De la planification d’un projet
La plaie pour un chef de projet est le changement dans les spécifications.
La hiérarchie ou le client demande des modifications, des ajouts dans les spécifications. Cela se produit souvent à la vue des résultats des tâches, qu’elles soient terminées ou pas.
Si ces demandes de changements sont mineures, alors leur intégration ne fait qu’ajouter un peu de travail.
Par contre, elles peuvent mettre en cause la durée du chemin critique et donc la date de fin du projet. Un avenant au contrat pour le client externe est alors indispensable, ou une communication écrite avec un retour validé par la hiérarchie interne.
Il existe des tâches qui sont communes à toutes les phases. Leur durée est alors estimée comme un pourcentage de la tâche.
Par exemple, le contrôle qualité et la documentation d’un programme représentent autant que la durée de la programmation, soit 50% de la tâche.
Des Outils existent pour aider à la planification de projets. Se pose alors la question de l’échelle de temps à utiliser.
Pour une planification sur deux ans, le détail se fait au niveau de la semaine.
Pour une tâche T qui est prévue de durer quatre semaines, il vaut mieux planifier quatre tâches d’une semaine, avec le même libellé auquel on ajoute le rang de la semaine, T1 à T4. Ce principe permet de mieux suivre l’avancement de la tâche et des indisponibilités et donc des retards potentiels.
Si on sous-estime une tâche, on reste sous-estimé.
Si on surestime une tâche, il n’y a pas de compensation.
C’est la théorie des gaz parfaits : le gaz occupe toute la place disponible !
Le chef de projet doit prévoir des tâches fictives pour lui permettre des durées de réserve, des tampons de temps qu’il utilisera lorsqu’il sera nécessaire de compenser un retard et/ou faire face à un imprévu.
Attention de faire en sorte que ces tâches n’apparaissent pas dans les documents fournis aux collaborateurs dans le projet, toujours à cause de la théorie des gaz parfaits, sinon il utilisera ce tampon et le chef de projet n’aura plus de marge de manœuvre.
Si le tampon n’est pas utilisé alors on peut accepter des modifications de spécifications plus importantes sans remettre en cause la date finale prévue du projet à la satisfaction du demandeur.
L’expérience prouve que le pourcentage de disponibilité d’un collaborateur sur un projet est de l’ordre de 50%. Dans de rare cas, il atteint 70%.
La planification se fait donc en deux temps :
- Tout d’abord, la durée de chaque tâche est calculée avec une disponibilité de 100%, c’est la durée de la tâche.
- Ensuite, la planification de la tâche est faite avec le degré de disponibilité, soit 50%.
- Une variante consiste à présenter le projet avec une planification prenant en compte une disponibilité à 70% et à ajouter 20% à la durée globale du projet.
Cette variante est à l’usage du client ou de la hiérarchie, jamais à celle des collaborateurs dans le projet
Le syndrome des 90% est l’idée que se font bon nombre de personnes sur le degré d’achèvement d’un projet.
Il faut autant que temps pour les 10% restants que de temps pour faire les 90 premiers pourcents.
Contre cela, il ne faut pas se baser sur les impressions des gens. Les informations orales ne suffisent pas. Il faut se baser essentiellement sur les rapports d’activité écrits des collaborateurs au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Ce flou des 90% est du principalement à la mauvaise identification des tâches.
Une tâche est mal identifiée si son résultat est mal identifié.
Philippe Garin, plus de 20 ans de management en entreprise
Pour plus de conseils, contactez-moi : phgarin@gmail.com
Pour en savoir plus :
En complément :
Du découpage d’un projet en tâches
Mesures à prendre en cas d’écart dans le planning d’un projet
Ajouter des ressources en cours de projet ou le principe chinois
Règles et axiomes d’un chef de projet
Management de projet : 9 erreurs les plus courantes du Chef de projet
Estimez la charge de travail, le coût et l’implication à leurs justes valeurs
Autres Informatiques :
Blog de Philippe Garin 
Merci pour cet article!!J\’utilise PlanningForce pour la planification de mes tâches et l\’allocation des ressources est automatique :)Je te laisse le lien si ça t\’intéresse: http://www.planningforce-express.com/fr/
J’aimeJ’aime