maintenant
Journée de travail : 10 minutes avant de partir

Autres Organisation :

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Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps


Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps

facteurs chronophageSi vous avez l’impression de perdre du temps, de ne pas pouvoir faire tout ce que vous avez à faire, de n’être jamais tenir les délais impartis pour un travail, vous avez peut-être un problème d’organisation dans votre emploi du temps : les facteurs chronophages.

Liste de facteurs qui prennent du temps et n’apportent que des problèmes

Facteurs chronophages

Solutions

Perfectionnisme

Ne pas faire mieux que ce que l’on demande. Ne pas viser à la performance maximale. Quelles sont les exigences de notre donneur d’ordres ?

Tout faire soi-même

Déléguer

Faire beaucoup de choses en même temps

Faire une chose après l’autre. Fixer des priorités

Vouloir tout savoir

Faire confiance à ses collaborateurs. Demander de brefs comptes-rendus. Contrôler les résultats / les coefficients. Les collaborateurs règlent eux-mêmes les détails.

Les collaborateurs et les collègues ne respectent pas les délais

Fixer des échéances et les inscrire dans l’agenda (ceci étant valable pour les deux partenaires). Introduire le principe de l’engagement volontaire. Exhorter constamment les autres à tenir leurs délais. Les respecter soi-même.

Fréquents dérangements par le téléphone

Analyser les messages reçus. Déléguer davantage. Transférer les appels des correspondants vers les collaborateurs compétents. Introduire des périodes de non-interruption. Faites dévier les appels téléphoniques avant les entretiens / séances.

Ajourner les choses désagréables

Liquider d’abord les tâches désagréables ou du moins les accomplir en partie

Travailler sans plans d’action, sans avoir fixé de priorités

Fixer des objectifs pour chaque jour. Faire les choses importantes avant les choses urgentes

Dérangements trop nombreux causés par des visiteurs internes

Un entretien bien préparé vaut mieux que de nombreuses conversations spontanées. Regrouper les entretiens avec les subordonnées / Collègues. Faire intercepter les choses peu importantes par le secrétariat. Une claire formulation des objectifs et des tâches.

Lecture des périodiques professionnels

Utiliser des banques de données. S’abonner à des condensés. Déléguer des responsabilités pour certaines lectures. Échanger des informations sur les principaux sujets. Établir un fichier. Faire classer les périodiques. Lire en voyage

Entretiens / réunions non préparés, sans objectif

Fixer les objectifs de l’entretien. Préparer les documents.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

Ne passe pas de temps à la recherche d’un obstacle
On perd ou on gagne du temps
40 pièges pour perdre du temps

Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités
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40 pièges pour perdre du temps

Autres Organisation :

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