De quoi est composée une Fiche de poste ?
Il est assez frustrant de constater que bon nombre d’entrepreneurs ignorent comment définir une fiche de poste. Cela se passe généralement lors du premier emploi qu’ils créent. En conséquence de quoi, les annonces d’offres d’emploi sont incomplètes ou les questions en entretien d’embauche reçoivent des réponses improvisées.
Que trouve-t-on dans une fiche de poste ?
L’intitulé du poste ou titre du poste :
A choisir parmi les noms de postes contenus dans la convention collective dont l’entreprise dépend ou à inventer pour des questions de mixité de tâches ou encore parce que métier est nouveau.
La position hiérarchique du poste :
Le poste est rattaché à une équipe, un service, une direction, un établissement, une entreprise. Il a une place dans l’organigramme de l’organisation.
La convention collective :
Le nom de la convention collective est importante, surtout s’il en existe plusieurs.
Le niveau, l’échelon la position et le coefficient issus de la convention collective est important pour le calcul de la paie, la retraite, etc.
Le type de contrat, durée et horaires :
Le type de contrat indique s’il s’agit d’un contrat en CDI, à durée illimitée, en CDD, à durée déterminée avec la durée prévue du contrat, de professionnalisation et tous autres types de contrat qui existent au moment de l’embauche.
Si le travail est à temps partiel, le nombre d’heures par semaine doit être précisé.
Si le travail est prévu en 2 ou en 3 équipes par jour alors cela doit figurer aussi dans la fiche de poste.
Les responsabilités d’encadrement :
Si le poste contient la responsabilité d’autres postes alors il est important d’avoir cette information. Par contre, le nombre de personnes à encadrer n’y figure pas car il est variable dans le temps. Il s’agit ici d’une responsabilité hiérarchique et non fonctionnelle.
Les principales missions et responsabilités du poste :
C’est la principale rubrique de la fiche de poste car elle contient la synthèse du travail à effectuer et des responsabilités inhérentes au poste. Il s’agit de phrases et de liste de tâches, Toute omission dans la description des principales missions du poste implique le dégagement de la responsabilité du titulaire du poste dans l’exercice d’une tâche absente d’une des phrases de synthèse. C’est pourquoi, il est important que les principales tâches soient bien signalées comme telles, car il est impossible de lister les tâches détaillées qui la composent.
Les formations, expériences, aptitudes, langues et profil requis pour tenir le poste :
Comme le poste doit être assuré avec des compétences et des connaissances précises, ainsi que des aptitudes physiques et/ou intellectuelles. Elles doivent toutes figurer dans la description du poste. Il pourra y avoir des différences entre ce qu’apporte un (e) candidat (e) à ce poste, C’est du ressort du recruteur et du chef d’entreprise, s’il s’agit de deux personnes différentes, d’accepter les différences ou les manques et de les combler par le travail sur le tas ou/et par une ou des formations complémentaires.
Les caractéristiques ou contraintes particulières du poste :
Certaines difficultés, comme la nécessité d’être mobile, itinérant, ou d’avoir un permis ou une habilitation quelconque doivent être décrite. Les caractéristiques et/ou contraintes particulières sont indispensables de la fiche de poste pour prévoir d’éventuels conflits et poursuites judiciaires en cas d’absence.
Validation de la fiche de poste
Chaque entreprise organise son circuit de validation de la demande d’embauche et de la fiche de poste. Dans tous les cas, il doit y avoir au moins une signature, celle du patron, et une date, celle de la validation de la fiche de poste.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
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