Survie de l’entreprise : Se former, former son personnel


Survie de l’entreprise, survie de l’emploi

Une évolution permanente

mondialisationLe Monde va de plus en plus vite. Il devient de plus en plus complexe aussi.

La mondialisation a permis la distribution d’innombrables innovations techniques.
Elles facilitent le travail et les emplois sans valeur ajouté ont tendance à être remplacés par des machines, voire par des intelligences artificielles, les fameuses IA.

Les métiers évoluent. Les tâches sont exécutées de plus en plus rapidement grâce à de multiples outils numériques.

Les organisations du travail changent aussi. Avec la quantité toujours croissante d’informations à trouver, à manipuler, à restituer, l’organisation verticale, bien rigide, devient horizontale, voire matricielle.

Le responsable hiérarchique existe toujours ; Ses responsabilités sont étendues à d’autres salariés, d’autres services, et à des prestataires extérieurs, pour la durée d’un projet.

Ses propres ressources humaines sont, de même, utilisées par d’autres managers pour d’autres projets.

La durée de vie des compétences diminue fortement, au point que celles-ci deviennent obsolètes très rapidement.

Contre la perte de compétences

Contre la perte de compétences, les entreprises ont le choix entre former son personnel ou chercher les compétences à l’extérieur de l’entreprise.

La formation

Former son personnel commence pour le chef d’entreprise par se former soi-même.

Les règlements, le marché, la législation changent. L’entreprise doit s’adapter. Par conséquent, le chef d’entreprise, en premier, doit acquérir de nouvelles connaissances.

Former son personnel permet de conserver un haut niveau de compétences à l’intérieur de l’entreprise.

Les personnels sont d’ailleurs toujours partants pour éviter de stagner et pour être à jour dans leurs connaissances.

Les compétences externes

Malgré la formation interne, il arrive que la durée des formations ou la complexité des savoirs à acquérir décourage ou empêche la formation en interne.

C’est là que le chef d’entreprise va faire appel à des compétences extérieures.

Les contrats de travail courts permettent d’effectuer un travail avec un investissement minimum, sous réserve d’un niveau de compétences suffisant chez l’intérimaire et le salarié en CDD.

Même constat pour les contrats de sous-traitance où de partenariat entre client et fournisseur.

Pour pérenniser sa relation client, le fournisseur devra être, lui aussi, à jour et proposer des compétences à son client.

Le suivi d’informations

Troisième volet pour entretenir ses compétences, suivre l’actualité générale et surtout de son métier.

Être bien informé, c’est être en capacité de prévoir et d’anticiper, rôle primordial du chef d’entreprise pour la survie de son activité.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Les démarches pour embaucher pour la première fois


Embaucher pour la première fois

Premier recrutement première embaucheVotre activité marche à fond. Les commandes s’accumulent.

Vous souhaitez vous consacrer à ce que vous faites le mieux et souhaiter déléguer une partie de votre travail, souvent la partie administrative.

Vous avez pensé à l’intérim et tout s’est bien passé, sauf que ça commence à vous coûter cher.

Alors vous envisagez sérieusement d’embaucher, en CDD ou directement en CDI.

Voici les démarches à effectuer :

La déclaration préalable à l’embauche ou DPAE

L’article L.1221-10 du Code du travail oblige l’employeur à déclarer toute intention d’embauche.
Les stagiaires en sont exclus.

La déclaration est à transmettre à l’URSSAF du l’établissement duquel dépend le salarié, ou à la MSA pour les salariés agricoles.

La DPAE se fait uniquement par Internet sur le site www.net-entreprises.fr.

Cette déclaration se fait au moins 8 jours avant l’embauche, c’est-à-dire avant le premier jour de travail du salarié.

Cas particuliers : TESE et CESU

Le TESE ou titre emploi service, et le CESU ou Chèque emploi service universel, permettent d’effectuer les formalités d’embauche.

Lorsqu’il s’agit d’une première embauche, l’employeur doit aussi en informer l’Inspection du travail par lettre recommandée avec AR, avant l’embauche.

