Proposition, Mémoire, Solution : Comment les présenter ?


Savoir présenter une proposition

proposition de loi 2223Dans sa vie professionnelle, nous sommes amené à devoir présenter une solution, une proposition, un mémoire.
Cela arrive durant les études devant un jury, dans son entreprise devant son chef ou le Comité de direction, devant une assemblée lors d’un colloque, etc. Les circonstances sont multiples.

Devant la page blanche, ou devant son écran, les idées sont absentes ou se bousculent. Pourtant, il faut les mettre dans un certain ordre pour parvenir à se faire comprendre et à convaincre pour obtenir un diplôme, un budget, l’adhésion à la mise en oeuvre de sa proposition.

Un plan simple

Rien ne vaut la simplicité dans le plan du document que l’on va remettre :

    1. Constat, description de l’existant
    2. Expression de la problématique
    3. Proposition de solutions et perspectives

1. Le constat

Reprise des éléments vécus, constatés, lus et les témoignages recueillis. Ce sont des faits sans prise de position, uniquement un rappel de ce qui est.

On peut y mettre aussi les références à des études effectuées par d’autres, pour autant qu’il s’agisse de constat. Il faut que le constat soit le plus neutre possible et que tout soit incontestable et illustré par des faits vérifiables.

C’est la partie la plus compliquée car on a tendance naturellement à empiéter sur les deux autres parties du plan. Si cela arrive, il suffit de faire le tri et de déplacer, vers l’une ou l’autre des deux autres parties, les phrases lors de la relecture finale ou durant la rédaction.

2. L’expression de la problématique

Une problématique s’exprime par la phrase suivante :

« Comment faire pour …. alors que …. ? »

Par exemple,
 » Comment faire pour bien accueillir un nouvel arrivant et pour qu’il réussisse son intégration alors que la procédure d’accueil se limite à un tour des locaux par le chef direct et par quelques documents à remplir fournis par le service RH comme l’adhésion à une mutuelle (en France du moins) et à la remise de la liste des téléphones internes, et alors qu‘aucune procédure d’intégration n’existe dans l’organisation ?  »

Ensuite, il faut détailler, c’est-à-dire donner son point de vue, agrémenté de citations et d’arguments en faveur de sa vision.

3. Les propositions de solutions et perspectives

Là, la question à laquelle il faut répondre est :

« Si j’avais tout pouvoir de décision ou de proposition au sein de l’organisation, je ferais quoi ? »

Il s’agit de lister les mesures à prendre, les actions à mener, les moyens financiers et humains et le calendrier de ces actions.

C’est alors une question d’imagination, de cogitations, de réflexions et de cohérence.

La partie « perspectives » est une sorte de lettre d’intention puisque, aujourd’hui, tout est encore théorique et la décision est encore à prendre.
Par contre, il est possible de montrer le degré d’acceptation des propositions auprès d’un échantillon de la population concernée par la proposition, la solution, les résultats du mémoire.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Les 5 dernières minutes de son entretien d’embauche


Cinq minutes pour conclure son entretien d’embauche

jusqu'à la porte de l'ascenseurC’est le moment, a priori, le plus détendu de l’entretien d’embauche. Celui où le recruteur vous dit que l’entretien est terminé.

Vous vous levez de vos chaises et vous entendez : « je vais vous raccompagner ».

Vigilance !

La vigilance est de mise. Contrairement à ce que vous pensez généralement, l’entretien se poursuit.
C’est sur un ton très différent qu’il se poursuit, pendant que vous prenez vos affaires, dans le couloir, devant la porte de l’ascenseur ou/et sur le palier.

Durant ce court chemin, vous ne pouvez pas vous échapper en courant, en tournant le dos à la personne qui vous a reçu ou en prétextant un horaire de transport en commun à respecter.

Vous devez rester concentré (e). Le recruteur vous demande votre avis sur le quartier, la ville, où vous habitez, comment vous vous rendrez au travail.

Il s’intéressera à votre famille, vos loisirs et autres centres d’intérêt, s’il ne l’a pas fait précédemment.
Il tentera d’en savoir encore un peu plus sur vous.

Profitez-en !

C’est le moment de poser des questions, de débriefer à chaud sans en avoir l’air.

Dites à quel point vous avez apprécié l’échange. Demander quelle sera la suite et le délai pour obtenir une réponse.

Projetez-vous dans le poste. Montrez que vous avez pris des renseignements sur le logement, les écoles, la vie sportive ou/ associative, à proximité du prochain lieu de travail.

Court !

C’est un moment très court. 5 minutes au maximum, si votre interlocuteur reste sur place pour discuter.

C’est toujours lui qui donne le signal de la séparation. C’est lui ou elle qui dit « au revoir » et qui vous tend la main.

Votre poignée de main sera aussi ferme que celle des premières secondes de la rencontre, sans toutefois écraser la main de l’autre.

Remerciez une dernière fois. Sans la mesure du possible, évitez de tourner le dos, comme pour montrer que vous êtes soulagé (e) de partir.

Jetez un dernier coup d’œil vers lui au moment de disparaître de sa vue, avec un grand sourire de satisfaction ou de connivence.

Et après ?

