Organisation hiérarchique : Principaux défauts


Quel est le principal défaut de l’organisation hiérarchique verticale  ?

organisation hiérarchique verticale

L’organisation hiérarchique verticale est la plus courante, celle pratiquée depuis des milliers d’années : Un chef au sommet ; puis quelques collaborateurs forment son premier cercle, ce sont ses lieutenants, puis la hiérarchie descend jusqu’aux éléments de base.

Les décisions et les reconnaissances se font toujours du haut vers le bas.
Ce sont les principaux défauts et qualités de ce type d’organisation.

Plus on est haut dans la hiérarchie et plus on est censé avoir la réponse à tous les problèmes.
Les réponses sont souvent apportées par les subordonnés, mais c’est toujours le chef qui reçoit les louanges ou les médailles.

Par contre, en cas d’échec, les reproches s’adressent aux subalternes qui n’ont pas apportés les informations correctes ou qui n’ont pas effectués le travail correctement.

Dans une telle organisation, la reconnaissance du manager POUR son équipe, se fait, selon son domaine de décision que lui accorde sa propre hiérarchie, sous forme de compliments, voire de primes ou de promotion, quelques fois par une augmentation.

Dans une telle organisation, chaque maillon de la hiérarchie communique avec le maillon au-dessous et le maillon au-dessus.
Les maillons plus haut ou plus bas, quand ils existent, souvent suivre « la voie hiérarchique ».
C’est un autre défaut de l’organisation verticale, celle de la perte d’information d’un niveau à l’autre, ceci dans les deux sens.

Autre caractéristique de l’organisation hiérarchique verticale est la prise de décision, dans la mesure où, par l’autorité conférée par le système, les niveaux hiérarchiques inférieurs exécutent les ordres sans les discuter, même s’ils sont contre.

Néanmoins, il existe des nuances. Ce que je viens d’écrire correspond à un management de type patriarcal.
La décision est prise par le haut, systématiquement et de manière unilatérale.

Il reste que la rapidité d’exécution est plus importante et le démarrage des actions est plus rapide dans ce mode de hiérarchie que dans d’autres.

Les collaborateurs apprécient aussi ce type de management vertical, qui leur évite de trop s’impliquer.

Certains sont très mal à l’aise quand on leur demande leur avis ou quand il faut suggérer des solutions.
Ils préfèrent éviter de se poser des questions et exécutent les consignes sans se préoccuper de leur validité.
Centrés sur eux-mêmes, ces collaborateurs ont tendance à stagner et se sentent très bien comme ça.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Période d’essai : Les débuts comme chef de service


Chef de service : Comment réussir sa période d’essai ?

chef de service sculté dans du sableAprès un processus de recrutement externe, vous voici, pour la première fois, nommé à la tête d’un service : Votre service.

Avant que la routine arrive, il va falloir faire vos preuves. Jusqu’ici vous aviez d’autres responsabilités et, peut-être même, est-ce votre premier poste après des études supérieures.

A quoi allez-vous passer vos premiers mois pour démontrer que vous étiez le meilleur choix pour ce poste ?

Environnement de travail

La première chose à faire est de faire connaissance avec son environnement de travail : les lieux, les personnes.

Les lieux

Les lieux pour éviter de se perdre, pour connaître ceux qu’il faut éviter et les zones de détente.

Les lieux à éviter le sont pour des raisons de sécurité physique et les lieux fréquentés par des personnes dont la réputation est négative.

La hiérarchie

Les personnes sont sa hiérarchie, ses collaborateurs et ses collègues.

Il faut connaître, le plus vite possible, les habitudes et les petites manies ainsi que les centres d’intérêt et les sujets à éviter avec son supérieur hiérarchique et avoir, dès les premières heures, une idée des objectifs qu’il va fixer et ceux qui sont prioritaires.

S’il ne prend pas l’initiative, il faut alors lui demander quand vous aurez ce premier entretien, dès la première ou la seconde journée.

Les collaborateurs

Il faut connaître aussi ses collaborateurs, au cours d’entretiens informels et formels, individuels ou collectifs selon leur nombre.

Il est important de connaître les domaines de compétences pour déterminer à qui s’adresser pour obtenir des informations et distribuer le travail.

Ils doivent apprendre à vous connaître, ce qui suppose une réunion de présentation et la mise en place d’une organisation, avec quelques « rituels », comme les pauses, le langage et les manières de s’adresser à vous et réciproquement (tutoiement, vouvoiement, respect, etc.), le planning des réunions, les comptes-rendus, etc.