Le Registre unique du personnel

Lors de l’arrivée d’un premier salarié, l’employeur doit mettre en place un Registre Unique du Personnel, sauf pour les employeurs particuliers et ceux qui utilisent les titres simplifiés, TESE, CESU…

Si une période d’essai est prévue, l’inscription du salarié dans le RUP a lieu le premier jour qui suit la fin de la période d’essai, quand le salarié reste.

Informations au salarié

Le contrat de travail doit être remis, par écrit, au salarié, dans les 2 jours de son arrivée.

Bien que cela soit facultatif pour un CDI, sauf application de la convention collective, il est souhaitable que le salarié reçoive une copie de son contrat de travail.

Le salarié doit également recevoir des informations de son employeur sur :

  • La convention collective et règlement intérieur, ainsi que toute autre information qui s’applique à l’entreprise
  • La prévoyance sous forme d’une notice d’information
  • Ses droits en termes d’entretiens individuels
  • La mutuelle et la retraite complémentaire auxquelles le salarié est affilié, par l’intermédiaire de son employeur

Autres démarches

Il faut donc ajouter les deux affiliations à une mutuelle et à une caisse de retraite complémentaire dans les démarches de l’employeur dès la première embauche.

La visite médicale du salarié est devenue optionnelle sauf si l’exercice du métier l’exige, par exemple pour les postes à risques ou qui demandent une aptitude physique particulière.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Les étapes du recrutement côté entrepreneur
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Détecteurs de fumée : Les obligations de la loi 2010-238

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BYOD ou AVEC : Définition et limites
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Récapitulatif 18 Emploi
Récapitulatif 18 Juridique

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Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin


Pas le temps, comment dire non ?

Vue côté manager

inaptitudeUn des rôles du manager est de répartir les tâches à mener entre ses collaborateurs, selon leurs compétences.

C’est une règle à avoir en tête lors d’un recrutement. Une entreprise embauche un candidat parce qu’il est à même d’exécuter les tâches qui lui seront confiées.

Un bon responsable est celui, ou celle, qui va s’entourer de personnes parmi lesquelles il trouvera toujours les compétences qu’il recherche pour déléguer une tâche.

Seulement voilà ! Pour des nombreuses raisons, plus ou moins rationnelles, le chef a tendance à confier beaucoup de tâches aux plus compétents et moins aux autres.

Parfois même, il est obligé de mener seul certaines tâches car personne d’autre, dans son équipe, ne peut le faire à sa place.

Vue côté collaborateur (trice)

Il arrive, du côté du collaborateur, que ce dernier soit submergé de tâches à accomplir qui s’accumulent sans qu’il en voit la fin.

Soit il accepte tout ce qui lui est demandé car il est très compétent, soit il n’en peut plus, frise le burn-out, ou, au contraire, il sent qu’il ne réussira pas à parvenir au résultat attendu par son chef.

Simuler = rejet

Pour celles et ceux qui n’ont pas envie de faire le travail demandé ou qui ne se sentent pas à la hauteur ou qui pensent être dans incapacité d’atteindre le résultat dans le délai demandé, ils arrivent de simuler.

Cette simulation se traduit par une apparence de surmenage, qui est peut-être réel malheureusement. Idem pour la maladie.

Certains sont des spécialistes dans le défilement et attendent que le chef choisisse une autre collaborateur, et peuvent même aller jusqu’à faire l’éloge d’un collègue pour de dégager de la délégation.

D’autres vont plus loin et comment à répondre au manager qu’ils n’ont pas les aptitudes ou les connaissances nécessaires pour exécuter la tâche demandée.

Attention, cependant : Le chef peut se rendre compte qu’il s’agit d’une simulation et alors des sanctions sont à craindre.

Il est aussi possible que le collaborateur passe pour un incompétent et risque de se voir fermer toute possibilité de promotion. Il peut même craindre un licenciement pour incompétence, motif de licenciement souvent utilisé dans les entreprises.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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A savoir pour manager la génération Y
Déléguer au travail : Entre craintes et promotions
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Déléguer au travail : Entre craintes et promotions


Délégation au travail, craintes et promotions

déléguer au travailLorsqu’un manager délègue une partie de son pouvoir, il craint de le perdre complètement.
C’est surtout le cas pour les managers peu habitués à déléguer ou/et ceux qui pensent que le travail serait mieux fait, s’ils le faisaient eux-mêmes.