Vous vous éloignez. Vous quittez vraiment le champ visuel et auditif du recruteur et de ses collaborateurs ou collègues.

Dans le bus, votre voiture ou le premier café, posez-vous et sortez votre bloc-notes. Rédigez un premier bilan à chaud.

Le lendemain, envoyez un courriel au recruteur pour le remercier de votre échange et lui rappelez tout votre intérêt pour le poste.

Puis, prenez patience et attendez la réponse.

Philippe Garin

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Entretien d’embauche : l’antisèche est recommandée
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Après l’entretien d’embauche à chaud puis à froid

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Avis de décès à 5 h 30


Accident tragique

05:30Ce matin, mon réveil est mort,
à l’âge de 5 h 30

d’un accident tragique
contre le mur !

Source : Brigitte.de (Magazine allemand)

Traduction par Philippe Garin
phgarin@gmail.com

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Communication interne : flux d’information et climat social


La Communication interne impacte sur le climat social

Les flux de la Communication interneLa Communication externe s’adresse de l’organisation vers le monde extérieur et réciproquement.

La Communication interne a ses limites à l’intérieur de l’organisation. Elle peut être à l’intérieur d’un groupe de travail, d’un service, d’un établissement ou de toute la société, l’administration, l’association.

Les flux d’information à l’intérieur de l’entreprise

  1. de la direction à l’ensemble des salariés
    par affichage ou mail envoyé à tous : tous les membres du personnel reçoivent la même information, en même temps
     
  2. de la direction à un membre du personnel ou un petit groupe
    C’est ce qu’on appelle aussi donner un ordre, ou solliciter un avis, ou donner une information qui nécessite une action
     
  3. des représentants du personnel, des syndicats vers la direction
    Cas classique de revendications sociales
     
  4. des représentants du personnel vers les autres salariés
    En dehors de revendications sociales, il peut s’agir d’informations sur les droits, sur la formation, ou sur les actions du comité d’entreprise

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Impact sur le climat social

  1. de la direction à l’ensemble des salariés
    Selon le contenu et le type du message, le climat social sera soumis à modification ou pas. Une information de type « nous vous informons de la décision de… » apporte des discussions entre membres du personnel ou pas, selon l’impact que la décision peut avoir sur tout ou partie de ces personnes
     
  2. de la direction à un membre du personnel ou un petit groupe
    Selon que l’action améliore les conditions de travail ou risque de les dégrader, le climat social de l’entreprise sera impacté
     
  3. des représentants du personnel, des syndicats vers la direction
    C’est la bienveillance de la direction et la réponse donnée qui calmera ou exacerbera le climat social dans l’entreprise. Il y aura escalade ou retour au calme, plus ou moins rapidement selon l’enjeu
     
  4. des représentants du personnel vers les autres salariés
    Le sujet de la communication est plus important que sa forme. Selon qu’il s’agisse d’éviter des licenciements ou d’organiser un voyage à prix réduits pour le personnel, le climat sera dégradé ou amélioré

Philippe Garin, plus de 20 de management en entreprise

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Les 3 types de Management
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Psychologie du travail dans l’organisation du bureau
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L’écoute active, ça s’apprend


L’écoute active, ça s’apprend

Cicéron dénonce CatilinaL’écoute active est avant tout une prise de conscience du dialogue en cours. Le message complet comprend la partie verbale et non verbale. Encore faut-il savoir s’en rendre compte et réagir en conséquence.

C’est pourquoi l’écoute active passe par différentes phases ou étapes

Les Phases de l’écoute active

Phase 1  Percevoir Ecouter le message
Phase 2  Associer Interpréter le message
Phase 3  Evaluer Jauger le message
Phase 4  Répondre Réagir au message

Les Étapes de l’écoute active

  1. Écoutez avec un esprit positif – peu importe si le sujet est ardu
  2. Écoutez patiemment. Ne commencez pas à répondre
  3. Affichez votre attention, concentration et intérêt
     
  4. Traitez les tous de la même façon – donner une chance à chacun
  5. Ne tirez pas de conclusions hâtives
  6. Saisissez l’essentiel – Ne vous perdez pas dans les détails !
     
  7. N’évitez pas les questions complexes. Partagez votre écoute en différentes parties
  8. Des mots-clé-sont suffisants pour prendre des notes. Personnalisez vos notes en fonction de celui qui parle
  9. Donnez votre avis sur le contenu, pas sur la présentation
     
  10. Profitez de la rapidité de vos pensées : évaluez et ordonnez votre écoute. Faites-vous ensuite votre avis !
  11. Ne vous bloquez pas sur un premier avis
  12. Réfléchissez, résumez d’abord dans votre esprit – jugez objectivement
     
  13. Réagissez avec une rétroaction positive. Posez plus de questions que n’exprimez votre point de vue
  14. Écoutez activement est aussi un bon exercice pour ceux qui veulent avoir leur mot à dire
  15. Écoutez – écoutez – Cesser d’interrompre !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Pour en savoir plus :


En complément :

L’écoute active dans http://www.boosteremploi.com
Congruent Définition Communication verbale et non verbale
La communication non verbale : le message total

Les trois savoir-faire de la communication selon la PNL
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal

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