Rôle des acteurs majeurs dans un projet

source : Wikimedia

Désigner, nommer une ressource dans un projet, c’est désigner les personnes qui vont travailler dans le projet, c’est-à-dire exécuter les tâches à réaliser pour mener le projet à bien.

La nomination des ressources est une des premières tâches du chef de projet.

Lorsque le projet est important, pour la stratégie de l’entreprise, la Direction créé un Comité de Pilotage.

Le Comité de Pilotage,

composé généralement de la Direction Générale ou/et du PDG, et des Responsables fonctionnels concernés, en plus du Chef de Projet

• définie les limites du projet, c’est-à-dire les objectifs du projet,
• fixe un budget,
• nomme le Chef de projet

A son tour, le Chef de projet,

• découpe le projet en tâches, plus ou moins élémentaires selon l’ampleur du projet
• désigne les ressources matérielles et humaines, nécessaires pour l’exécution des tâches
• estime et calcule la durée des tâches et fixe les points de contrôle et la date de fin du projet

NB : La date de fin du projet peut être l’un des objectifs fixés par le Comité de Pilotage ou Comité de Projet, en anglais Steering Comitee, à moins que des événements extérieurs imposent la date de fin, par exemple, la date de début d’une nouvelle réglementation ou d’une loi.

Souvent, la notion de projet démarre avec la maîtrise d’œuvre.

A partir d’un cahier des charges, le Chef de projet démarre le projet.

Néanmoins, pour les projets importants, la maîtrise d’ouvrage fait souvent partie du projet. C’est la partie en amont du projet ou au début du projet qui permet de définir le besoin et de rédiger le cahier des charges. La maîtrise d’ouvrage est assimilée au donneur d’ordres.

A partir d’une seule analyse de besoins, plusieurs projets peuvent être définis et mis en œuvre, l’un après l’autre ou en parallèle.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Plan compte rendu Comité de projet
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Composition d’une équipe de projet : juniors et seniors

A savoir sur la gestion des ressources pour un chef de projet
Evaluation de projet : L’échelle européenne
Le rôle des ressources internes dans un projet

Autres Informatique :

Récapitulatif 5 Informatique

Estimez la charge de travail, le coût et l’implication à leurs justes valeurs

Une des erreurs très répandues dans la gestion de projet, informatique ou pas, est de sous-estimer la charge de travail et ses implications financières et humaines.

Pour diminuer les coûts liés à un projet, un moyen est souvent utilisé, à savoir de prendre en charge en interne une partie des travaux. L’idée en soi est intéressante. Elle nécessite que les ressources internes soient à même d’exécuter ces tâches et surtout qu’elles soient disponibles et impliquées.

Or, s’il est habituel de disposer des informaticiens dans un projet, il est aussi indispensable d’y impliquer des fonctionnels. Ce travail de projet s’ajoute à leur travail habituel et il y a des conflits d’intérêts. D’un côté assurer le travail au quotidien, qui justifie son poste de travail à plein temps, de l’autre, une surcharge de travail causée par un projet pour l’avenir dont l’utilité, pas toujours bien expliquée ou bien comprise, est parfois incompatible.

Essayez de mettre en place un progiciel de gestion de la relation client (CRM) alors que les commerciaux sont sur la route en quasi permanence et vous comprendrez les difficultés rencontrées par un chef de projet quand il n’a pas d’interlocuteur interne sous la main. Le retard est assuré.

Donc, dès la conception du projet, il vaut mieux prévoir de surdimensionner légèrement les besoin en ressources. Il est préférable de supprimer du temps prévu avec des ressources que d’en rajouter. De même, en ajoutant 20% au budget, un éventuel surcoût pourra être intégré au budget initial.

Il est préférable d’indiquer, lorsque le projet s’est bien déroulé, que vous avez fait des économies et que vous avez réussi à anticiper la date de fin du projet que l’inverse. Rappelez-vous, du retard, il y en aura, la question en est l’ampleur. Néanmoins, par expérience de plus de vingt ans de gestion de projets, je n’ai jamais vu un projet informatique finir par anticipation !

Lorsque, en tant que chef de projet, vous constatez un dérapage, alors agissez tout de suite auprès du Comité de projet, composé des décideurs de l’entreprise pour trouver des solutions, des arbitrages pour mettre à disposition les ressources qui conviennent sans trop déranger le travail au quotidien, et aussi pour prendre des décisions.
Le comité de projet est là pour cela. Et tant pis, si certaines susceptibilités internes sont froissées par votre manque de tact.
Une bonne explication pour rappeler que vous, vous êtes jugé sur le résultat du projet, suffit généralement pour motiver les troupes et pour éliminer les personnes les moins convaincues. Cela peut aussi leur coûter leur place et ils y réfléchiront sérieusement.

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Bien définir son besoin
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Autres informatique :

Récapitulatif 5 Informatique

DSI RSI Mieux communiquer en interne en cinq conseils

DSI RSI Mieux communiquer en interne

Coincé entre les utilisateurs et les informaticiens, le DSI ou RSI a un rôle important de communication

Que faire lorsque les utilisateurs ne disent rien : Est-ce parce qu’ils sont satisfaits ? L’expérience montre que c’est généralement le cas. Ou, est-ce parce qu’ils ont renoncé à faire appel au Service Informatique ? Dans ce cas, tout n’est qu’illusion.