Le choix de la personne à qui le manager va déléguer une partie de ses responsabilités est suffisamment important pour le manager autant que pour le collaborateur.

Si le premier craint pour son poste, pour le maintien de ses compétences, ou de ne pas être à la hauteur pour superviser la délégation, le second craint aussi que la délégation lui fasse négliger ses autres tâches ou d’être en dessous des attentes de son chef.

Un collaborateur efficient sera toujours repéré

Lorsqu’un collaborateur effectue son travail correctement, qu’il atteint toujours ses objectifs, voire les dépasse, qu’il démontre son savoir-faire au profit de l’entreprise qui l’emploie, il sera une personne à qui il faudrait déléguer.

D’abord pour promouvoir quelqu’un de compétent et éviter de le (la) voir quitter l’entreprise qui ne répondrait pas à ses ambitions.

Et aussi, parce que le responsable supérieur au manager qui a délégué, sera tenté de promouvoir le collaborateur à un poste équivalent ou même, avec le temps, au-dessus de son ancien chef.

Mieux vaut, pour le manager, de recommander une promotion pour un (e) collaborateur (trice) plutôt que de le (la) brider et de se voir contourné.
Néanmoins, le risque de perdre son emploi existe, tant pour le déléguant que pour le délégué.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Surmenage au travail : Comment s’organiser pour déléguer
Management, Déléguer : Rectifier, sanctionner
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Manager : Augmentation, Prime, Promotion, 4 astuces pour dire Non
Être manager de nos jours : Entre sa hiérarchie et ses collaborateurs
Définition de l’effectivité et définition de l’efficience

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Management, Déléguer : Rectifier, sanctionner, féliciter


Déléguer implique de rectifier, sanctionner, féliciter

féliciter et sanctionnerLe manager, qui a délégué une partie de son travail, se doit d’informer son collaborateur de son avis sur le travail de celui-ci.

L’avantage d’avoir délégué est la capacité de recul que le collaborateur n’a pas toujours.
Le manager peut mettre les actions dans le cadre, ce qu’on appelle « recadrer ».

Le responsable hiérarchique peut sanctionner, en faisant la part entre la responsabilité de la personne à qui il a fait confiance pour la délégation et lui-même.
Si un collaborateur a pris trop ou pas assez d’initiatives à l’intérieur du cadre, est-ce de l’incompétence ou un cadre donnée trop contraignant ?

C’est au manager de rectifier le cadre, si besoin, et de sanctionner ou de féliciter son collaborateur pour le travail effectué.

Féliciter son collaborateur permet de lui confirmer la confiance que le manager a en lui ou lui redonner confiance dans les moments de doute.

Sanctions ou avis défavorable, remontrances vont de pair avec félicitations, encouragements et conseils.
Les uns comme les autres sont à utiliser avec parcimonie pour garder la stabilité de la relation avec la personne à qui le manager a délégué.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Critères de jugement du personnel
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Surmenage au travail, comment s’organiser pour déléguer


Il est temps de déléguer !

impossible de déléguer

là : impossible de déléguer

Que signifie déléguer ?

Déléguer, c’est demander à un (e) subordonné (e) d’effectuer une tâche ou une série de tâches, appelée mission ou projet, qui se trouve dans son propre périmètre de responsabilité.

Cela implique de confier une partie de ses responsabilités pour la bonne exécution de la tâche déléguée. En tant que responsable hiérarchique, la responsabilité finale vis-à-vis de sa propre hiérarchie, voire de ses actionnaires, reste. Celle qui est déléguée, c’est celle de l’exécution de la mission.

Cela suppose que le responsable va confier à son collaborateur aussi la responsabilité de cette mission, en lui fournissant un pouvoir de décision à l’intérieur du périmètre de la mission.

