Réussir l’animation d’une réunion de travail


Réunion de travail : Une animation réussie

animation de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Avant la réunion

L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.

Avant la réunion, il :

  • choisit et invite les participants,
  • fixe l’objectif et l’ordre du jour,
  • indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
  • vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
  • distribue éventuellement les documents de préparation

L’animation de la réunion

Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :

  • rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
  • informer,
  • poser des questions aux participants,
  • faire en sorte que tous les participants s’expriment,
  • éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
  • recueillir les avis des uns et des autres,
  • donner un rythme approprié et dynamique
  • introduit les pauses, lors de réunions longues
  • veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
  • rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
  • conclure la réunion

L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.

Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.

Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…

Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.

Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.

Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Manager une équipe : L’équipe est composée de…

équipe composée de personnes différentesPour coordonner les divers talents et personnalités qui composent une équipe qui gagne, le manager doit trouver les personnes qui vont remplir différents rôles.

Chacun (e) doit avoir son rôle et s’y tenir.

L’équipe a besoin :

De votre second

Celui ou celle vers lequel ou laquelle les autres se retournent lorsque vous êtes indisponible, communicateur et apprécié dans et en dehors de l’équipe, qui vous est fidèle et ne remet pas votre rôle de chef en cause

D’un bougon

Jamais content, exigeant et critique, qui oblige les autres à trouver des solutions à des problèmes encore inconnus, qui les poussent à un haut degré de qualité

D’un animateur

L’humoriste, le joyeux drille, celui ou celle qui met une bonne ambiance dans le groupe, qui fait que le travail est un plaisir et que les contacts se prolongent parfois en-dehors des heures de travail, pour peu que l’on partage ses affinités

D’un imaginatif

L’innovateur, qui suggère des solutions, soumet ses idées aux autres, trouve des contacts extérieurs, remet en cause les habitudes, attentif aux nouveaux outils susceptibles d’améliorer l’efficacité de l’équipe, faisant preuve d’initiative, de pédagogie

D’un expérimenté

Qui est pôle de stabilité, qui sait comment les choses marchent, qui maîtrise son sujet, qui est aussi la mémoire et rappelle les expériences du passé pour en tirer des conclusions utiles pour le présent et le futur

D’un débutant

Plein d’enthousiasme, au courant des dernières connaissances, fraîchement acquise, qui voit les choses d’un œil neuf et candide, capable d’apprendre et de prendre le relais, qui souhaite montrer sa valeur

D’un altruiste

Toujours prêt à aider les autres, qui organise et simplifie le travail des autres, disponible sans stresser, sur qui l’équipe peut compter

Conclusion

Bien sûr, ce panel est différent selon la taille de l’équipe où ces rôles sont répartis sur plus ou moins de personnes.

De même, ces classifications peuvent être totalement différentes, bien que le détail, lui, même réparti différemment, reste toujours vrai.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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