Conseils pour l’utilisation du téléphone fixe au travail

Quand le téléphone sonne

• Répondez tout de suite
• Si vous êtes en conférence quand le téléphone sonne, terminez votre phrase avant de répondre
   
• Parlez clairement. Restez toujours aimable. Donnez à celui qui appelle le sentiment que vous avez le temps.
  Pensez-y : pour le client, votre société c’est vous.
   
• Lorsque vous quittez votre lieu de travail pour peu de temps seulement, avertissez votre voisin ou la secrétaire ;
   
• Lorsque vous recevez un appel qui ne vous est pas destiné,
  • Expliquez à celui qui appelle, que vous essayerez de le mettre en contact avec la personne compétente,
  • Au cas où cela n’est pas possible, prenez note de sa question et dites que la personne concernée rappellera,
  • Ne renvoyez pas au central un appel qui vous a été transmis par erreur
    Principe : ne transférez un appel qu’une seule fois
     
  • Une note de conversation doit comprendre les renseignements suivants :
    • Date, heure
    • Nom, entreprise, lieu
    • Numéro de téléphone (indicatif y compris, numéro interne)
    • Mot clé
       
• En cas d’absences prolongées et d’entretiens avec des visites au lieu de travail, déviez vos appels et avertissez-en la personne qui devra alors y répondre
• N’oubliez pas de supprimer la déviation de vos dès votre retour
   
• Répondez tout de suite à vos notes de conversation
   
• Lorsque vous appelez quelqu’un, ne laissez pas sonner le téléphone plus de trois ou quatre fois. Utilisez votre répondeur ou rappelez plus tard si vous désirez parler directement à la personne concernée

Répondeur

• Appelez votre répondeur au moins deux fois par jour, ou après une absence prolongée de votre lieu de travail
• Veuillez changer le statut de votre répondeur en cas d’absence prolongée.
  La personne qui vous appelle apprendra ainsi que vous êtes absent et pour combien de temps.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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En complément :

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