Le cadre de la délégation

Le manager donne à son collaborateur les moyens de la mission déléguée. Un cadre doit lui être donné pour son projet :

  • Objectif (s) à atteindre
  • Documents ou résultats à produire, appelés aussi « délivrables »
  • Budget
  • Durée ou date de fin

Contrôle et supervision de la délégation

Il est exclu que le manager se frotte les mains pour s’être débarrasser d’une tâche ingrate ou trop chronophage, sans qu’il contrôle que la tâche soit bien exécutée.

D’un côté, il doit accepter de ne pas être « ;sur le dos » du collaborateur et donc lui laisser la bride sur le cou. D’un autre côté, il doit éviter que son collaborateur assume cette délégation en étant loin du cadre fixé.

C’est pourquoi, il est indispensable qu’un contrôle se fasse sur

  • Les actions menées,
  • Les dépenses effectuées,
  • Les résultats intermédiaires,
  • Le planning
  • Les difficultés rencontrées et les solutions mises en œuvre

En fonction de l’ampleur de la mission, le superviseur reçoit de la part de son collaborateur des comptes-rendus d’activités, écrits et oraux et le rencontre pour se tenir informer de l’avancement du projet.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Déléguer ET contrôler, sinon gare aux

Je délègue à bon escient
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Déléguer ET contrôler, sinon gare aux conséquences !


Déléguer ne signifie pas perte de la responsabilité

Le manager qui délègue reste responsable des personnes qu’ils encadrent, donc des personnes à qui il a délégué certaines de ses responsabilités.

Le manager doit contrôler que la confiance dans les personnes à qui il délègue est justifiée et que les compétences, les actions déléguées soient menées correctement dans le cadre des moyens mis à la disposition de la personne qui a reçu la délégation.

Déléguer l'arrosage

Déléguer l’arrosage sans contrôler

Déléguer consiste donc à trouver une personne qui accepte la délégation, qui a les compétences et les moyens nécessaires et qui soit efficace. Elle doit aussi effectuer des comptes-rendus sur des activités au manager. C’est un acte majeur du manager.

C’est aussi le rôle du manager de contrôler que les comptes-rendus reflètent bien la réalité des faits. Un compte-rendu mal fait, incompréhensible, faux ou arrangé, pour lequel les informations recueillies auprès d’autres personnes ou de preuves matérielles contredisant le rapport, met en cause la responsabilité du manager.

L’absence de contrôle est risquée

Pas seulement juridiquement : L’existence de l’entreprise peut être mise en jeu.

Ce fut le cas pour cette entreprise de service informatique spécialisée dans les réseaux informatiques et téléphoniques.

Son chef d’entreprise l’a créée, suite à un licenciement qui lui avait laissé une somme d’argent qu’il a investi dans sa propre entreprise.

Les affaires ont marché rapidement, à tel point qu’il a embauché. En peu de mois, il a recruté des techniciens, des administratifs, des commerciaux.

L’entreprise marchait tellement bien qu’elle a fait des envieux : son propre directeur commercial et le directeur administratif et financier ont eu l’idée, l’un d’accorder des délais de paiement aux clients, donc de retarder les entrées de trésorerie, l’autre de solliciter les clients et prospects de passer des commandes, tout en poussant les techniciens à faire des heures supplémentaires pour répondre à la demande.

En très peu de temps, la trésorerie s’est trouvée à sec, les dettes se sont accumulées, des techniciens ont déposés plainte auprès des Prud’hommes pour se faire payer.

Résultats : dépôt de bilan, rachat par la concurrence et non pas par les envieux, ruine personnelle de l’entrepreneur pour rembourser ses dettes et une dépression qui a gâché sa santé et mit son couple en péril. Tout cela à cause d’une absence d’un contrôle suffisant.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Déléguer : Pourquoi faire ? ou Neuf fausses bonnes raisons pour ne pas déléguer
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Pause cigarette encadrée

Caractéristiques typiques de styles d’organisation et de management
Principaux éléments des structures d’une organisation
Les rôles du manager Que fait un manager

Autres Management et Organisation :

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Management participatif : comment ça marche, points forts, points faibles


Caractéristiques du management participatif : ses points forts et ses points faibles

management_participatif_mixiteDans le management participatif, le manager va assumer son rôle de décideur, tout en restant conscient qu’il a des lacunes dans ses connaissances

Par définition, personne ne dispose d’une compétence telle que l’on peut se passer de l’avis des autres.


