Réunion de travail : Une animation réussie
Sommaire :
À quoi sert une réunion de travail
Bien préparer une réunion de travail
Réussir l’animation d’une réunion de travail
Le rapport ou compte-rendu de réunion
Avant la réunion
L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.
Avant la réunion, il :
- choisit et invite les participants,
- fixe l’objectif et l’ordre du jour,
- indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
- vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
- distribue éventuellement les documents de préparation
L’animation de la réunion
Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :
- rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
- informer,
- poser des questions aux participants,
- faire en sorte que tous les participants s’expriment,
- éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
- recueillir les avis des uns et des autres,
- donner un rythme approprié et dynamique
- introduit les pauses, lors de réunions longues
- veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
- rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
- conclure la réunion
L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.
Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.
Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…
Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.
Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.
Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
Pour en savoir plus :
En complément :
Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Management, Déléguer : Rectifier, sanctionner, féliciter
Ces phrases qui tuent le dialogue
Je confie les tâches à bon escient
CNV Communication Non Violente : Les 4 étapes de l’OSBD
Autres Organisations :
Blog de Philippe Garin 