40 pièges pour perdre du temps

Voici une liste de 40 pièges pour perdre du temps

Dans la vie courante, à la maison, au travail ou entre les deux, nombreuses sont les occasions de passer du temps à des futilités, à effectuer des tâches imprévues ou à subir des perte de temps occasionnées par les autres, en plus d’être sa propre source de perte de temps.

A vous de voir quels pièges vous pouvez éviter !

1. Aucun objectif, priorité ou planning
2. Management de crise
3. Tentative d’en faire trop à la fois
4. Temps d’attente : avion, rendez-vous
5. Voyages
6. Rapidité, impatience
7. Désorganisation personnelle, plateau du bureau recouvert
8. Manque de clarté des pouvoirs de direction et de contrôle
9. Faire les choses en double
10. Plusieurs responsables hiérarchiques

1. Correspondances et lectures
2. Mauvais système d’archivage
3. Mauvais outils et espaces de travail
4. Collaborateurs incompétents ou insuffisamment compétents
5. Trop peu, trop de collaborateurs
6. Congés maladie et lambiner, fluctuation du personnel
7. Collaborateur avec des problèmes personnels
8. Collaborateur incapable de se débrouiller seul
9. Trop peu de délégation
10. Motivation faible, comportement d’indifférence

1. Faible coordination, travail en équipe
2. Interruptions par le téléphone
3. Visiteur arrivant à l’improviste
4. Incapacité à dire non
5. Informations incomplètes ou arrivant trop tard
6. Discipline personnelle insuffisante
7. Tâches non réalisées entièrement
8. Pas de normes, aucun contrôle
9. Dérangement, bruits
10. Trop de contrôles

1. Pas au courant
2. Interlocuteur indisponible
3. Réunion, entretiens
4. Pas de communication ou communication imprécise
5. Discussion sur la vie privée
6. Trop de communication ou trop de notices
7. Incapacité d’écoute
8. Indécision, lenteur
9. Vouloir tout savoir
10. Décision improvisée

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Récapitulatif 1 Organisation
Récapitulatif 2 Organisation

Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps

Si vous avez l’impression de perdre du temps, de ne pas pouvoir faire tout ce que vous avez à faire, de n’être jamais tenir les délais impartis pour un travail, vous avez peut-être un problème d’organisation dans votre emploi du temps : les facteurs chronophages.

Liste de facteurs qui prennent du temps et n’apportent que des problèmes

Facteurs chronophages	Solutions
Perfectionnisme	Ne pas faire mieux que ce que l’on demande. Ne pas viser à la performance maximale. Quelles sont les exigences de notre donneur d’ordres ?
Tout faire soi-même	Déléguer
Faire beaucoup de choses en même temps	Faire une chose après l’autre. Fixer des priorités
Vouloir tout savoir	Faire confiance à ses collaborateurs. Demander de brefs comptes-rendus. Contrôler les résultats / les coefficients. Les collaborateurs règlent eux-mêmes les détails.
Les collaborateurs et les collègues ne respectent pas les délais	Fixer des échéances et les inscrire dans l’agenda (ceci étant valable pour les deux partenaires). Introduire le principe de l’engagement volontaire. Exhorter constamment les autres à tenir leurs délais. Les respecter soi-même.
Fréquents dérangements par le téléphone	Analyser les messages reçus. Déléguer davantage. Transférer les appels des correspondants vers les collaborateurs compétents. Introduire des périodes de non-interruption. Faites dévier les appels téléphoniques avant les entretiens / séances.
Ajourner les choses désagréables	Liquider d’abord les tâches désagréables ou du moins les accomplir en partie
Travailler sans plans d’action, sans avoir fixé de priorités	Fixer des objectifs pour chaque jour. Faire les choses importantes avant les choses urgentes
Dérangements trop nombreux causés par des visiteurs internes	Un entretien bien préparé vaut mieux que de nombreuses conversations spontanées. Regrouper les entretiens avec les subordonnées / Collègues. Faire intercepter les choses peu importantes par le secrétariat. Une claire formulation des objectifs et des tâches.
Lecture des périodiques professionnels	Utiliser des banques de données. S’abonner à des condensés. Déléguer des responsabilités pour certaines lectures. Échanger des informations sur les principaux sujets. Établir un fichier. Faire classer les périodiques. Lire en voyage
Entretiens / réunions non préparés, sans objectif	Fixer les objectifs de l’entretien. Préparer les documents.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Autres Organisation :

Récapitulatif 1 Organisation

Règles pour un manager pour des phases difficiles de communication

Certains managers considèrent être tellement au-dessus de leurs collaborateurs ou que les collaborateurs n’ont pas à savoir ce qui se passe.
Ils ont raison pour les informations que votre hiérarchie vous demande de conserver pour eux.

Cependant, si votre hiérarchie est informée de ce qui se passe dans votre service par l’intermédiaire directe de vos collaborateurs, souvent à votre insu, ou si vos collaborateurs sont informés avant vous d’une information importante, vous êtes en position défavorable vis-à-vis de votre hiérarchie, sans parler de vos collaborateurs.

C‘est pourquoi, il est indispensable d’être à l’écoute des flux d’informations qui circulent dans votre environnement et d’être ouvert à la communication participative.

La seule restriction est que la communication est chronophage. Il faut donc trouver un équilibre.

Néanmoins, le temps, que vous investissez dans la communication, va vous rapporter gros :

• Moins de pertes par friction
• Moins de rumeurs
• Moins de conflits

Voici des règles pour apporter un confort dans vos relations, principalement avec vos collaborateurs :

• Laissez votre porte ouverte pour des discussions
  La moitié de votre temps est utilisé pour communiquer
   
• N’utilisez pas seulement votre tête, mais aussi votre bouche :
  Allez vers vos interlocuteurs, parlez avec eux et téléphonez leur
   
• Et n’oubliez pas ceci :
  Les collaborateurs des autres services font aussi partie de votre équipe
   
• Un discours à un groupe est meilleur que dix entretiens individuels :
  Partager les informations ouvertement et régulièrement et pas seulement d’une manière stratégique
   
• Prenez soin des retours d’informations :
  Quelles sont les informations sur le travail ont été transmises à l’extérieur ? Quelles sont les informations en provenance de l’extérieur sont importantes pour nous ?

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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