Le rapport ou compte-rendu de réunion


Réunion de travail : Un rapport complet

rapport ou compte-rendu de réunionSommaire :

À quoi sert une réunion de travail

Bien préparer une réunion de travail

Réussir l’animation d’une réunion de travail

Le rapport ou compte-rendu de réunion

Toutes les réunions de travail doivent faire l’objet d’un rapport ou compte-rendu de réunion.

Le rapport doit être rédigé le jour-même ou, au pire, le lendemain, afin d’avoir encore en tête la compréhension des notes prises durant la réunion et se rappeler les points omis dans ses notes.

Tout retard expose à de la perte d’information.

Le rapport sera adressé à tous les participants et à ceux qui ont besoin de connaître les conclusions du travail des participants.

Le compte-rendu rependra, point par point, l’ordre du jour, qui est fil conducteur.

Si, pour un point, une ou des actions sont à mener, alors celui ou celle (ou ceux) qui est chargé de ces tâches sera mentionné, avec, de préférence, une date butoir de réalisation de l’action.

Si une autre réunion doit suivre celle qui vient de se dérouler alors la date de la prochaine réunion sera indiquée en fin du rapport.

Le rapport doit être le reflet réel et objectif de la réunion.
Les interprétations du rédacteur du compte-rendu sont exclues.

Un bref résumé synthétisera le résultat obtenu, lequel dépend de l’objectif de la réunion.

Pour une réunion de décision ou de résolution de problème, c’est la décision ou la solution qui sera brièvement décrite.

Toutes les alternatives seront indiquées, du plan B aux idées éliminées, si cela a un sens.

Pour une réunion d’information ou une formation, le rapport est accompagné d’un questionnaire où chaque participant donne son avis sur le résultat obtenu et sa satisfaction personnelle.

Si des avis différents ont été exprimés, ils doivent figurer dans le compte-rendu, avec la mention de majorité et de minorité pour l’un ou l’autre des avis.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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Stress : Utilisez votre intuition 2/2


Faites confiance à votre intuition

avoir du talent, c'est bien, avoir de l'intuition, c'est mieuxLes premières recommandations sont dans l’article précédent : Stress : Utilisez votre intuition 1/2

Votre intuition est toujours votre amie

5.      Tout vient à point

Votre intuition est votre guide. Elle vous aide à choisir les actions à mener. Plus une tâche est importante à vos yeux, plus votre esprit la ramènera sur le devant de vos préoccupations.

Vous choisissez ce que vous allez faire, par instinct, car vous savez ce que vous avez à faire.

Pour les petites têtes qui « oublient » comme pour celles qui ont des astuces pour ne rien oublier, sachez que nous savons, tous, ce qui est important.

Un exemple :
Si vous n’avez rédigé aucune liste de courses, vous êtes capables d’acheter vos provisions. Quand vous vous rendez compte, en rentrant que vous avez oublié quelque chose, celle-ci est toujours négligeable. Les courses les plus importantes sont bien dans votre panier.
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6.      Bilan et planning

De temps en temps, en fin de la journée de travail, récapitulez ce que vous avez fait dans la journée, mentalement ou par écrit. Puis mettez-vous en mémoire les actions à mener pour le reste de la journée, le lendemain, la semaine ou plus longtemps.

Calmez ainsi vos sentiments. Les aspects négatifs, comme une frustration, un souci, une peur, un manque de temps, etc. reviennent dans votre mémoire au moment que vous aurez choisi.

Puis, mettez-les de côté. Cela vous évite de les avoir en permanence à l’esprit, surtout pendant les moments où vous avez besoin de calme, par exemple avant de vous endormir le soir.

7.      Ce n’est pas grave !

Faire confiance à son intuition demande un apprentissage. Faites-le en vous faisant confiance. Prenez le temps d’y réfléchir.

Vous craignez d’oublier un rendez-vous, de dépasser le jour où vous devez rendre un travail, votre intuition vous fera jeter un coup d’œil sur votre agenda et vos pense-bêtes.

Votre to-do-list devient alors une aide et non plus un dictateur.
Inscrivez-y des informations utiles pour vous vider l’esprit et laissez votre intuition vous dire quoi et quand agir et choisir les informations dont vous avez besoin.

Philippe Garin

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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L’entretien individuel : un exercice difficile pour le manager


L’entretien individuel : un exercice difficile pour le manager

entretien individuel annuelChaque année, les managers sont soumis à un exercice déplaisant que la loi leur impose : l’entretien individuel annuel avec chacun de ses collaborateurs et… avec son chef

Le cadre de l’entretien individuel annuel

C’est l’occasion pour le collaborateur de parler, en théorie, sur le même pied d’égalité, de fait part de ses souhaits, en matière d’évolution de carrière, de contenu de son travail, des conditions de travail, de la formation, du salaire

C’est aussi, pour ceux qui l’osent -et il y en a toujours-, l’occasion de faire part des griefs, revendications, plaintes, étalage de rumeurs fondées ou infondées et de rechercher la confrontation ou/et tentent d’imposer leur point de vue au manager

Le manager est confronté à la nécessité d’écouter, et de répondre aux aspirations, légitimes, et de faire la part des choses, entre ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas

Difficile de garder une bonne ambiance de travail tout le long de l’année, quand il faut, au moins une fois par an, signifier à son collaborateur que certaines de ses actions sont insuffisantes ou/et certaines attitudes sont non conformes aux attentes alors que le collaborateur est sur la défensive ou engagé vers dans un bras de fer

Le manager doit aussi fixer les objectifs de l’année qui vient après avoir établi le bilan de l’année qui vient de s’écouler.
Il doit décliner les objectifs de l’entreprise au niveau de son service ou de son équipe, c’est-à-dire les objectifs qui a lui-même reçus de son manager, au niveau de chacun de ses collaborateurs

Les réactions du manager

Le manager peut agir en imposant, à la différence du reste de l’année, qu’il doit, au moins durant l’entretien individuel annuel, écouter et prendre en compte ce qui lui est dit. Parfois, les réclamations sont bien dans le cadre de cet entretien, parfois les désidératas du collaborateur les dépassent

Pour pallier aux dérives de l’exercice, il est recommandé au manager de fixer, dès le début de l’entretien, le cadre et l’ordre du jour de celui-ci. Le manager va indiquer la durée fixée et s’y tenir.
Tout sujet qui dériverait du cadre devra faire l’objet d’une autre réunion avec le collaborateur, par exemple si celui-ci évoque la question du salaire, dénigre d’autres collaborateurs ou bien encore, s’il pose des questions auxquelles le manager ne peut répondre immédiatement

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

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