Facteurs chronophages ou pourquoi je perds du temps

Si vous avez l’impression de perdre du temps, de ne pas pouvoir faire tout ce que vous avez à faire, de n’être jamais tenir les délais impartis pour un travail, vous avez peut-être un problème d’organisation dans votre emploi du temps : les facteurs chronophages.

Liste de facteurs qui prennent du temps et n’apportent que des problèmes

Facteurs chronophages	Solutions
Perfectionnisme	Ne pas faire mieux que ce que l’on demande. Ne pas viser à la performance maximale. Quelles sont les exigences de notre donneur d’ordres ?
Tout faire soi-même	Déléguer
Faire beaucoup de choses en même temps	Faire une chose après l’autre. Fixer des priorités
Vouloir tout savoir	Faire confiance à ses collaborateurs. Demander de brefs comptes-rendus. Contrôler les résultats / les coefficients. Les collaborateurs règlent eux-mêmes les détails.
Les collaborateurs et les collègues ne respectent pas les délais	Fixer des échéances et les inscrire dans l’agenda (ceci étant valable pour les deux partenaires). Introduire le principe de l’engagement volontaire. Exhorter constamment les autres à tenir leurs délais. Les respecter soi-même.
Fréquents dérangements par le téléphone	Analyser les messages reçus. Déléguer davantage. Transférer les appels des correspondants vers les collaborateurs compétents. Introduire des périodes de non-interruption. Faites dévier les appels téléphoniques avant les entretiens / séances.
Ajourner les choses désagréables	Liquider d’abord les tâches désagréables ou du moins les accomplir en partie
Travailler sans plans d’action, sans avoir fixé de priorités	Fixer des objectifs pour chaque jour. Faire les choses importantes avant les choses urgentes
Dérangements trop nombreux causés par des visiteurs internes	Un entretien bien préparé vaut mieux que de nombreuses conversations spontanées. Regrouper les entretiens avec les subordonnées / Collègues. Faire intercepter les choses peu importantes par le secrétariat. Une claire formulation des objectifs et des tâches.
Lecture des périodiques professionnels	Utiliser des banques de données. S’abonner à des condensés. Déléguer des responsabilités pour certaines lectures. Échanger des informations sur les principaux sujets. Établir un fichier. Faire classer les périodiques. Lire en voyage
Entretiens / réunions non préparés, sans objectif	Fixer les objectifs de l’entretien. Préparer les documents.

Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise

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