La recherche d’informations

Le manager participatif consulte, s’informe. Il le fait auprès de toutes les sources d’information possibles. L’une d’elle est à la portée de sa main : sa, son ou ses collaborateurs

Premier effet positif : Gain de temps

De pouvoir solliciter ses collaborateurs sur un sujet qu’ils connaissent, voire qu’ils maîtrisent, permet de gagner du temps en ayant un avis compétent et intéressé des collaborateurs.

Le manager aura fait acte de délégation, pour la partie recherche d’informations, ce qui, une fois encore, est un gain de temps pour lui.

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Deuxième effet positif : La montée en puissance du collaborateur

Si le (la) collaborateur (trice) ne possède pas les informations recherchées au moment où le manager les demande, il (elle) va s’y mettre, acquérir ainsi des connaissances et ainsi progresser.

Troisième effet positif : Amélioration des images réciproques

Quand un manager trouve des connaissances, des compétences chez un collaborateur, l’image que donne ce dernier est bonne. Lorsque le collaborateur présente des informations qu’il est parvenu à trouver et les présente clairement, en détail ou d’une manière synthétique selon la demande du manager, son image grandit aussi.

De l’autre côté, le collaborateur apprécie d’être sollicité et d’avoir la possibilité de montrer son savoir-faire, ce qui renforce la bonne image qu’il a de son manager.


La décision et l’action

Une fois que toutes les informations nécessaires sont mises à sa disposition, le manager prend sa décision, lui et lui seul ou en participation avec sa propre hiérarchie.

Dans le management participatif, et dans d’autres formes de management, le manager informe son (sa) (ses) collaborateur (trice) (s) (trices) de la décision qu’il a prise.

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Premier effet positif : Pas de surprise à l’annonce de la décision

Les collaborateurs, ayant été consultés préalablement à la prise de décision, sont déjà au courant, puisqu’ils y ont contribué par l’apport d’informations. Pas d’effet de surprise, sauf, peut-être si radio moquette ou radio machine à café a mal fonctionné, pour les autres collaborateurs.

L’effet de surprise est aussi atténué si la décision prise s’avère différente de celle attendue

Le gain de temps tient aussi dans le fait que l’annonce de la décision est courte, puisque tout le monde sait de quoi il s’agit.

Deuxième effet positif : L’action qui suit la décision s’engage rapidement

Le management participatif permet de lancer l’action qui suit la décision sans perte de temps.

Le manager sait déjà qui va mener l’action : sa ressource va être la personne qui l’a aidé à prendre sa décision, dans la plupart des cas.

Le (la) collaborateur (trice) sollicitée dans la recherche d’informations dispose donc des informations nécessaires pour mener l’action. Elle aussi va gagner ainsi du temps.


plus et moins


Les côtés négatifs du management participatif

Premier écueil possible : La grosse tête du collaborateur

De savoir que son manager le (la) consulte, peut laisser penser au (à la) collaborateur (trice) que rien ne se décide sans lui (elle).

C’est au manager de bien faire comprendre quel est le rôle de chacun et de faire participer ses collaborateurs au bon moment et non pas en permanence.

Être en mesure de prendre la décision sans en avoir l’autorité peut laisser penser au collaborateur, qu’il pourrait être le manager, qu’il pourrait faire mieux que le manager, surtout si la décision prise par le manager est différente de celle qu’il aurait prise.

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Deuxième conséquence potentielle : La frustration et/ou la rancoeur

La frustration du collaborateur peut se transformer en guerre larvée entre le (la) collaborateur (trice) et son manager. L’ambiance au sein du service peut se dégrader. Les personnes non sollicitées vont se mettre à jalouser « les chouchous du chef ».

Au manager de faire en sorte que tous ses collaborateurs soient sollicités dans le management participatif, en fonction des sujets à traiter et de la connaissance qu’il a des compétences et connaissances de ses collaborateurs.