De plus, il faut connaître les objectifs en cours qu’ils ont reçus de votre prédécesseur, et les projets et actions en cours.
Bientôt, vous aurez à donner du travail suite à celui qu’ils vont terminer.

Les collègues

Il faut connaître les collègues.
Cela se fait plutôt devant la machine à café ou lieu de détente, et pendant les réunions auxquels ils participent avec vous.

Au départ, écoutez plus et attendez avant de prendre des décisions et donner votre avis sur des sujets que vous découvrez.
Il faut se mouiller mais peut-être pas les premiers jours.

Objectifs et Actions

Les objectifs

Une fois l’environnement de travail reconnu. Le reste vient tout seul.
Vous recevez des objectifs à atteindre, à vous de faire ce qu’il faut pour cela.

Un boulot de responsable, c’est 50% de relations humaines, 50% d’administratif, 50% de tâches à exécuter soi-même.
Oui, je sais, ça fait 150 %. Veuillez donc à préserver votre vie privée.

Premières actions

Faites un audit de la situation. Soit par vous-même ou par vos collaborateurs, soit par un fournisseur habilité.

La hiérarchie voit toujours d’un mauvais oeil, un nouveau responsable qui demande un budget pour cela, sauf si cela fait partie des objectifs que vous recevez.
Ce sera à vous de convaincre de sa nécessité si c’est votre initiative.

Vous allez rencontrer des difficultés car votre supérieur hiérarchique, surtout, vous comparera avec votre prédécesseur et soit cherchera la continuité, soit la rupture d’avec les habitudes de l’autre.
C’est surtout durant l’entretien d’embauche qu’il aura fallu s’en rendre compte.

Et le management

Côté collaborateur, il faut surtout éviter de taper du poing sur la table, en criant « c’est moi le chef« .

Vous avez le poste, donc l’autorité qui va avec. C’est vous qui décidez, qui donnez les ordres en distribuant le travail.

Pour le reste, c’est votre style de management qui fera en sorte que votre équipe vous respectera.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Quels sont les caractères spécifiques de la structure par projet ?


Une structure par projet se définie parprofil chef de projet

L’objectif

La première caractéristique spécifique d’une structure par projet est l’objectif donné.

Dans une structure sans projet, on a une fonction et les objectifs déterminés par la description du poste que l’on occupe.
Ils sont fixes, en théorie, pour tout le temps que l’on passe dans l’entreprise à ce poste.

Dans une structure avec projet, on a une mission et les objectifs sont déterminés par le but de la mission.
Chaque mission est différente et sa place dans la mission est fixe pour la durée de la mission.

L’équipe

Une autre caractéristique d’une structure par projet est la composition de l’équipe de projet.

Une fois que le chef de projet est nommé, il nomme à son tour ses équipiers en fonction des compétences et des affinités, sans se préoccuper de leur position hiérarchique.

Une équipe « qui marche » est une équipe équilibrée pour la partie connaissance et savoir-faire et dont les membres s’entendent suffisamment bien pour travailler de concert pour le bien commun, celui de l’entreprise et le sien propre, car si l’équipe échoue, ce sont tous les membres qui sont pénalisés et pas seulement le responsable, comme dans une structure verticale ou sans projet.

Les moyens

La projet a un objectif, une équipe et des moyens.

L’objectif doit être atteint dans une période qui commence par la nomination du chef de projet et se termine quand il est atteint ou quand la date de fin prévue est atteinte.

Les moyens humains sont regroupés et oeuvrent soit du début à la fin du projet, soit ponctuellement en fonction du besoin au cours du projet.

Les moyens matériels et financiers sont également limités.
Un budget est alloué pour réaliser le projet et les dépenses doivent le respecter.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Simulez l’inaptitude quand vous en avez besoin


Pas le temps, comment dire non ?

Vue côté manager

inaptitudeUn des rôles du manager est de répartir les tâches à mener entre ses collaborateurs, selon leurs compétences.

C’est une règle à avoir en tête lors d’un recrutement. Une entreprise embauche un candidat parce qu’il est à même d’exécuter les tâches qui lui seront confiées.

Un bon responsable est celui, ou celle, qui va s’entourer de personnes parmi lesquelles il trouvera toujours les compétences qu’il recherche pour déléguer une tâche.

Seulement voilà ! Pour des nombreuses raisons, plus ou moins rationnelles, le chef a tendance à confier beaucoup de tâches aux plus compétents et moins aux autres.

