Réussir l’animation d’une réunion de travail


Réunion de travail : Une animation réussie

animation de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Avant la réunion

L’animateur de la réunion est généralement celui ou celle qui organise la réunion. Cependant, il peut s’agit de quelqu’un d’autre mandaté pour cela.

Avant la réunion, il :

  • choisit et invite les participants,
  • fixe l’objectif et l’ordre du jour,
  • indique le lieu, l’heure de début et la durée de la réunion, sachant que l’attention baisse après 50 à 60 minutes,
  • vérifie la logistique et les moyens techniques prévus pour le bon déroulement
  • distribue éventuellement les documents de préparation

L’animation de la réunion

Durant la réunion, le rôle de l’animateur consiste à :

  • rappeler l’objectif et les règles de fonctionnement de la réunion,
  • informer,
  • poser des questions aux participants,
  • faire en sorte que tous les participants s’expriment,
  • éviter les interruptions, par exemple sonnerie de téléphone, bruit extérieur, visite impromptue
  • recueillir les avis des uns et des autres,
  • donner un rythme approprié et dynamique
  • introduit les pauses, lors de réunions longues
  • veiller au respect des horaires et de la durée prévue,
  • rédiger un procès-verbal de la réunion, rôle qui peut être délégué à un participant ou à une assistante si l’animateur participe activement au travail du groupe
  • conclure la réunion

L’animateur est là pour animer la réunion. Encore faut-il qu’il s’y prenne avec doigté selon l’objectif à atteindre.

Il peut être discret, en laissant les participants échanger entre eux, notamment dans des séances de créativité, ou dirigiste, en donnant la parole à chacun, à tour de rôle, et en limitant le temps de parole.

Dans le monde de l’entreprise, l’oisiveté est considérée comme une perte de temps et comme le temps, c’est de l’argent…

Par conséquent, si l’habitude de commencer les réunions à l’heure et de les terminer à l’heure prévue alors les participants prendront l’habitude d’arriver à l’heure et pourront planifier leurs autres tâches à la suite de la réunion.

Qu’un seul participant déroge à cette règle et c’est une autre règle qui s’applique, avec dérangement pour tous.
Il en est de même en cas de dépassement de la durée d’une pause avant la reprise de la réunion.

Si, à la fin d’une réunion, il s’avère que sa durée est insuffisante ou qu’une décision reste encore à prendre, il faut cesser la réunion à l’heure prévue et en planifier une autre avant le départ des participants.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Problèmes fréquemment rencontrés au cours de réunions
Règles d’interactions pour bien mener une réunion de groupe
Management, Déléguer : Rectifier, sanctionner, féliciter

Ces phrases qui tuent le dialogue
Je confie les tâches à bon escient
CNV Communication Non Violente : Les 4 étapes de l’OSBD

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Récapitulatif 19 Organisation

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Calendrier 2019 : Les jours fériés


Liste des jours fériés en 2019

2019 est une année défavorable aux salariés, sauf quelques ponts de 2 jours potentiels :

  • lundi et mardi 29 et 30 avril ou jeudi et vendredi 2 et 3 mai
  • lundi et mardi 6 et 7 mai ou jeudi et vendredi 9 et 10 mai
  • du mercredi 1er mai au mercredi 8 mai avec 4 jours de congés consécutifs
  • vendredi 16 août,
  • lundi et mardi 23 et 24 décembre ou jeudi et vendredi 26 et 27 décembre

Combien vous seront-ils accordés ?

Les jours fériés en 2019

  1. Jour de l’An : mardi 1er janvier 2019
  2. Lundi de Pâques : lundi 22 avril
  3. Fête du Travail : mercredi 1er mai
  4.Victoire 1945 : mercredi 8 mai
  5. Ascension : jeudi 30 mai
  6. Lundi de Pentecôte : lundi 10 juin
  7. Fête Nationale : dimanche 14 juillet
  8. Assomption : jeudi 15 août
  9. Toussaint : vendredi 1er novembre
10. Armistice 1918 : lundi 11 novembre
11. Noël : mercredi 25 décembre
12. Deuxième jour de Noël : jeudi 26 décembre (Régime alsacien uniquement)

calendrier 2019 semestre 1
calendrier 2019 semestre 2

Philippe Garin

Si vous souhaitez me voir traiter un sujet particulier parmi les catégories de ce blog, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Calendrier scolaire 2018 2019
Productivité : Ignorez les « mange-temps »
3 régimes en même temps

