Proposition, Mémoire, Solution : Comment les présenter ?


Savoir présenter une proposition

proposition de loi 2223Dans sa vie professionnelle, nous sommes amené à devoir présenter une solution, une proposition, un mémoire.
Cela arrive durant les études devant un jury, dans son entreprise devant son chef ou le Comité de direction, devant une assemblée lors d’un colloque, etc. Les circonstances sont multiples.

Devant la page blanche, ou devant son écran, les idées sont absentes ou se bousculent. Pourtant, il faut les mettre dans un certain ordre pour parvenir à se faire comprendre et à convaincre pour obtenir un diplôme, un budget, l’adhésion à la mise en oeuvre de sa proposition.

Un plan simple

Rien ne vaut la simplicité dans le plan du document que l’on va remettre :

    1. Constat, description de l’existant
    2. Expression de la problématique
    3. Proposition de solutions et perspectives

1. Le constat

Reprise des éléments vécus, constatés, lus et les témoignages recueillis. Ce sont des faits sans prise de position, uniquement un rappel de ce qui est.

On peut y mettre aussi les références à des études effectuées par d’autres, pour autant qu’il s’agisse de constat. Il faut que le constat soit le plus neutre possible et que tout soit incontestable et illustré par des faits vérifiables.

C’est la partie la plus compliquée car on a tendance naturellement à empiéter sur les deux autres parties du plan. Si cela arrive, il suffit de faire le tri et de déplacer, vers l’une ou l’autre des deux autres parties, les phrases lors de la relecture finale ou durant la rédaction.

2. L’expression de la problématique

Une problématique s’exprime par la phrase suivante :

« Comment faire pour …. alors que …. ? »

Par exemple,
 » Comment faire pour bien accueillir un nouvel arrivant et pour qu’il réussisse son intégration alors que la procédure d’accueil se limite à un tour des locaux par le chef direct et par quelques documents à remplir fournis par le service RH comme l’adhésion à une mutuelle (en France du moins) et à la remise de la liste des téléphones internes, et alors qu‘aucune procédure d’intégration n’existe dans l’organisation ?  »

Ensuite, il faut détailler, c’est-à-dire donner son point de vue, agrémenté de citations et d’arguments en faveur de sa vision.

3. Les propositions de solutions et perspectives

Là, la question à laquelle il faut répondre est :

« Si j’avais tout pouvoir de décision ou de proposition au sein de l’organisation, je ferais quoi ? »

Il s’agit de lister les mesures à prendre, les actions à mener, les moyens financiers et humains et le calendrier de ces actions.

C’est alors une question d’imagination, de cogitations, de réflexions et de cohérence.

La partie « perspectives » est une sorte de lettre d’intention puisque, aujourd’hui, tout est encore théorique et la décision est encore à prendre.
Par contre, il est possible de montrer le degré d’acceptation des propositions auprès d’un échantillon de la population concernée par la proposition, la solution, les résultats du mémoire.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Constat auto amiable sur votre smartphone à partir du 1er décembre 2014


Le formulaire de constat amiable automobile

du constat au e-constatTout le monde devrait en avoir un dans sa voiture, au même titre que la vignette verte de son assurance.

Depuis le 1er décembre 2014, ceux qui n’en ont pas pourront effectuer la déclaration d’accident ou constat amiable automobile à son assureur directement à partir de son smartphone, grâce à l’application e-constat auto.

Cette application a été mise au point et présentée par les fédérations françaises d’assurances, FFSA et GEMA.

L’application a reçu le feu-vert de la CNIL et les données personnelles sont protégées.

Le constat électronique peut être pré-rempli avec vos données personnelles et celles de votre véhicule.

Le dessin qui accompagne la description du sinistre utilise l’écran tactile et la géolocalisation du smartphone

Les avantages

L’avantage principal reste la simplification et le traitement plus rapide du sinistre.

Une application similaire est déjà en oeuvre au Pays-Bas, où 5% des constats sont établis via le smartphone.

Si le constat amiable sur papier reste majoritaire, le e-constat permet aux assureurs français des économies d’échelle sur le papier et sur le traitement.

Moins d’ambiguïté sur l’état de la route, la position des véhicules et des dégâts puisqu’il est possible de joindre au dossier les photos prises par le smartphone.

À la fin de la déclaration, un SMS est envoyé pour confirmer la réception par l’assureur

Restez prudent sur la route !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Changement : Dix conseils pratiques pour en gérer la conduite


Dix conseils pratiques pour gérer la conduite du changement

Un changement dans une organisation, un système d’information, une structure est source de désagrément pour ceux qui y sont soumis.

La gestion du changement consiste essentiellement à faire accepter par les personnes concernées les modifications dans leur travail, les changements induits par la nouveauté.

Quoi faire et comment faire pour augmenter les chances de succès lors d’un changement important ?