Parfois même, il est obligé de mener seul certaines tâches car personne d’autre, dans son équipe, ne peut le faire à sa place.

Vue côté collaborateur (trice)

Il arrive, du côté du collaborateur, que ce dernier soit submergé de tâches à accomplir qui s’accumulent sans qu’il en voit la fin.

Soit il accepte tout ce qui lui est demandé car il est très compétent, soit il n’en peut plus, frise le burn-out, ou, au contraire, il sent qu’il ne réussira pas à parvenir au résultat attendu par son chef.

Simuler = rejet

Pour celles et ceux qui n’ont pas envie de faire le travail demandé ou qui ne se sentent pas à la hauteur ou qui pensent être dans incapacité d’atteindre le résultat dans le délai demandé, ils arrivent de simuler.

Cette simulation se traduit par une apparence de surmenage, qui est peut-être réel malheureusement. Idem pour la maladie.

Certains sont des spécialistes dans le défilement et attendent que le chef choisisse une autre collaborateur, et peuvent même aller jusqu’à faire l’éloge d’un collègue pour de dégager de la délégation.

D’autres vont plus loin et comment à répondre au manager qu’ils n’ont pas les aptitudes ou les connaissances nécessaires pour exécuter la tâche demandée.

Attention, cependant : Le chef peut se rendre compte qu’il s’agit d’une simulation et alors des sanctions sont à craindre.

Il est aussi possible que le collaborateur passe pour un incompétent et risque de se voir fermer toute possibilité de promotion. Il peut même craindre un licenciement pour incompétence, motif de licenciement souvent utilisé dans les entreprises.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Manque de confiance en soi ou désir de bien faire les choses


Une apparence trompeuse

oups ! Mais je voulais justeDans un stage ou un emploi, la maladresse, qu’elle soit physique ou verbale, est courante.
Pour certains d’entre nous, cela frise la paralysie ou la caricature.

Selon le point de vue ou l’on se place, l’interprétation est parfois très différente.

Votre chef ou patron va considérer que vous manquez de confiance en soi.
Vous ne faites pas les choses comme lui, ou elle, le ferait. Certains managers ont alors tendance à vouloir dire ou à le dire carrément :

« je ferais mieux de le faire moi-même pour être sûr (e) que ce soit bien fait ».

Ce qui est loin de vous satisfaire, bien entendu.
Vous, par contre, trouvez que votre chef n’a rien compris, car ce qui provoque votre maladresse est le soucis de bien faire les choses sans faute.

Un écart de point de vue et d’intention, donc d’interprétation.

Vous avez tout à fait le droit de dire à votre interlocuteur que vous êtes nerveux car vous avez à coeur de montrer tout votre intérêt pour le poste ou l’activité.

En cherchant à plaire, à vouloir trop en faire ou en poussant les choses trop loin, votre sens du devoir ou de la perfection devient un point faible alors que vous vouliez simplement bien faire.

Un proverbe dit que :

Le mieux est l’ennemi du bien

Pensez-y !

Moins vous serez à l’aise et plus il vaut mieux le dire, sans saouler votre responsable ou vos collègues non plus.

Non seulement, le chef le sait, mais, en plus, vous aurez gagné des points dans les colonnes honnêteté et motivation, tout cela en une simple phrase qui vous apaisera devant la bienveillance que vous aurez alors observé chez l’autre.

Faire les choses sans faute est impossible. Cela dit, faire de son mieux est le maximum que l’on puisse faire.

Pensez au nombre de débutants maladroits dans leur prise de poste, et cela dès les entretiens d’embauche, vous seriez plus serein (e).

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Intégration en entreprise : Plus ou moins formalisée


L’intégration après l’accueil

module intégré à la station spatiale

module intégré à la station spatiale

Le processus d’intégration est moins formalisé que le processus d’accueil.

L’intégration prend différentes formes car elle dépend trop des postes, des services, du chef et des collègues, entre autres.

À chacun son style, y compris la personnalité du petit nouveau ou de la petite dernière.

L’intégration est un processus progressif qui commence par l’accueil et qui se termine avec la période d’essai.

Mesurée ou estimée

L’intégration permet à l’entreprise de déterminer, si le salarié est à même de rester dans l’entreprise, en raison de la qualité de son travail et de la façon dont il assume ses responsabilités, tout en ayant de bonnes relations avec ses collègues, supérieurs et éventuellement subordonnés, s’il est un encadrant.

