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Réussir l’animation d’une réunion de travail

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Réunion de travail : Une animation réussie

animation de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Avant la réunion

L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.

Avant la réunion, il :

  • choisit et invite les participants,
  • fixe l’objectif et l’ordre du jour,
  • indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
  • vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
  • distribue éventuellement les documents de préparation

L’animation de la réunion

Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :

  • rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
  • informer,
  • poser des questions aux participants,
  • faire en sorte que tous les participants s’expriment,
  • éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
  • recueillir les avis des uns et des autres,
  • donner un rythme approprié et dynamique
  • introduit les pauses, lors de réunions longues
  • veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
  • rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
  • conclure la réunion

L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.

Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.

Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…

Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.

Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.

Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Proposition, Mémoire, Solution : Comment les présenter ?

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Savoir présenter une proposition

Dans sa vie professionnelle, nous sommes amené à devoir présenter une solution, une proposition, un mémoire.
Cela arrive durant les études devant un jury, dans son entreprise devant son chef ou le Comité de direction, devant une assemblée lors d’un colloque, etc. Les circonstances sont multiples.

Devant la page blanche, ou devant son écran, les idées sont absentes ou se bousculent. Pourtant, il faut les mettre dans un certain ordre pour parvenir à se faire comprendre et à convaincre pour obtenir un diplôme, un budget, l’adhésion à la mise en oeuvre de sa proposition.

proposition de loi 2223

Un plan simple

Rien ne vaut la simplicité dans le plan du document que l’on va remettre :

    1. Constat, description de l’existant
    2. Expression de la problématique
    3. Proposition de solutions et perspectives

1. Le constat

Reprise des éléments vécus, constatés, lus et les témoignages recueillis. Ce sont des faits sans prise de position, uniquement un rappel de ce qui est.

On peut y mettre aussi les références à des études effectuées par d’autres, pour autant qu’il s’agisse de constat. Il faut que le constat soit le plus neutre possible et que tout soit incontestable et illustré par des faits vérifiables.

C’est la partie la plus compliquée car on a tendance naturellement à empiéter sur les deux autres parties du plan. Si cela arrive, il suffit de faire le tri et de déplacer, vers l’une ou l’autre des deux autres parties, les phrases lors de la relecture finale ou durant la rédaction.

2. L’expression de la problématique

Une problématique s’exprime par la phrase suivante :

« Comment faire pour …. alors que …. ? »

Par exemple,
 » Comment faire pour bien accueillir un nouvel arrivant et pour qu’il réussisse son intégration alors que la procédure d’accueil se limite à un tour des locaux par le chef direct et par quelques documents à remplir fournis par le service RH comme l’adhésion à une mutuelle (en France du moins) et à la remise de la liste des téléphones internes, et alors qu‘aucune procédure d’intégration n’existe dans l’organisation ?  »

Ensuite, il faut détailler, c’est-à-dire donner son point de vue, agrémenté de citations et d’arguments en faveur de sa vision.

3. Les propositions de solutions et perspectives

Là, la question à laquelle il faut répondre est :

« Si j’avais tout pouvoir de décision ou de proposition au sein de l’organisation, je ferais quoi ? »

Il s’agit de lister les mesures à prendre, les actions à mener, les moyens financiers et humains et le calendrier de ces actions.

C’est alors une question d’imagination, de cogitations, de réflexions et de cohérence.

La partie « perspectives » est une sorte de lettre d’intention puisque, aujourd’hui, tout est encore théorique et la décision est encore à prendre.
Par contre, il est possible de montrer le degré d’acceptation des propositions auprès d’un échantillon de la population concernée par la proposition, la solution, les résultats du mémoire.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Les 5 dernières minutes de son entretien d’embauche

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Cinq minutes pour conclure son entretien d’embauche

jusqu'à la porte de l'ascenseurC’est le moment, a priori, le plus détendu de l’entretien d’embauche. Celui où le recruteur vous dit que l’entretien est terminé.

Vous vous levez de vos chaises et vous entendez : « je vais vous raccompagner ».

Vigilance !

La vigilance est de mise. Contrairement à ce que vous pensez généralement, l’entretien se poursuit.
C’est sur un ton très différent qu’il se poursuit, pendant que vous prenez vos affaires, dans le couloir, devant la porte de l’ascenseur ou/et sur le palier.

Durant ce court chemin, vous ne pouvez pas vous échapper en courant, en tournant le dos à la personne qui vous a reçu ou en prétextant un horaire de transport en commun à respecter.

Vous devez rester concentré (e). Le recruteur vous demande votre avis sur le quartier, la ville, où vous habitez, comment vous vous rendrez au travail.

Il s’intéressera à votre famille, vos loisirs et autres centres d’intérêt, s’il ne l’a pas fait précédemment.
Il tentera d’en savoir encore un peu plus sur vous.

