Les 6 questions à se poser pour bien communiquer
Quel que soit le sujet sur lequel on souhaite communiquer, le processus de transmission de l’information commence par se poser les bonnes questions.
L’importance des éléments et le succès de la communication dépendent de l’importance que l’on donne aux réponses des questions de cette check-list.
Tout plan de communication contient les réponses aux questions suivantes :
1. Qui sont les destinataires ?
Plus précisément, la question est de savoir qui compose la cible du message.
La même information transmise, par exemple, à un particulier ou à un professionnel, le sera d’une manière différente.
Cela peut aller jusqu’à préciser, dans le message lui-même, qui est concerné, de façon à attirer l’attention des uns et laisser indifférents les autres.
L’un des meilleurs exemples est celui de promotions sur des véhicules où le message indique si elles excluent les professionnels ou leur sont réservées.
De même, le choix des mots sera différents selon que la cible est le grand public ou un parterre de thésards (Bac + + )
2. On parle de quoi ?
Il y a le sujet principal, l’objet du message à transmettre. On le retrouve, par exemple, dans l’entête d’une lettre ou dans l’objet d’un mail.
Il y a aussi le contenu du message. L’information peut être une consigne, une supplique ou demande, une invitation, une réponse, etc.
Les arguments, les exemples, les réflexions et les conseils, l’expression de ses sentiments, figurent parmi les éléments qui permet de déterminer le corps du message à communiquer.
3. Quand communiquer ?
L’impact de la communication sera différent selon le moment où la communication aura lieu.
Ce peut être le bon moment si l’information est instantanée ou presque, comme dans le journalisme.
Le bon moment est peut-être à une heure précise dans la journée, quand les personnes destinataires sont au travail ou chez eux.
La communication peut également avoir lieu à des moments différents dans l’année. Le marché des jouets a surtout lieu avant Noël, par exemple.
4. Avec quelle fréquence ?
La répétition d’un message est l’une des méthodes les plus concrètes pour s’assurer que le message touchera bien toutes les personnes cibles.
C’est le principe même de la publicité, et aussi celui de l’éducation des enfants. Ces derniers ont la capacité d’oublier très rapidement ce qui vient de leur être dit, surtout les plus jeunes et que le message les dérange.
Au travail, les consignes de sécurité doivent faire l’objet de communication régulièrement dans des milieux dangereux alors que dans un milieu tranquille et sans danger, la récurrence du message sera plus large.
Le message unique est souvent la seule fréquence, notamment dans le quotidien.
5. Comment communiquer ?
C’est la question du canal de communication.
Elle sera verbale, écrite ou visuelle.
La communication peut se faire en parlant en face-à-face, au travers d’un média comme le téléphone, la messagerie, la télévision, la radio ou les prospectus.
Elle peut aussi être indirecte, via le bouche-à-oreille.
6. Avec quels moyens ?
La communication professionnelle demande une organisation, un planning et un budget.
Il faut déterminer exactement les réponses aux questions précédentes et définir qui va s’occuper, avec quels moyens matériels et financiers et en combien de temps.
L’organisation implique une ou plusieurs personnes. Il est évident que le service marketing d’une entreprise international ou le maire d’un village ont des moyens de mise en oeuvre de leurs communication sans rapport avec la communication d’un coach sur un terrain de sport ou la mère de famille envers ses enfants.
Conclusion
Toutes ces questions clés sont importantes dans un plan de communication structuré ou dans une simple et banale, en apparence, communication sans grand enjeu.
Une lettre sera une lettre, pourtant elle sera différente si elle contient des injures ou une demande de rendez-vous, selon qu’elle s’adresse à un partenaire commercial ou une administration ou un ami.
Son impact sera différent si elle est envoyée par la poste, écrite à la main, ou publiée dans un blog ou envoyée dans une campagne de mailing.
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