Premier conseil : Trouver les pilotes

Un pilote n’est pas forcément un responsable dans une hiérarchie, c’est surtout celui ou celle que les autres écoutent, dont l’opinion est importante.

Convaincre, même une seule personne de ce type à être partie prenante dans le projet de changement, peut amener d’autres à suivre le mouvement.

Deuxième conseil : Impliquer les pilotes

dans la recherche d’autres personnes qui, à leur tour, vont adhérer au changement.

Le but est qu’elles parviennent à convaincre le reste de la population concernée par le changement. Ces personnes sont souvent appelées utilisateurs-clés ou key users dans un projet informatique.

Troisième conseil : Expliquer le pourquoi du changement

En effet, s’il y a un changement, c’est parce que les avantages attendus sont plus importants que les inconvénients qu’il apporte.

Il faut expliquer que les pratiques en place jusqu’ici ont fait leurs preuves et que le changement est indispensable pour aller de l’avant, pour aller encore plus loin dans l’efficacité, le rendement, la richesse intellectuelle, etc.

Quatrième conseil : Mettre les choses au point

Certains processus en cours sont considérés comme insuffisants.

Le système en place, informatique ou organisationnel, a des lacunes, des points faibles.

La mise en place d’un changement est la remise en cause des processus qui marchent et de ceux qui ne marchent pas. Cela doit être dit clairement

Cinquième conseil : Prouver par l’exemple, la démonstration

que les bénéfices sont apportés directement à chacun, et pas seulement à l’entreprise ou à l’organisme.

Ce peut être un confort dans l’exercice de ses fonctions, une formation qualifiante, du temps gagné sur des tâches non valorisantes, une meilleure visibilité sur les affaires à traiter à court terme, etc.

Sixième conseil : Rendre le changement incontournable

Lorsqu’un changement important est mis en place, il n’est plus possible de faire marche arrière.

Du moins, pour faire accepter le changement, les personnes touchées doivent comprendre qu’elles n’ont pas le choix.

C’est l’adhésion au changement ou la séparation.

C’est un processus de pensée qui doit être suffisamment clair dans l’esprit de chacun, sans avoir été obligé de l’exprimer à haute voix.
Chacun doit s’en rendre compte par lui-même.

Septième conseil : Pas de précipitation

Les personnes concernées doivent être à même d’intégrer le fait que le changement inéluctable arrive.

Elles doivent d’abord se faire à l’idée, en prendre conscience dans sa globalité, pour pouvoir y adhérer.

Bousculer les gens par un délai trop court, c’est renforcer la résistance au changement.

Huitième conseil : Pas trop long non plus

A contrario du « trop rapide », il ne s’agit pas de diluer le changement dans le temps.

Celui-ci perdrait de sa force et de son impact.
Les bénéfices attendus doivent venir dans le délai prévu, sinon le changement n’a pas lieu d’être.

Pour démontrer que le changement apporte des plus, il faut pouvoir les constater rapidement.

Neuvième conseil : Ne pas en faire trop

Chacun réagit selon sa sensibilité.

Il y a ceux pour qui le changement est indispensable, une sorte de mal impossible à contourner.

Il y a ceux qui s’enthousiasment immédiatement.

Dans tous les cas, dramatiser la situation actuelle pour faire adhérer le changement apporte généralement des désillusions.
C’est une tactique à court terme.

Vanter les mérites du changement en promettant monts et merveilles apporterait aussi des désillusions.

Dixième conseil : Bien définir le périmètre du changement

Mieux vaut plusieurs projets de changement qu’un seul grand projet.

L’approche du changement peut se faire en croissance, en commençant par des changements mineurs qui amènent les personnes concernées au processus d’acceptation d’un changement, jusqu’aux changements les plus importants, qui passeront ainsi plus facilement dans l’esprit de ces mêmes personnes.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Analyse de dysfonctionnements et réduction de coûts cachés en 10 étapes


Analyse de dysfonctionnements et réduction de coûts cachés en 10 étapes

dysfonctionnementMéthode en 10 étapes d’analyse de dysfonctionnements et réduction de coûts cachés

Résoudre un problème consiste à annuler ou à réduire l’écart entre une situation réelle et une situation souhaitée

Dix étapes pour résoudre un problème

ACTIONS

AFFICHAGE

Constat d’un dysfonctionnement

1

Volonté de la réduire

Formulation du problème

2

Orientation de l’action

Définition des critères

3

Cahier des charges

Création des structures

4

Distribution des rôles

Recueil des données

5

« livre blanc »

Recherche et analyse des causes

6

Hiérarchie des priorités

Recherche des solutions possibles

7

Évaluation des coûts

Choix d’une solution

8

Élaboration d’un projet

Mise en œuvre de la solution retenue

9

Tableau de bord de suivi

Mesure des résultats

10

Bilan résultats / objectifs

Une onzième étape serait la généralisation de la solution, quand c’est possible et souhaité

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