Entreprise : Comment établir son budget prévisionnel

Son budget prévisionnel, étape par étape

Établir un budget prévisionnel, c’est mettre des chiffres en face de son business plan de l’année à venir, des 3 ans ou/et 5 ans.

Autant le business plan est indispensable lors de la création de l’entreprise, autant le budget prévisionnel est important pour la vie de l’entreprise.

Le chef d’entreprise doit savoir combien il peut dépenser et combien il veut gagner pour financer ses revenus, son personnel, ses investissements ; en bref sa croissance et la survie de l’entreprise.

Inutile de faire des plans sur la comète, une entreprise est différente de l’État : elle DOIT être rentable.
Faute de trésorerie ou trop de dettes et elle doit fermer.

Les étapes

Pour établir le budget prévisionnel, voici les étapes à suivre :

1. Analyse du marché et de la concurrence, son évolution, son tableau de bord de pilotage
2. Prévisions des ventes : Segment par segment, jusqu’au prix de chaque produit
3. Prévisions du personnel : Recrutement, formation, etc.
4. Investissements : Modernisation et Ajouts, amortissement, etc.
5. Dépenses courantes : Honoraires, énergie, Internet, Stock, etc.
6. Trésorerie et frais financiers : Besoin en Fonds de Roulement, Taxes et impôts, etc.
7. Synthèse des recettes et des dépenses, Équilibre financier
8. Ajustement selon des variantes optimistes ou pessimistes
9. Choix du budget prévisionnel final

La mise en œuvre suit le budget.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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TCO : Les éléments à prendre en compte pour le calcul

Le TCO ou coût total de possession est composé de plusieurs éléments

Il est donc important de bien connaître l’ensemble des coûts d’un service informatique, en particulier sur ces deux postes : le matériel et le logiciel

Il est tout aussi important de connaître les coûts des consommables : papier, encre, clé USB, écran, clavier, télécommunication, supports de sauvegarde, etc. car ils sont aussi à inclure dans le TCO

Selon les entreprises, d’autres sources de coûts sont intégrées ou non dans le TCO
Par exemple, les coûts de climatisation de la salle informatique sont souvent pris en compte

Par contre, les coûts électriques sont souvent pris dans les frais généraux, idem pour les coûts de stockage des matériels en attente d’installation, en cours d’installation ou en cours de maintenance. Il faut, en effet, de la place pour stocker les cartons qui arrivent avant de les installer sur les postes de travail, et aussi de la place pour stocker les matériels en fin de vie et qu’il faut recycler (les jeter est interdit)

Pour les coûts de stockage, soit ils sont pris dans les frais généraux, soit ils sont calculés au m2 et répartis sur le service informatique en fonction de la surface qu’il occupe pour les raisons évoquées juste ci-dessus

Notion de temps

Soit le matériel est acheté, soit il est loué.

Lorsque le matériel est acheté, il est amorti dans le temps

Lorsqu’il est loué, les clauses du contrat de location, devraient faire apparaître le coût de relocation, en cas de prolongation de la durée de location parce qu’on garde le matériel plus longtemps, ainsi que le coût de recyclage.
A priori, puisque le matériel est loué, c’est au propriétaire de se charger de son recyclage.

Si je prends du matériel en location, je le rends sans m’en préoccuper.
Je dois alors le rendre en bon état, donc engager des frais de réparation, et que je dois vider les mémoires et disques durs des données qu’il contient, aussi pour des questions de sécurité informatique pour éviter des fuites de données (PC, télécopieur, fax, etc.)

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Le TCO ne suffit pas pour changer de logiciel en entreprise

Le TCO permet de savoir quand changer de logiciel, mais ça ne suffit pas

source : Wikipedia

Il faut partir aussi du principe que le logiciel dure plus longtemps que le matériel où il sera installé : Un ERP est amorti sur 7 ans alors qu’un PC fixe l’est sur 3 ans et un PC portable sur 2 ans.

Quant aux logiciels, généralement amorti sur 1 ou 2 ans, sauf ERP (= PGI, Progiciel de gestion intégrée), cela dépend de leur origine et il y a quatre types :

1. Le système, attaché et fourni avec le matériel, dont la durée de vie est identique à la machine, son coût est intégré à celui de la machine
   .
2. La bureautique et assimilés, dont la durée de vie est identique à 1 ou 2 fois la durée de vie du système, bien que cela dépend de la fréquence de l’évolution des versions de Windows, de Linux ou d’un autre.
   C’est ainsi que Office2003 est encore utilisé malgré les versions 2007n 2010 et suivantes
   .
3. Les progiciels métiers, plus spécialisés que les logiciels généralistes que sont ERP et bureautique, sont développés par des entreprises extérieures et répondent à un besoin très précis, tout en étant commercialisés.
   Par exemple, la PAO, Publication Assistée par Ordinateur, la DAO, Dessin Assisté par Ordinateur, un CRM, Gestion de la relation client, etc. Ils coûtent chers et le but est de les conserver le plus longtemps possible. Parfois, ils évoluent aussi et alors il faut faire évoluer l’ensemble de leur environnement : matériels et logiciels, en même temps.
   Cette remarque concerne aussi les bases de données de type Oracle ou autre que j’assimile aux logiciels
   .
4. Les développements spécifiques sont de deux ordres :
   – Les « purs » développements car aucun logiciel ne peut répondre au besoin, qu’il faut donc couvrir par des programmes spécifiques, par soi-même ou en sous-traitance. Les coûts sont là encore différents selon qui développe et qui maintient les développements.- L’autre ordre est celui des interfaces entres les logiciels et progiciels.
   Par exemple, entre un logiciel de paie et un logiciel de comptabilité ou de trésorerie, entre un logiciel de CAO et un ERP, un CRM et un ERP.

   Ces interfaces sont indispensables pour simplifier le travail de transfert d’informations d’un logiciel à l’autre.

   Elles concernent aussi des transferts entre systèmes différents. Par exemple, entre un lecteur de badge et le système des ressources humaines ou de la sécurité des bâtiments.

   A chaque fois, qu’un des composants changent les interfaces sont à refaire et cela peut s’avérer très coûteux. Malheureusement, c’est la rentabilité de l’entreprise qui est en jeu. Elles sont donc indispensables, même si parfois on se dit qu’il vaut mieux ressaisir les données plutôt que de les transférer.
   Ce n’est pas possible car purement numérique ou encore parce que la volumétrie est trop importante et l’embauche de personnels ne répond pas à ce besoin, et cela coûte aussi

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Les étapes pour acheter votre informatique

Acheter son informatique est une décision importante, surtout pour les TPE et PME/PMI de taille réduite, qui ne peuvent se permettent de disposer d’un service informatique interne.

C’est aussi une décision importante pour les entreprises plus importantes, qui dispose du personnel qualifié.

12 étapes pour bien acheter

1. Le cahier des charges	Bien définir ce que l’on veut, ce dont on a besoin
2. La négociation	Prix selon le volume, l’ajout de services
3. Le financement	Cash, crédit, location
4. L’amortissement	Immobilisation de trois à cinq ans
5. La formation	Bien planifier les stages
6. L’installation	Mise en route, reprise des données
7. Le développement	Adaptation, make or buy, gestion de projet
8. L’assistance	Consultant, conseils, paramétrage
9. Le renouvellement	Trois fois plus souvent le matériel que le logiciel
10. La maintenance	Extension de garantie, correction de bogues, prochaine version
11. L’assurance	Multirisques environnement, indemnisation, franchise
12. La sécurité	Détérioration, perte ou vol de matériels, de données, dénis de service

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