Dans la répartition des tâches suite à la décision du manager, la rancoeur d’un collaborateur envers un autre peut se présenter, surtout lorsque la décision prise avec la collaboration d’une personne implique qu’une autre personne va s’attacher à mener l’action qui suit la décision.
D’une part, la personne qui a participé aurait peut-être aimé être choisie pour l’action, de l’autre celle qui doit mener l’action aurait peut-être aimé s’en passer surtout lorsqu’elle sait que la décision est la suite de l’apport d’informations par un (e) collègue qu’elle n’apprécie pas.

Troisième point à surveiller : L’image du manager

Le manager peut se prendre au jeu au point que certains n’hésitent pas à le critiquer sur son manque de charisme, ce qui n’a aucun rapport.

Selon le cas, l’image du manager peut aussi se dégrader auprès de collaborateur, moins performant et qui rechigne à montrer incompétence ou lacune.

Quatrième effet négatif : La perte de compétences du manager

Le manager peut se trouver démuni en cas d’absence ou de perte d’un collaborateur, surtout si celui-ci (celle-ci) est la personne qu’il faisait participer.

Sa propre hiérarchie s’attend à trouver en lui des compétences, qui, de fait, se trouvent chez les collaborateurs et non pas chez le manager.

C’est ce qu’on appelle aussi : atteindre son degré d’incompétence.

De là à dire que, plus le manager est haut dans la hiérarchie et plus il est incompétent…

Heureusement, chaque poste demande des compétences différentes et celle de faire participer ses collaborateurs en est une, n’est-ce pas ?

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en avoir plus :


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Points forts points faibles : les connaître, pourquoi ?
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Déléguer : Pourquoi faire ? ou Neuf fausses bonnes raisons pour ne pas déléguer


Déléguer : Pourquoi faire ? ou Neuf fausses bonnes raisons pour ne pas déléguer

déléguerVous êtes un manager, un chef d’équipe.

Vous êtes donc entre le marteau, votre hiérarchie, et l’enclume, votre équipe.

Vous avez un rôle de courroie de transmission des ordres de votre hiérarchie à qui vous avez des comptes à rendre. Pour cela, vous vous appuyez sur votre équipe.

Là commence le problème car cela signifie que vous allez devoir déléguer des tâches d’exécution pour vous concentrer sur des tâches de contrôle et des tâches que vous êtes le seul à pouvoir exécuter.

Si vous ne savez pas faire la distinction entre ces deux types de tâches, vous allez vous retrouver rapidement débordé.

Voici un florilège de fausses bonnes raisons pour ne pas déléguer et perdre votre crédibilité aux yeux de votre hiérarchie.

  1. Mon équipe est incapable d’effectuer cette tâche à ma place
  2. Mon équipe contient de jeunes loups aux dents longues qui ne rêvent que de prendre ma place
  3. Mon emploi du temps n’est pas si chargé que cela
  4. Personne dans mon équipe ne souhaite exécuter la tâche que je veux déléguer
  5. Cette tâche est trop valorisante pour la laisser à mon équipe
  6. L’ambiance entre mon équipe et moi n’est pas au beau fixe
  7. La situation actuelle me satisfait comme elle est
  8. Si je délègue, je vais perdre du temps au lieu d’en gagner
  9. Pas question de favoriser plus un de mes collaborateurs qu’un autre

Si vous trouvez ou avez d’autres bonnes mauvaises raisons, contactez-moi: phgarin@gmail.com

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


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Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été menées
Les différentes sources du pouvoir
Comment est-on un mauvais manager

Pour être un manager performant
Piloter, c’est …
Pratiquez-vous le management participatif ? Sondage

Autres Management et Organisation :

Récapitulatif 1-2 Management
Récapitulatif 2-2 Management
Récapitulatif 5 Management
Récapitulatif 6 Management

Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 2 Organisation
Récapitulatif 6 Organisation

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Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été menées


Comment s’assurer que toutes les tâches prévues ont bien été exécutées

loin des yeuxLe principe « Loin des yeux, loin du cœur » s’applique au travail prévu et qui a été réalisé ou par encore réalisé.

