Poste de travail vacant : Les mesures de transition


Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant

Les transitions en cas de vacance du poste de travailChaque cause d’un poste de travail rendu vacant doit faire l’objet d’une procédure de transition.

Que cette vacance doit prévue ou imprévue, les conséquences sont les mêmes : « the show must go on », l’activité doit continuer.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

« Diriger, c’est prévoir ». Cette maxime s’applique particulièrement bien à tous les cas de transition en cas de vacance du poste de travail.

Plus les procédures sont préparées, écrites et diffusées à l’intérieur de l’entreprise, et plus facile sera la transition, même lorsque règlement, lois et convention collectives décrivent les règles à appliquer, celles-ci doivent être définies pour chaque entreprise et autre organisation, collectivité, association, etc.

Le compte-rendu écrit

Quel que soit le niveau hiérarchique du poste vacant ou le degré de technicité du poste, tous les salariés devraient rédiger un compte-rendu écrit.

Pour les postes à faible valeur ajoutée, des fiches préparatoires sont prédéfinies de telle sorte que le salarié ait un minimum de cases à remplir ou/et à cocher. Par exemple, une fiche par action prévue dans la journée ou dans la semaine, selon la criticité du poste.

Pour les postes à forte valeur ajoutée, chaque collaborateur va rapporter à son supérieur hiérarchique, le compte-rendu exhaustif de son activité. Chaque manager va faire de même à son supérieur hiérarchique et ainsi de suite, en ne retenant que les points principaux qui doivent être portés à la connaissance de son chef. Là encore, à défaut d’avoir des formulaires tout près, les rubriques qui doivent faire l’objet d’un point détaillé par le (la) salarié (e), seront prédéfinis, y compris la rubrique « divers » pour pallier à tous les cas de figure, y compris l’imprévu.

La description de poste

La description de poste est du ressort du manager pour ses collaborateurs. En général, cette description est demandée par le service des Ressources Humaines, garant de la cohérence entre les postes et vis-à-vis de la convention collective dont dépend l’entreprise.

Cette description de poste comporte, entre autres, une liste des tâches les plus courantes du poste, les responsabilités associées au poste.

La description du poste permet :

  1. De recruter un (e) remplaçant (e) à titre provisoire ou définitif de la personne qui laisse son poste vacant
  2. De faire connaître en interne, les actions à mener en cas de remplacement total ou partiel par une ou des personnes présentes dans l’entreprise et amenées à remplacer, pour un temps ou définitivement, la personne qui laisse son poste vacant

Les formations du personnel

Le plan de formations continues pour le personnel est un des outils de transition.

Il permet de connaître les besoins de l’entreprise, en matière de formation, de façon, à ce que les salariés (es) puissent assurer une continuité des actions d’une autre personne qui laisserait son poste vacant, peu importe pour quelle raison.

Cela suppose une connaissance des savoir-faire et des connaissances des salariés (es) en place, même si ces connaissances et expériences sont extérieurs à celles nécessaires dans l’exercice du poste actuel du (de la) remplaçant (e). Cette cartographie des compétences s’avère très utile en cas de vacance d’un poste, et aussi en cas de promotion ou de mobilité interne.

En effet, par exemple, un poste vacant peut être occupé par une personne en interne, et un recrutement externe vient combler le vide laissé par la personne mutée au premier poste.

Autres mesures de transition

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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Poste de travail vacant : Les besoins PREVISIBLES de transition


La vacance prévue du poste de travail : Les besoins de transition

Les causes prévisibles de la vacance d'un poste de travailÀ chaque cause d’un départ d’un (e) salarié (e) de son poste de travail, l’entreprise organise un processus de continuité de l’activité et du poste.

La notion de temps et plus précisément du moment, est un des éléments à prendre en compte dans la description et la mise en place des procédures de continuité.

Sommaire :

La vacance du poste de travail : Les causes
Poste de travail vacant : Les besoins PRÉVISIBLES de transition
Poste de travail vacant : Les besoins de transition des causes IMPRÉVISIBLES
Exemples de mesures de transition en cas de poste vacant
La vacance du poste de travail : Pallier aux causes extérieures

Le travail en 2 ou 3 « 8 »

Il s’agit de répartir le travail sur 16 ou 24 heures dans une journée, ou/et sur 5, 6 ou 7 jours par semaine selon l’activité.

Le travail est codifié par les conventions collectives. Le chef d’entreprise applique les consignes, les salariés sont avertis dès leur engagement dans l’entreprise ou via leurs représentants lorsque ce mode de fonctionnement est mis en place.

Il s’agit alors du fonctionnement « normal » de l’entreprise. Toutefois, il convient d’organiser la passation d’une personne qui occupe le poste à la suivante.