L’intégration peut être mesurée ou simplement estimée.
Plus l’entreprise contient de salariés, plus le poste est élevé dans la hiérarchie et plus l’intégration est un processus normalisé, et correspond à la culture de l’entreprise.

Une grille d’évaluation commune à tous les arrivants peut avoir été définie par le Service RH.
Chaque manager reçoit cette grille et son mode d’emploi. A lui d’appliquer les consignes et de remplir la grille, seul ou en présence de son (sa) subordonné (e).

Il peut aussi s’agir d’une expression libre de la part du chef direct ou formalisée par un entretien d’intégration.

Autre méthode pour se rendre compte si l’intégration est réussie : une interview des collègues devant la machine à café, donc sans formalité préalable, par le chef ou/et par un membre du service RH.

La vérification de l’intégration se doit d’être complète : d’un côté pour inciter les bons éléments à rester et de l’autre côté à laisser ou à faire partir les mauvais éléments.

Souvent les critères pour les uns et les autres sont différents.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Peur de ne pas réussir : Comment réagir


Pire que le trac, la déconsidération de soi

peur de l'échecVous doutez de vous-même ?

Après une série d’échecs ou une seule rebuffade, votre moral est au plus bas.

Un dépit amoureux ou un licenciement, un cadeau raté reçu à votre anniversaire ou une réduction qui vous est passé sous le nez, une remontrance de votre chef ou un harcèlement sur Internet, etc. : il y a tellement d’occasions de se sentir oublié (e), frustré (e), décontenancé (e), rabaissé (e), au point de penser que l’on est bon à rien, malgré ses qualités et son savoir-faire.

La peur de l’échec

La peur de l’échec est un des premiers symptômes que l’on éprouve dans sa vie.

Elle apparaît dès l’école, surtout quand une leçon est mal apprise ou que l’on s’est entiché de son ou sa camarade de classe.

La peur de manquer des connaissances ou des compétences pour parvenir au résultat envisagé est au moins aussi forte que celle d’essuyer un refus et de perdre l’estime de l’autre.

Le manque de confiance en soi

Le manque de confiance en soi vient aussi des discours entendus dans sa vie professionnelle autant que dans sa vie personnelle.

Quand vos parents, vos professeurs, votre conjoint (e), vos enfants, vos chefs disent du mal de vous ou vous répètent que d’autres font mieux que vous, ou encore vous ignorent, on peut dire que cela pèse sur le moral.

Se sous-estimer

Mettez-vous la barre trop haute ?

Sans vouloir pécher par excès de zèle ou surestimer ses qualités et ses compétences, dites-vous que l’opinion des autres sur vous-même à moins d’importance que votre propre opinion sur vous-même.

C’est vous qui avez raison !

Accumulez les échecs pour progresser

Si vous ratez cette fois-ci, ce sera pour une prochaine fois.

Préparez-vous, formez-vous, renseignez-vous et quand vous pensez être prêt (e), lancez-vous.

Avoir peur de l’échec conduit à la paralysie, alors dites-vous que l’occasion fait le larron : une opportunité que l’on laisse passée vous fait éprouver des regrets.

Préférez-vous avoir des regrets ou des remords ? Ceci est une question entendue dans un entretien d’embauche.

Agir, c’est se donner le droit de se tromper. Le droit à l’erreur que l’on s’accorde, permet de rebondir sur de meilleures bases, sous réserve d’avoir compris ce qu’il aurait fallu faire.

Analyser ses erreurs

Certains échecs sont sans rapport avec vous :

Un amour non réciproque, un licenciement économique, une inondation soudaine, etc. sont autant d’exemples où l’échec est indépendant de votre volonté.

D’autres échecs sont bien les vôtres :

Ne rejetez pas systématiquement tous les malheurs qui vous arrivent sur les autres. On a vite fait de trouver des boucs-émissaires alors qu’une analyse plus objective montre que vous avez commis une erreur.

Faites la part des choses et rebondissez.

Progresser

D’autres font mieux que vous ou ont plus de chance. Et alors ? La jalousie est un sentiment négatif.
Être envieux (se) devrait vous aider à vous surpasser.

Si vous voulez parvenir à atteindre les mêmes objectifs que les plus chanceux, les plus intelligents ou les plus entreprenants, alors déterminez vos points forts et vos axes d’amélioration.

Renforcez les premiers et minimisez les seconds.

Philippe Garin

Pour vous faciliter le recrutement, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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