Communication écrite vs Communication téléphonique
Au travail, la communication individuelle avec l’extérieur de sa structure se fait de deux manières principales :
- Le téléphone
- La messagerie
Comme la très grande majorité d’entre nous, je dispose d’un smartphone, objet multifonctions, héritage ou précurseur du tricordeur, appareil omniprésent dans les séries et les films de Star Trek, et qui sert à tout, lui aussi, puisqu’il sert, en plus, à des fins d’analyse et de détection.
Tricordeur Starfleet
Parmi les fonctions de ce sublime appareil, se trouvent le téléphone et la messagerie.
Ces deux fonctions S’il est possible d’envoyer et de recevoir des messages via une tablette ou un ordinateur, tout aussi facilement que sur son smartphone, il aussi possible de communiquer par le son et l’image.
Le smartphone a cet avantage d’être petit, facilement transportable dans une poche ou un sac-à-main. Il nous accompagne partout où l’on va.
Certains y sont tellement accros qu’ils ont activé une sonnerie qui retentit à chaque arrivée d’une nouvelle, en plus de la sonnerie du téléphone, laquelle peut être différente selon l’interlocuteur qui appelle.
D’autres ont décidé de taire cette fonctionnalité, pour ne laisser que la sonnerie d’un appel téléphonique. J’en fais partie.
Je préfère communiquer par courriel.
Synchrone vs asynchrone
Le téléphone est une forme de communication synchrone : Les deux interlocuteurs doivent être disponibles en même temps.
C’est loin d’être toujours le cas, surtout au travail.
La messagerie est une forme de communication asynchrone : L’émetteur envoie son message quand il veut. Le récepteur aussi et c’est souvent avec un décalage dans le temps.
De cette façon, je reste concentré sur mon activité, puis je regarde les messages de ma boîte de réception entre deux tâches, sans perturbation.
Bien sûr, il est possible d’interagir via l’écrit en direct, et de communiquer par la voix en différé.
Dans le premier cas, je réponds tout de suite aux mails, SMS, à un forum ou durant une web-conférence.
Dans le second, je laisse des messages vocaux sur un répondeur et j’écoute ceux que je reçois, bien qu’il m’arrive d’écouter avec un décalage de plusieurs heures à plusieurs jours.
Je laisse le téléphone sonner
En voiture, quand je conduis, je laisse le téléphone sonner. Le correspondant choisit alors de laisser un message ou non. Dans les deux cas, je sais facilement qui a appelé.
Au bureau et dans la vie privée, je regarde aussi qui appelle, d’un simple coup d’œil.
Comme tout le monde sait que son nom va apparaître, il est d’usage de répondre immédiatement, à tel point que, soit vous n’avez pas envie de répondre à cet interlocuteur-là, soit vous finissez la tâche que vous avez commencée.
ta-daa
Parfois, la mention « numéro inconnu » apparait. C’est à la fois irritant et normal en entreprise.
Par exemple, les conseillers de Pôle emploi appellent avec cette mention, car le seul numéro, qu’ils sont autorisés à communiquer, est le 3949, qui sert à centraliser les appels. Sinon ils passeraient leur temps à répondre aux sollicitations des centaines de demandeurs d’emploi dont ils ont la charge.
C’est irritant, parce qu’on ne peut savoir qui appelle. La peur de l’inconnu se réveille et l’on craint toujours de mal répondre à la demande.
Et normal quand beaucoup d’inconnus cherchent à joindre l’organisation pour laquelle on travaille.
Les paroles s’envolent, les écrits restent
Écrire un message, SMS ou courriel, oblige à réfléchir à ce que l’on veut communiquer.
Il est possible de se relire avec d’envoyer son message, de corriger les fautes d’orthographe et de style, de le compléter ou d’effacer des mots.
Recevoir un mail fixe le contenu de la communication, je peux y revenir autant de fois que je veux, même des mois plus tard, sous réserve de l’avoir conservé, bien sûr.
Toute une conservation, tous les échanges par « répondre » sont regroupés pour faciliter le processus de mémoire et se remettre dans la conversation. Ceci est particulièrement pratique quand plusieurs conversations existent en parallèle, avec les mêmes ou avec des interlocuteurs différents.
De plus, avec un mail, je peux joindre des fichiers, impossible par principe avec une conversation téléphonique. Encore plus d’écrits, et aussi des images et même du son.
Je lis et j’écris quand je veux et où je veux. Vive la liberté !
Je peux le faire le jour ou la nuit, sans me préoccuper de savoir si je vais déranger l’autre.
Téléphoner est, par contre, le gros avantage pour toutes les personnes qui écrivent mal, qui ne savent pas écrire, ou qui tapent avec difficulté sur un clavier, avec deux doigts par exemple. Rien, cependant, d’irrémédiable. Elles peuvent apprendre.
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
Pour en savoir plus :
En complément :
Faire face à un contact agressif au téléphone
Mieux téléphoner c’est possible : Des tuyaux pour m’aider
Écrivez des mails de moins de 5 lignes
Les 10 règles d’Or pour vos mails
Quels sont les avantages de téléphoner, d’une conversation téléphonique
Comment reconnaître un mail de phishing ou frauduleux
Blog de Philippe Garin 