Durée d’archivage des documents


Durée d’archivage des documents

archivage de documentsEn France, les documents suivants DOIVENT être conservés durant le temps indiqué.

Ils servent de preuve en cas de conflit juridique ou fiscal.
 

Documents

Durée minimale d’archivage

Résultats de gestion

Aucune obligation légale, ne s’agissant pas de documents comptables
Conseillé : 5 ans

Documents comptables :

  • Bilans, comptes de résultats en annexes
  • Pièces de comptabilité, journaux, balances, banques, grands livres, etc.
  • Provisions / clients

 

  • Illimitée (minimum 10 ans en original)
  • Au moins 3 ans + exercice en cours au minimum (= éventuel contrôle fiscal)
  • En fait : 10 ans

Bordereaux de réception

10 ans (idem factures fournisseurs)

  • Tarifs de vente
  • Tarifs achats
  • Listings de stocks
    • provision pour hausse de prix
    • provisions

  • 5 ans + année en cours
  • 5 ans + année en cours
  • 5 ans + année en cours

Bons de commande (reçus des clients ou passés aux fournisseurs)

Exercice en cours

  • Factures clients
  • Factures fournisseurs
  • Factures immobilisations
  • 10 ans
  • 10 ans dont 6 ans en original
  • + 3 ans – classement distinct des autres factures

Bordereaux de livraison signés par le client + factures au comptant et factures de caisse

10 ans car constituent le fait générateur de la facture

Propositions de prix, lettres aux clients, lettres aux fournisseurs

Aucune valeur juridique : à l’appréciation, conseillé 2 ans commercialement

Bulletins de salaires

En principe 3 ans + année en cours, en cas de contrôle de l’URSSAF et 5 ans pour les demandes éventuelles de rappel de salaire (Prud’hommes) mais, en fait, il faut les garder pour une durée illimitée en cas de reconstruction de carrière pour dossiers de retraite

Confirmation de commandes

2 ans

Cahier de présence, pointage par badge

1 an d’après le code du travail pour un contrôle éventuel de l’Inspecteur du Travail, mais de fait 5 ans en cas de rappel de salaire

Cahiers d’inventaire (prises d’inventaire)

5 ans

Livre journal, livre d’inventaire (comptabilité)

10 ans après la date de la dernière opération enregistrée

Informatique

  • Documents de base
  • Programmes
  • Documentation des programmes

Sur support magnétique ou optique dans un local séparé du SI

  • 5 ans
  • 5 ans
  • 5 ans

Objectifs : répondre à un contrôle des comptabilités informatisées, récupération d’historiques

Logiciel liasse fiscale

5 ans

Contrats commerciaux

10 ans à compter de leur terme

  • Livre de paie
  • Registre unique du personnel

  • En principe, 10 ans après la date de la dernière inscription
  • 5 ans après la date de la dernière inscription

En fait : illimité

Bordereaux de cotisations sociales

5 ans minimum
En pratique : 30 ans

Disques tachygraphes transports

2 ans

Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers ou fonciers

30 ans

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com

Pour en avoir plus :


En complément :

Quels sont les différents procédés de rangement
Quels sont les éléments qui composent un bureau bien conçu
Encombrement de la table de bureau
Analyse de mon poste de travail ou mon bureau est-il bien aménagé

Je peux le faire ! ou motivation personnelle en 8 étapes
Guide méthodologique de mon organisation du travail personnelle
Comment je me facilite le travail de routine au moyen de listes de contrôle ou check lists

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