2018 : Les jours fériés
Inventions grâce à la perception du temps
La première mission du dirigeant : Planifier

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Récapitulatif 19 Bien-être
Récapitulatif 19 Emploi
Récapitulatif 19 Management

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Calendrier 2018 : Les jours fériés


Liste des jours fériés en 2018

2018 est une année favorable aux salariés, avec de nombreux ponts potentiels :

  • lundi 30 avril,
  • lundi 7 mai,
  • mercredi 9 mai,
  • vendredi 11 mai,
  • vendredi 2 novembre,
  • lundi 24 décembre.

Combien vous seront-ils accordés ?

Les jours fériés en 2018

  1. Jour de l’An : lundi 1er janvier 2018
  2. Lundi de Pâques : lundi 02 avril
  3. Fête du Travail : mardi 1er mai
  4.Victoire 1945 : mardi 8 mai
  5. Ascension : jeudi 10 mai
  6. Lundi de Pentecôte : lundi 4 juin
  7. Fête Nationale : samedi 14 juillet
  8. Assomption : mercredi 15 août
  9. Toussaint : jeudi 1er novembre
10. Armistice 1918 : dimanche 11 novembre
11. Noël : mardi 25 décembre
12. Deuxième jour de Noël : mercredi 26 décembre (Alsace uniquement)

calendrier 2018 jours fériés
calendrier 2018 jours fériés semestre 2

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Pour en savoir plus :


En complément :

Calendrier scolaire 2017 2018
C’était tellement mieux autrefois
Quelques règles pour bien planifier ses actions dans le temps

2017 : Les jours fériés
Les différents types de trimestres pour la retraite
Productivité : Utilisez un code couleur pour vos tâches

Autres Bien-être, Emploi, Management :

Récapitulatif 18 Bien-être
Récapitulatif 18 Emploi
Récapitulatif 18 Management

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Calendrier 2017 : Les jours fériés


Liste des jours fériés en 2017

2017 est une année favorable aux salariés, puisque la plupart des jours fériés se trouvent un vendredi ou un lundi.
Les 2 seuls ponts potentiels sont celui du vendredi 26 mai et du lundi 14 août. Seront-ils accordés ?

  1. Jour de l’An : dimanche 1er janvier 2017
  2. Lundi de Pâques : lundi 17 avril
  3. Fête du Travail : lundi 1er mai
  4. Ascension : jeudi 25 mai
  5. Victoire 1945 : lundi 8 mai
  6. Lundi de Pentecôte : lundi 5 juin
  7. Fête Nationale : vendredi 14 juillet
  8. Assomption : mardi 15 août
  9. Toussaint : mercredi 1er novembre
10. Armistice 1918 : samedi 11 novembre
11. Noël : lundi 25 décembre
12. Deuxième jour de Noël : mardi 26 décembre (Alsace uniquement)

calendrier 2017 semestre 1
calendrier 2017 semestre 2

Philippe Garin

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Pour en savoir plus :


En complément :

Calendrier scolaire 2016 2017
Vaccination : Le calendrier de 10 vaccins
C’était le bon temps, celui où l’on vivait selon le calendrier

2016 : Les jours fériés
Productivité : Ignorez les « mange temps »
Les étapes pour établir le planning de ce jour efficacement

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Récapitulatif 16 Emploi
Récapitulatif 16 Management
Récapitulatif 16 Voyage

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Compétences numériques : La Communication


Compétences : Communication numérique

QR code pour mieux communiquerTraiter l’information et créer du contenu numérique sont deux compétences numériques définies dans le CV européen.

Cette troisième compétence concerne la capacité à communiquer en utilisant tous les outils que nous avons à notre disposition.

Voici une grille pour découvrir comment vous vous en sortez.

Utilisateur élémentaire

  • Je peux communiquer avec les autres par téléphone portable, voix sur IP (Skype, etc.), courriel ou bavardage en ligne – en utilisant les fonctions de base (messagerie vocale, SMS, envoi et réception de courriels, échange de textes, etc.).
  • Je peux partager des fichiers ou du contenu à l’aide d’outils simples.
  • Je sais que je peux utiliser les technologies numériques pour interagir avec des services (services publics, banques, hôpitaux, etc.).
  • Je sais qu’il existe des sites de réseautage social et des outils de collaboration en ligne.
  • Je sais que lors de l’utilisation des outils numériques, certaines règles de communication doivent être respectées (par ex. lorsqu’on poste un commentaire ou que l’on partage des informations personnelles).