Parmi la liste, non exhaustive, de moyens pour conserver la liste des tâches prévues à portée de vue, choisissez celui ou ceux qui vous correspond (ent) le mieux :

  • Mettre vos documents dans une pochette transparente
  • Tableau et punaises de couleur, pour afficher vos notes
  • Tableau magnétique
  • Classeurs verticaux
  • Classeurs avec mécanique pour documents perforés
  • Trombones de couleur
  • Services d’un collaborateur à qui vous confiez toujours le même type de tâches
  • Partage de tâches liées entre elles entre plusieurs collaborateurs qui vont travailler successivement ou parallèlement
  • Contrôle du travail délégué
  • Copie du travail confié dans un porte-documents ou un classeur
  • Fixer des échéances pour avoir un retour planifié sur l’avancement des travaux confiés
  • Une planchette avec une pointe vers le haut pour « épingler » les fiches des travaux exécutés
  • Numéroter les comptes-rendus d’activités et rayer, biffer, le titre de la tâche, préalablement écrit dans une liste du jour (to-do-list, en anglais)

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Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé
Encombrement de la table de bureau
Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu

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Le matin, dessinez une carte des actions à mener
Période d’essai : Les débuts comme chef de service

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Récapitulatif 2 Organisation

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Comment reconnaître mon propre comportement de fuite au travail


22 signes pour reconnaître mon propre comportement de fuite au travail

comportement de fuite au travailQui n’a jamais repoussé jusqu’au dernier moment l’exécution d’une tâche sous le prétexte qu’il y a d’autres urgences à mener ou qui n’a jamais tenté de passer la main et laisser faire un autre pour ne pas avoir à le faire soi-même ?

Quand ça marche, quel plaisir de se dire que le travail s’est fait de lui-même !

Un tel comportement montre simplement que vous faites votre travail dans le stress, sous la pression du temps, avec le risque de faire des erreurs ; bref que vous avez un mauvais sentiment malgré le plaisir immédiat initial.

Quelles sont les tâches que vous devriez avoir terminées ou avoir commencées depuis longtemps ?

Pour quelles raisons ne vous y êtes pas encore mis ?

Ces questions sont désagréables car le travail à effectuer l’est pour vous

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Dans la liste suivante, notez les comportements que vous pratiquez :

Je commence par

  1. Ranger mon bureau
  2. Fumer une cigarette (cigare, pipe), pour les fumeurs
  3. Boire une tasse de café (thé, un verre d’eau, etc.)
     
  4. Exécuter une autre tâche en retard
  5. Faire un tour dans les couloirs ou dans les bureaux sans but précis
  6. Exécuter un travail routinier
     
  7. Lire un journal (magazine, etc.), parce ce que être informé est important dans mon travail
  8. Revenir sur un travail déjà exécuté, au cas où il resterait une erreur
  9. Essayer de déléguer une tâche à un autre
     
  10. Engager une conversation avec un collaborateur, un chef, un client, un ami, la famille etc.
  11. Repousser le travail pour dégager du temps libre
  12. Mener à bien une action à titre privé
     
  13. Demander encore plus d’informations que celles que je dispose déjà
  14. Visiter un contact important (client, vendeur, etc.)
  15. Téléphoner à ceux que je n’ai pu avoir une fois précédente, peut-être arriverais-je enfin à leur parler
     
  16. Me déplacer, voyager
  17. Prendre des congés
  18. Remarquer que je n’ai plus assez de temps disponible pour exécuter le travail
     
  19. Constater que le collaborateur qu’il faut pour le travail précédent est absent
  20. Demander s’il n’y a pas d’autres tâches plus urgentes
  21. Me dire que le système informatique ne fonctionne pas comme il le faudrait
  22. Me dire que je ne suis pas la bonne personne pour exécuter la tâche

Vous êtes-vous reconnu ?

Qu’allez-vous faire maintenant ?

Qu’est-ce qui peut vous aider à changer ces habitudes ou tentatives de fuite dans le travail qui vous génèrent du stress et des risques d’erreur ?

