Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet
Compas de Léaonard de Vinci
Les écarts dans un projet sont caractérisées clairement par :
- Des retards dans le planning et / ou
- Des dépassements de coûts et / ou
- Des retraits ou ajouts dans le système
Les écarts suivants sont le plus souvent constatés :
- a) La charge de travail a été mal (trop basse) estimée
- b) Le personnel, y compris du côté des spécialistes du domaine concerné, n’était pas autant disponible que ce qui était envisagé
- c) La qualité visée dans le développement du logiciel n’a pas été atteinte
Les mesures suivantes peuvent être prises :
Pour a), quand la charge de travail a été mal estimée
Le chef de projet / l’équipe de projet devrait reconnaître des erreurs dans l’estimation. Les causes des erreurs doivent d’abord être analysées. Avant une nouvelle estimation est de règle que les causes de l’insuffisance des progrès du projet soient incorporées dans la mesure du possible (par exemple, le mauvais niveau de formation de certains salariés, des sous-activités).
Pour b), quand le personnel n’était pas suffisamment disponible
Les mesures suivantes peuvent être, tout ou partie, prises :
- Intégrer des collaborateurs supplémentaires (en fonction de la phase et de l’avancement du projet)
=> Conséquences : augmentation du budget, augmentation de la durée par l’apprentissage du sujet par les nouveaux collaborateurs et les besoins de communication au cœur d’une équipe agrandie.
Plus cette mesure est prise tard dans le déroulement du projet, plus il est incertain, sous certaines conditions, que ces mesures apportent des avantages supplémentaires sans charge
- Aller jusqu’à 100% du temps de collaborateurs qui n’étaient pas entièrement dédié au projet
=> Conséquences : augmentation du budget
- Faire faire des heures supplémentaires aux collaborateurs prêts à les faire
=> Conséquences : augmentation du budget, mesure possible à titre temporaire seulement
- Repousser la date limite, c’est-à-dire la livraison du système
=> Conséquences : augmentation du budget, le bénéfice du projet arrive plus tard, (impact sur le comparatif entre coûts et bénéfices du projet attendus), ceci pose problème en cas de date limite fixe, par exemple, en début d’exercice
- Réduire la solution, c’est-à-dire renoncer à certains résultats ou repousser leur réalisation à une date ultérieure
=> Conséquences : une partie des avantages attendus par le projet ne s’applique pas (ou le sera plus tard), ce qui désavantage les utilisateurs dans le domaine concerné
Pour c), quand la qualité n’a pas été atteinte
Le critère de la qualité sont les livrables des résultats de phases
Des manques vont se faire dans la documentation utilisateur, qui n’est plus rédigée dans les premières phases du développement de système et, le cas échéant, dans les phases ultérieures du projet. Il ne faut cependant pas perdre de vue que chaque fois qu’il y a un travail supplémentaire – n’était pas encore prévu – il y a une charge supplémentaire.
Des lacunes dans les exécutables, dans la documentation ou un mauvais Guide de l’utilisateur et une insuffisance dans la formation (documents de formation) ont un impact très négatif sur l’acceptation du système.
Ensuite, il doit encore être dit que l’alternative la plus dangereuse lors de l’apparition d’écart est de ne rien faire avec l’espoir que le temps perdu serait rattrapé dans les phases suivantes ou dans les autres modules du projet.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
Pour en savoir plus :
En complément :
Prendre des mesures, les cinq types de mesures
Organisation de la Gestion de Projet
Suivi de hotline ou de projet
Du découpage d’un projet en tâches
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Règles et axiomes d’un chef de projet
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Récapitulatif 1 Informatique
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