Utilisateur indépendant

  • Je peux utiliser certaines fonctions complexes de plusieurs outils de communication (utiliser la voix sur IP et partager des fichiers, etc.).
  • Je peux utiliser les outils de collaboration et intervenir par ex. sur des documents ou fichiers partagés créés par quelqu’un d’autre.
  • Je peux utiliser certaines fonctions des services en ligne (par ex. services en ligne administratifs, bancaires ou commerciaux).
  • Je transmets ou partage des connaissances en ligne avec d’autres personnes (en utilisant les outils de réseautage social ou les communautés en ligne, etc.).
  • Je sais qu’il existe des règles de communication en ligne (« nétiquette ») et je les applique.

Utilisateur expérimenté

  • J’utilise activement une large gamme d’outils de communication (courriel, bavardage en ligne, SMS, messagerie instantanée, blogs, micro-blogs, réseaux sociaux) pour communiquer en ligne.
  • Je peux créer et gérer du contenu à l’aide d’outils de collaboration (par ex. agenda électronique, système de gestion de projet, correction en ligne, feuilles de calcul en ligne).
  • Je participe activement aux espaces en ligne et j’utilise plusieurs services (services en ligne administratifs, bancaires ou commerciaux, etc.).
  • Je peux utiliser des fonctions avancées des outils de communication (vidéoconférence, partage de données, partage d’application, etc.).

Source : Europass

Les niveaux de compétences des 5 domaines du numérique :

  1. Traitement de l’information
  2. Création de contenu
  3. Communication
  4. Résolution de problème
  5. Sécurité

Pour vous aider à autoévaluer votre propre niveau, cliquer sur les liens pour accéder aux grilles

Philippe Garin

Pour un accompagnement personnalisé, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en savoir plus :


En complément :

Canular : Les dangers de la rumeur sur Internet
Astuces pour vos mails soient lus
Cybersquatting et typosquatting : Définitions

Votre e-réputation sur le Web 2.0
La Communication externe : Moyens et Diffusion
Emploi : Avoir un beau profil sur les réseaux sociaux

Autres Communication, Emploi et Informatique :

Récapitulatif 16 Communication
Récapitulatif 16 Emploi
Récapitulatif 16 Informatique

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Stress : Utilisez votre intuition 2/2


Faites confiance à votre intuition

avoir du talent, c'est bien, avoir de l'intuition, c'est mieuxLes premières recommandations sont dans l’article précédent : Stress : Utilisez votre intuition 1/2

Votre intuition est toujours votre amie

5.      Tout vient à point

Votre intuition est votre guide. Elle vous aide à choisir les actions à mener. Plus une tâche est importante à vos yeux, plus votre esprit la ramènera sur le devant de vos préoccupations.

Vous choisissez ce que vous allez faire, par instinct, car vous savez ce que vous avez à faire.

Pour les petites têtes qui « oublient » comme pour celles qui ont des astuces pour ne rien oublier, sachez que nous savons, tous, ce qui est important.

Un exemple :
Si vous n’avez rédigé aucune liste de courses, vous êtes capables d’acheter vos provisions. Quand vous vous rendez compte, en rentrant que vous avez oublié quelque chose, celle-ci est toujours négligeable. Les courses les plus importantes sont bien dans votre panier.
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6.      Bilan et planning

De temps en temps, en fin de la journée de travail, récapitulez ce que vous avez fait dans la journée, mentalement ou par écrit. Puis mettez-vous en mémoire les actions à mener pour le reste de la journée, le lendemain, la semaine ou plus longtemps.

Calmez ainsi vos sentiments. Les aspects négatifs, comme une frustration, un souci, une peur, un manque de temps, etc. reviennent dans votre mémoire au moment que vous aurez choisi.

Puis, mettez-les de côté. Cela vous évite de les avoir en permanence à l’esprit, surtout pendant les moments où vous avez besoin de calme, par exemple avant de vous endormir le soir.