Les congés et RTT des salariés

Là aussi, les règles sont codifiées par la loi et les conventions collectives. Premier point à se rappeler : c’est l’employeur qui décide quand ses salariés seront en congés.

Que ce soit à dates fixes pour tous les salariés, avec, en corollaire, la fermeture de l’établissement, ou que ce soit géré individuellement pour assurer une activité avec le personnel présent, les périodes de congés de transférer tout ou partie des activités de la personne en congé ou en RTT vers celui ou celle qui va la remplacer sur la durée de son absence.

La fermeture complète nécessite de faire connaître aux partenaires, clients et fournisseurs de l’entreprise que l’activité cesse durant les congés. Aucune transition entre salariés n’est nécessaire puisque tout s’arrête et repart en même temps.

Pour les congés individualisés et les RTT, la transition et les consignes entre salariés sont indispensables pour assurer un « remplacement provisoire » correct.

Une formation longue ou un congé maternité

Longue ou courte, une formation implique une absence de l’entreprise pendant la durée de la formation, sous réserve que cette formation ait bien lieu durant le temps de travail.

Dans le fonctionnement d’un remplacement pour congé de maternité ou de paternité, les processus de transition s’avèrent similaires.

C’est une interruption, a priori, momentanée, au même titre que les congés, mais sur une période et une durée différente. Dans tous les cas, une transition doit avoir lieu, avec les collègues de la personne en formation, ou/et, parfois, avec l’intérimaire ou la personne en CDD qui va remplacer le titulaire du poste.

Encore une fois, la transition doit permettre d’assurer le remplacement sans écueil.

Le départ à la retraite

Il s’agit d’un départ définitif de l’entreprise.

Soit le (la) futur (e) retraité (e) sera remplacée, et alors la personne amenée à reprendre le poste doit acquérir l’ensemble des connaissances du partant.

Soit le (la) futur (e) retraité (e) ne sera pas remplacée, et alors son travail sera amené à être partagé entre les personnes qui sont déjà présentes dans l’entreprise.

Un départ à la retraite signifie aussi une perte de connaissances pour l’entreprise, la « mémoire » ne sera plus disponible puisque le (la) futur (e) retraité (e) n’aura plus aucune obligation vis-à-vis de son ancien employeur.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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25 excuses pour une absence au travail


Vous cherchez une excuse pour éviter de vous rendre à votre travail ?

nombre 25Une étude américaine réalisée par le cabinet Wakefield Research pour le compte de Citrix a de quoi faire sourire, puisqu’elle fournit un florilège d’excuses données dans des employés à leurs employeurs pour justifier leurs absences, en dehors des raisons de santé :

  1. J’ai besoin d’un break
  2. J’ai trop bu et je suis trop fatigué pour venir
  3. Je suis allergique au bureau
  4. L’essence est trop chère
  5. Je me suis battu hier et je suis en prison
  6. Mon chat a caché mes clés
  7. Mes vaches se sont échappées
  8. Il y a un serpent à la porte et je ne peux pas sortir
  9. Mon chien a mangé mon réveil
  10. Une dinde s’est encastrée dans mon pare-brise pendant que je conduisais
  11. Mon lézard est mort
  12. Je me suis fait pipi dessus sur le trajet et je dois rentrer pour me changer
  13. Je n’ai pas pu mettre mes chaussures de travail car j’ai les pieds trop gonflés
  14. Je n’ai plus de sous-vêtements propres
  15. C’est nuageux dehors
  16. La neige est trop bonne, je dois aller skier
  17. Il y a trop de vent dehors, ma voiture pourrait être emportée
  18. Le soleil est trop lumineux
  19. Mon vélo est à cours d’essence
  20. Mon numérologiste m’a dit de ne pas venir
  21. Je pourrais avoir une migraine
  22. C’est l’anniversaire d’Elvis
  23. Je fais un régime
  24. J’ai besoin de temps pour ma santé mentale
  25. Je pensais qu’on était dimanche

Et vous, quelle est votre « meilleure » ou « pire » excuse ?

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Dysfonctionnements et coûts cachés


Dysfonctionnements et coûts cachés

Un dysfonctionnement

Un dysfonctionnement est la résultante de perturbations, d’anomalies de fonctionnement.

On peut regrouper les dysfonctionnements dans les catégories suivantes

  1. Sous-productivité
  2. Non qualité
  3. Rotation du personnel
  4. Accidents du travail
  5. Absentéisme
  6. Actions de régulation

Les coûts cachés

coûts cachés

coûts cachés


Les coûts cachés sont la conséquence des dysfonctionnements.

On peut regrouper les coûts cachés selon les types suivants :

  1. Sur-temps
  2. Sur-consommation
  3. Sur-salaire
  4. Non-production

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