1. Sondage

Pour savoir ce qu’il en est, rien ne vaut un bon vieux sondage, annuel ou avec une autre fréquence régulière. Pas trop longue, pour ne pas lasser le sondé.

De préférence, conçue de telle sorte que les utilisateurs puissent répondre sans bouger de leur poste de travail.

Gare aux surprises Pour que les gens se sentent à l’aise, les réponses peuvent être anonymes. Et pour identifier l’origine des réponses, il est toujours possible de laisser le choix, en fin de questionnaire, de saisir son nom et ses coordonnées ou non.

2. Réunions

Cela n’empêche pas les réunions régulières avec les responsables des autres services, tant pour faire part de l’avancement des tâches informatiques, en particulier, lors de projets, que pour faire un point sur les demandes à traiter, connues et à découvrir.

3. Lieux d’échanges

Autre moyen de communication, la radio moquette ou la machine à café, sans oublier les couloirs, lieux d’échanges où le chef de l’informatique se doit de répondre aux utilisateurs qui l’interpellent ou de demander si tout va bien.

Et si une question demande plus de cinq minutes, de prendre rendez-vous, de manière informelle ou pas, selon les habitudes de la maison.

4. Vocabulaire

Le plus grand danger est le langage employé.

Le directeur ou le responsable des systèmes d’informations a pour obligation d’utiliser le vocabulaire de l’entreprise, celui des utilisateurs, des fonctionnels, et non pas celui des informaticiens, sauf si ce sont eux ses interlocuteurs.

Il suffit d’un seul utilisateur ou responsable hiérarchique pour se forcer à laisser tomber le jargon professionnel informatique durant la conversation.

5. Bulletin d’informations

Pour les grands projets, les changements d’infrastructure, les mises en place importantes aux yeux des utilisateurs, un bulletin d’informations interne est recommandé.

Il ne s’agit pas de baser sa communication interne uniquement sur ce moyen, ou de faire la litanie des retards dans les projets, mais simplement d’informer à intervalles plus ou moins longs, de l’avancement des grandes étapes ou de motiver, de demander ou de remercier pour le soutien apporté ou à apporter.

Il est d’ailleurs fortement conseillé de le diffuser par messagerie interne plutôt que laisser les utilisateurs chercher les informations sur le portail interne de l’entreprise ou d’utiliser radio moquette. « Les deux mon capitaine » est la meilleure solution

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Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
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Les atouts du langage

Le feedback, un moyen de tester la réalité
Plan compte rendu Comité de projet
Motiver un individu, une équipe

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Récapitulatif 5 Communication

Plan compte rendu Comité de projet

Dans une conduite de projet, il y a aussi une partie du travail du Chef de projet qui consiste à établir un rapport d’avancement du projet au Comité de projet, lorsqu’il existe, c’est-à-dire pour les grands projets, ou à sa hiérarchie plus simplement

Le contenu dépend du niveau de détails que le Comité de projet peut absorber. En fait, le focus est à porter sur ce qui s’est passé depuis le dernier rapport et jusqu’au prochain. Ce qui s’est passé avant et ce qui viendra après le prochain rapport seront présentés d’une manière très synthétique.

La fréquence du rapport dépend de l’ampleur du projet, tant en durée que par les domaines fonctionnels couverts par le projet.

Par exemple, un projet qui atteint ou dépasse un an, ou qui concerne toute la comptabilité ou le domaine commercial, nécessite un rapport mensuel.

Voici un canevas possible pour ce rapport.

01.      AMENDEMENT ET APPROBATION DU COMPTE RENDU PRÉCÉDENT

02.      ÉVOLUTION DU CONTEXTE

2.1   Évolution fonctionnelle prévisionnelle

2.2   Évolution de l’architecture technique

NOUVEAUX PROJETS

03       SUIVI DE PROJET

3.1   Vue Synthétique du projet

.Planning des étapes réalisé / prévu

3.2   PRÉSENTATION DE L’AVANCEMENT PAR TÂCHE

3.3   Problèmes rencontres et solutions préconisées

04.      DÉTAIL PAR TÂCHE

DÉTAIL DES TÂCHE

05.      ÉTUDE DES DEMANDES DE RÉALISATIONS COMPLÉMENTAIRES

BUDGET DE MISE EN ŒUVRE

• Réalisation
• Prototypage
• Conduite de projet
• Formations
• Suivi et audit de projet
• Synthèse

06.      ÉTUDE DES FICHES D’INCIDENTS ET D’APPELS HOT-LINE

07.      SUIVI DU PLAN D’ASSURANCE QUALITÉ

08.      CONTRÔLE BUDGÉTAIRE

09.      DIVERS

10.    ANNEXES

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A savoir sur la gestion des ressources pour un chef de projet
Contraintes Priorités et rapports dans la gestion de projets
Organisation de la Gestion de Projet

Questions préliminaires liées au Management de projet
Plan d’un rapport d’audit en entreprise
Méthode : ACP ou Approche centrée sur la personne

Autres Informatique :

Récapitulatif 1 Informatique