7.      Ce n’est pas grave !

Faire confiance à son intuition demande un apprentissage. Faites-le en vous faisant confiance. Prenez le temps d’y réfléchir.

Vous craignez d’oublier un rendez-vous, de dépasser le jour où vous devez rendre un travail, votre intuition vous fera jeter un coup d’œil sur votre agenda et vos pense-bêtes.

Votre to-do-list devient alors une aide et non plus un dictateur.
Inscrivez-y des informations utiles pour vous vider l’esprit et laissez votre intuition vous dire quoi et quand agir et choisir les informations dont vous avez besoin.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

En complément :

Moi, stressé (stressée) ?
Stress : maladie contagieuse ou faute du management ?
Burnout : Symptômes, Causes et Conséquences

Critères de planification de ma situation personnelle
Les bases de la productivité 1/4 : L’état d’esprit
Les cartes du bruit

Autres Bien-être et Organisation :

Récapitulatif 15 Bien-être
Récapitulatif 15 Organisation

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Stress : Utilisez votre intuition 1/2


Utilisez votre intuition pour gérer votre stress

Votre intuition est votre amie

suivez votre intuitionNotre esprit est sollicité de tous les bords. Au travail ou à la maison, durant ses loisirs et les transports, notre cerveau est actif en permanence.

L’afflux d’informations et le nombre de tâches à réaliser sont renforcés par une (télé)communication qui ne nous lâche pas. Nous sommes connectés jour et nuit, 365 jours par an.

Même la nuit, nous éprouvons du mal à récupérer, tant notre esprit est (pré-)occupé.

Alors, nous nous organisons. Nous mettons en place une liste de tâches, appelée aussi to-do-list depuis la dominance de l’anglais dans les entreprises, et nous modifions tout le temps notre agenda pour tenir compte de l’avancement de nos tâches et des interruptions.

La concentration devient difficile en raison des sollicitations des autres, ou des interruptions pendant son travail, sans oublier nos manies de se précipiter sur nos mails entrants ou notre téléphone.

Fiez-vous à votre intuition

Combien de stress accumulez-vous ? Combien de retard prenez-vous dans vos actions ? Êtes-vous suffisamment concentré (e) pour les terminer et ne plus y penser ?

Votre intuition ne vous dit-elle pas qu’en continuant ainsi, vous risquez de saturer plus ou moins rapidement et de craquer ?
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Du calme !

Voici les premières recommandations à ériger en règle au quotidien :

1.      Une seule action à la fois et jusqu’au bout

Quel que soit ce que vous commencez à faire, faites uniquement cela

Ne commencez aucune autre tâche avant d’en avoir terminé avec celle-là.

2.      Agissez en toute conscience

Quand vous commencez une tâche, donnez-lui un nom ou/et une description.

Prendre conscience que vous exécutez une tâche permet de se concentrer sur elle, que ce soit une tâche routinière ou une nouvelle.

3.      Soufflez entre deux tâches

Une brève pause est nécessaire entre deux actions.

Cette pause vous permet de sortir la précédente de votre esprit, de reprendre votre souffle physiquement ou/et intellectuellement, avant de passer à la suivante.

Fermez les yeux quelques secondes ou buvez une seule gorgée vous permet de choisir la prochaine action à mener.

4.      Écoutez les autres

Chefs, collaborateurs, collègues, clients, fournisseurs, partenaires, sont tous des briseurs de concentration. Comme il est impossible ou inconvenant de les éloigner sans les écoutez, écoutez-les avec attention.

Sans cette attention, votre esprit sera occupé à se demander ce que l’importun voulait alors que vous auriez pu vous en débarrasser immédiatement, en écoutant vraiment.

Si l’interruption nécessite une action de votre part alors laissez votre intuition décider de quand vous allez vous y consacrer : tout de suite car il y a urgence, quitte à devoir reprendre plus tard la tâche en cours au moment du dérangement, ou plus tard, parmi toutes les autres tâches qui vous attendent.

Les autres recommandations sont dans l’article : Stress : Utilisez votre intuition 2/2

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :

En complément :

Tests de réaction au stress et aux tensions
Stress technologique : comment le maîtriser
Burn out : Les symptômes pour le repérer

A quoi sert un planning
7 règles pour rester concentré sur son travail
Principes de la planification

Autres Bien-être et Organisation :

Récapitulatif 15 Bien-être
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