Profitez-en !

C’est le moment de poser des questions, de débriefer à chaud sans en avoir l’air.

Dites à quel point vous avez apprécié l’échange. Demander quelle sera la suite et le délai pour obtenir une réponse.

Projetez-vous dans le poste. Montrez que vous avez pris des renseignements sur le logement, les écoles, la vie sportive ou/ associative, à proximité du prochain lieu de travail.

Court !

C’est un moment très court. 5 minutes au maximum, si votre interlocuteur reste sur place pour discuter.

C’est toujours lui qui donne le signal de la séparation. C’est lui ou elle qui dit « au revoir » et qui vous tend la main.

Votre poignée de main sera aussi ferme que celle des premières secondes de la rencontre, sans toutefois écraser la main de l’autre.

Remerciez une dernière fois. Sans la mesure du possible, évitez de tourner le dos, comme pour montrer que vous êtes soulagé (e) de partir.

Jetez un dernier coup d’œil vers lui au moment de disparaître de sa vue, avec un grand sourire de satisfaction ou de connivence.

Et après ?

Vous vous éloignez. Vous quittez vraiment le champ visuel et auditif du recruteur et de ses collaborateurs ou collègues.

Dans le bus, votre voiture ou le premier café, posez-vous et sortez votre bloc-notes. Rédigez un premier bilan à chaud.

Le lendemain, envoyez un courriel au recruteur pour le remercier de votre échange et lui rappelez tout votre intérêt pour le poste.

Puis, prenez patience et attendez la réponse.

Philippe Garin

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Entretien d’embauche : l’antisèche est recommandée
Points faibles et points forts : Pourquoi le recruteur pose la question
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Avis de décès à 5 h 30

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Accident tragique

05:30Ce matin, mon réveil est mort,
à l’âge de 5 h 30

d’un accident tragique
contre le mur !

Source : Brigitte.de (Magazine allemand)

Traduction par Philippe Garin
phgarin@gmail.com

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4 heures de sommeil par jour
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Communication interne : flux d’information et climat social

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La Communication interne impacte sur le climat social

La Communication externe s’adresse de l’organisation vers le monde extérieur et réciproquement.

La Communication interne a ses limites à l’intérieur de l’organisation. Elle peut être à l’intérieur d’un groupe de travail, d’un service, d’un établissement ou de toute la société, l’administration, l’association.

Les flux de la Communication interne

Les flux d’information à l’intérieur de l’entreprise

  1. de la direction à l’ensemble des salariés
    par affichage ou mail envoyé à tous : tous les membres du personnel reçoivent la même information, en même temps
  2. de la direction à un membre du personnel ou un petit groupe
    C’est ce qu’on appelle aussi donner un ordre, ou solliciter un avis, ou donner une information qui nécessite une action
  3. des représentants du personnel, des syndicats vers la direction
    Cas classique de revendications sociales
  4. des représentants du personnel vers les autres salariés
    En dehors de revendications sociales, il peut s’agir d’informations sur les droits, sur la formation, ou sur les actions du comité d’entreprise

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Impact sur le climat social

  1. de la direction à l’ensemble des salariés
    Selon le contenu et le type du message, le climat social sera soumis à modification ou pas. Une information de type « nous vous informons de la décision de… » apporte des discussions entre membres du personnel ou pas, selon l’impact que la décision peut avoir sur tout ou partie de ces personnes
  2. de la direction à un membre du personnel ou un petit groupe
    Selon que l’action améliore les conditions de travail ou risque de les dégrader, le climat social de l’entreprise sera impacté
  3. des représentants du personnel, des syndicats vers la direction
    C’est la bienveillance de la direction et la réponse donnée qui calmera ou exacerbera le climat social dans l’entreprise. Il y aura escalade ou retour au calme, plus ou moins rapidement selon l’enjeu
  4. des représentants du personnel vers les autres salariés
    Le sujet de la communication est plus important que sa forme. Selon qu’il s’agisse d’éviter des licenciements ou d’organiser un voyage à prix réduits pour le personnel, le climat sera dégradé ou amélioré

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Les 3 types de Management
Quitter son emploi ou rester : Telle est la question
TMS : Des chiffres et des accessoires (Troubles musculo-squelettiques)

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Psychologie du travail dans l’organisation du bureau
Pratiquez-vous le management participatif : Sondage

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Devise 016 Une affaire est une affaire… jusqu’à ce qu’une autre, meilleure, arrive

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Devise 016 des Devises de l’Acquisition des Ferengi (Star Trek)

« Une affaire est une affaire…
jusqu’à ce qu’une autre, meilleure, arrive »

« A deal is a deal… until a better one comes along »

source : Episode « Melora  » (Melora) (DS9)

affaire mauvaise

Littéralement

Une affaire est une affaire… jusqu’à ce qu’une meilleure arrive

Interprétation

Quelles que soient les conditions d’une affaire, lorsqu’une affaire est en cours, il faut la traiter entièrement. Toutefois, si une autre affaire est en vue et qu’elle s’avère d’un meilleur rendement alors cette nouvelle affaire remplace, sans état d’âme, la précédente.

