Comment faire pour ne pas être dérangé au travail et gagner du temps
Les moyens pour ne pas être dérangé pendant que vous travaillez se regroupent en deux catégories : La planification de périodes de non dérangement et la défense contre des facteurs perturbateurs.
La planification de périodes de non dérangement
- Regrouper les rendez-vous peu importants dans des plages de temps de votre agenda
- Choisir vos « bons » moments pour ne pas être dérangé. Ex : je vais au travail une demi-heure avant les autres et ne suis dérangé par personne pendant cette période. Quels sont les vôtres ?
- Informer vos collaborateurs, que vous souhaitez ne pas être dérangé
- Indiquer, systématiquement, dans vos courriers (courriels) et au téléphone, en interne à l’entreprise ou à vos clients et partenaires, les moments où vous êtes disponible, pour être dérangé le moins possible dans les autres moments de la journée
- Fixer avec votre supérieur hiérarchique les moments où vous devez vous concentrer sur votre travail et donc ne pas être dérangé, en lui précisant que vous serez ainsi plus efficace au travail
- Exécuter les tâches de routine pendant les périodes où vous n’êtes pas dérangé
- etc.
La défense contre des facteurs perturbateurs
- En cas de dérangement, fixer systématiquement un autre moment pour un rendez-vous avec la personne qui vient de vous déranger
- Demander à votre assistante de « filtrer » les importuns
- Fermer la porte de votre bureau, durant les moments où vous ne souhaitez pas être dérangé et la laisser entre-ouverte pour signaler que vous acceptez les visites
- Ne décrocher le téléphone qu’après vous êtes posé la question, si cet appel est plus important que de poursuivre votre travail en cours
- Ne pas répondre au téléphone et laisser le répondeur prendre les messages. N’oubliez pas de le consulter suffisamment fréquemment pour éviter que vos interlocuteurs viennent en personne voir pourquoi vous ne répondez pas
- Quand vous décrochez le téléphone, et quand c’est possible demander à ce que l’on rappelle à un autre moment, ou demander si vous, vous pouvez rappeler à un moment fixé en commun
- Regrouper les communications téléphoniques à certains moments de la journée
- Baisser le son de la sonnerie du téléphone ou le couper, quand c’est possible
- Aller dans un autre bureau que le vôtre pour exécuter votre tâche en cours. Ne prévenir qu’un minimum de personne, de préférence un seul collaborateur (par exemple votre assistante)
- Apposer une pancarte « Ne pas déranger » sur votre porte ou sur votre bureau même, de préférence avec un dessin humoristique pour « apaiser » l’importun éventuel
- Installer un signal lumineux à votre porte, si vous en avez les moyens où le jeu de couleurs pourrait être : Rouge = Ne déranger sous aucun prétexte, Orange = Ne déranger qu’avec une bonne raison, Vert = Disponible
- Utiliser un code d’émoticons apposé sur votre bureau ou dans votre messagerie interne pour indiquer dans quelles conditions les importuns seraient reçu, s’il leur prenait l’envie de venir vous déranger
- etc.
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Pour en savoir plus :
En complément :
Le cercle des règles de la gestion du temps
Le principe d’Eisenhower
Analyse journalière de mon emploi du temps et de mes activités
Analyse de mes habitudes de travail
Principes de la planification
A quoi sert un planning
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