Dressez une liste des mesures à prendre et mettez en pratique celle qui est la plus appropriée au moment où vous remarquer l’un des comportements de la liste à votre travail.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :


En complément :

Analyse de mes habitudes de travail
Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions
Quelles sont les pauses raisonnables qui m’aident dans mon travail

Conseils pour l’utilisation du téléphone fixe au travail
Les événements susceptibles de faire augmenter le stress durant une urgence
Stress technologique : comment le maîtriser

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Encombrement de la table de bureau


Encombrement de la table de bureau

table et chaise dans le désertVotre bureau est encombré ?
Vous vous cachez derrière vos piles de dossiers ?

Vous mettez un temps fou à retrouver ce fichu document que vous êtes sûr(e) d’avoir mis sur la pile ou… plutôt sur celle-ci ou…celle-là…
Bref !

Votre table de bureau est encombrée.

Voici quelques conseils pour améliorer votre situation :

  • Rangez chaque soir votre table de bureau
  • Confiez les travaux de classement à votre secrétaire, sinon classez-les au fur et à mesure : dossiers suspendus, chemises avec le nom du sujet écrit dessus, tiroirs vous seront utiles.
    Utilisez des couleurs différentes selon les sujets ou l’importance du traitement des sujets
  • Ne gardez que le strict nécessaire, jeter le reste à la corbeille
  • Ne laissez personne mettre un dossier sur votre bureau sans l’avoir demander auparavant
  • Déléguez davantage
  • Contrôlez les résultats et laissez à vos subordonnés le soin d’exécuter.
    Vous gagnez ainsi aussi du temps
  • Avant une longue absence, désignez votre (vos) remplaçant (e)(s).
  • Laissez des papiers transiter par d’autres bureaux que le vôtre.
    Pas tout pour vous
  • N’encombrer pas votre bureau avec des objets dont vous ne vous servez pas journellement.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Quels sont les différents procédés de rangement
Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu
Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé

Durée d’archivage des documents
Aménager son bureau : Pas si simple
Rangement et tri

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Je confie les tâches à bon escient


Je confie les tâches à bon escient

confier la barre

je te confie la barre

  1. Je planifie la délégation des tâches : qui doit faire quoi, où, comment, pourquoi, jusqu’à quand, avec qui ?
    Principe : formulation aussi simple que possible ; les dépenses engagées ne doivent correspondre qu’au strict nécessaire
     
  2. Je confie la tâche :
    • Motiver le collaborateur
    • Donner les informations nécessaires (qui, quoi, où, comment, pourquoi, jusqu’à quand, avec qui)
    • Garantir une bonne coordination avec les autres services
    • Quels sont les moyens techniques, humains et financiers que je dois mettre en oeuvre ? Que faut-il éviter ?

     

  3. Nous convenons ensemble de la date finale d’échéance et des délais intermédiaires (à noter dans l’agenda)
     
  4. Je demande au délégataire de tout noter et j’exige un feed-back
     
  5. Je contrôle les résultats

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

J’abrège mes entretiens
Je délègue à bon escient
Je contrôle à bon escient

Avant d’entreprendre un travail, je me demande
Analyse préalable de l’activité de décision
Déléguer ET contrôler, sinon gare aux conséquences !

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Avant d’entreprendre un travail, je me demande


Avant d’entreprendre un travail, je me demande

je me demande

1.     Est-ce que cette activité est nécessaire ?

  • Si c’est non : renoncer
  • Si c’est oui : passer au point 2

2.     Dois-je la faire moi-même ?

  • Si c’est non, donner l’ordre ou le déléguer
  • Si c’est oui : passer au point 3

3.     Dois-je la faire maintenant, ou, est-il préférable que je fasse avant quelque chose de plus important ?

  • Je fais les choses importantes avant les choses urgentes !

4.     Mes conditions de travail sont-elles optimales ?

  • Je tire le meilleur profit des méthodes, des techniques et des outils de travail à ma disposition

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Une bonne méthode de conduite de réunion
J’abrège mes entretiens
Je délègue à bon escient

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Je contrôle à bon escient
Compréhension dans la communication

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