Commentaires

Cette fois-ci encore, il s’agit non seulement de ne pas laisser échapper une opportunité pour gagner de l’argent, mais, en plus, il s’agit de définir des priorités. Les affaires prioritaires sont celles qui sont meilleures que les autres, c’est-à-dire celles qui apportent le plus de profits, de préférence plus vite que les affaires en cours.

Cela nous amène à la notion de priorités et de critères de priorisation. Aux oreilles des Ferengi, le seul critère valable est le montant du profit attendu.

Quant à la priorité, le principe d’Eisenhower est souvent utilisé pour mieux gérer son temps.

En cas de recherche d’emploi, la priorité est souvent de retrouver un emploi, même s’il faut s’arranger avec certains désagréments. Provisoirement, cela permet d’alimenter son compte en banque et d’acquérir de nouveaux droits aux indemnités chômage. De fait, si une nouvelle opportunité pour un emploi qui convient mieux apparaît alors, selon la devise de l’acquisition 016 des Ferengi, il faudrait laisser tomber l’emploi en cours pour prendre celui qui se présente et qui se présente mieux selon ses propres critères.

Êtes-vous prêt à quitter votre job pour un « meilleur » ?

En organisation, la réponse vient d’une réflexion sur la prise de décision et les méthodes qui permettent de relativiser les différents critères de choix. Maintenant, si la liste de vos critères se limite à l’argent…, le choix est rapide, n’est-ce pas ?

Quels sont vos critères pour un changement d’emploi ?

Sondage

Philippe Garin

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Star Trek et ses dérivés sont propriétés de Paramount Pictures (CBS)

Pour en savoir plus :


En complément :

Devise 013 : Tout ce qui mérite d’être fait, mérite d’être fait pour l’argent
Devise 017 Un contrat est un contrat… mais seulement entre Ferengi

Melora
Critères pour quitter son emploi
Méthode d’Analyse de situation comment fixer des priorités

Objectifs et Priorités Modes d’emploi
Les bonnes questions pour se fixer ses priorités
Le principe d’Eisenhower

Autres Science-Fiction, Emploi et Organisation :

Récapitulatif 6 Emploi
Récapitulatif 6 Organisation

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L’écoute active, ça s’apprend

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L’écoute active, ça s’apprend

Cicéron dénonce CatilinaL’écoute active est avant tout une prise de conscience du dialogue en cours. Le message complet comprend la partie verbale et non verbale. Encore faut-il savoir s’en rendre compte et réagir en conséquence.

C’est pourquoi l’écoute active passe par différentes phases ou étapes

Les Phases de l’écoute active

Phase 1  Percevoir Ecouter le message
Phase 2  Associer Interpréter le message
Phase 3  Evaluer Jauger le message
Phase 4  Répondre Réagir au message

Les Étapes de l’écoute active

  1. Écoutez avec un esprit positif – peu importe si le sujet est ardu
  2. Écoutez patiemment. Ne commencez pas à répondre
  3. Affichez votre attention, concentration et intérêt
     
  4. Traitez les tous de la même façon – donner une chance à chacun
  5. Ne tirez pas de conclusions hâtives
  6. Saisissez l’essentiel – Ne vous perdez pas dans les détails !
     
  7. N’évitez pas les questions complexes. Partagez votre écoute en différentes parties
  8. Des mots-clé-sont suffisants pour prendre des notes. Personnalisez vos notes en fonction de celui qui parle
  9. Donnez votre avis sur le contenu, pas sur la présentation
     
  10. Profitez de la rapidité de vos pensées : évaluez et ordonnez votre écoute. Faites-vous ensuite votre avis !
  11. Ne vous bloquez pas sur un premier avis
  12. Réfléchissez, résumez d’abord dans votre esprit – jugez objectivement
     
  13. Réagissez avec une rétroaction positive. Posez plus de questions que n’exprimez votre point de vue
  14. Écoutez activement est aussi un bon exercice pour ceux qui veulent avoir leur mot à dire
  15. Écoutez – écoutez – Cesser d’interrompre !

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

L’écoute active dans http://www.boosteremploi.com
Congruent Définition Communication verbale et non verbale
La communication non verbale : le message total

Les trois savoir-faire de la communication selon la PNL
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Les rôles dans la communication ou sachez pourquoi vous communiquez mal

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